Senior verksamhetsinformationsarkitekt

Uppdragsbeskrivning

Konsulten behöver vara tillgänglig för intervjuer fredag 23/10.

Vi söker en senior verksamhetsinformationsarkitekt med dokumenterad erfarenhet av tenant-wide informationsarkitektur och omstrukturering i Microsoft 365. Bakgrunden är bildandet av en ny myndighet genom sammanslagning av två organisationer. Nuvarande informationsstruktur, samarbetsytor och dokumenthantering har vuxit fram över tid och innehåller ett flertal speciallösningar, avvikelser och lokala arbetssätt.

Syftet med uppdraget är att analysera nuvarande informationslandskap och ta fram en framtida, långsiktigt hållbar informationsarkitektur för Microsoft 365 som stödjer myndighetens nya organisation, arbetssätt och framtida förändringar. Arkitekturen ska vara enkel att förstå, lätt att förvalta och möjliggöra effektiv informationshantering, samarbete och sökbarhet över hela myndigheten.

Konsulten ska ha dokumenterad erfarenhet av att leda eller vara huvudansvarig för framtagande av informationsarkitektur i samband med större organisationsförändringar, sammanslagningar eller omstruktureringar i komplexa Microsoft 365-miljöer.

Mål för uppdraget

Konsulten ska ta fram en målarkitektur och genomförandeplan för informationsstrukturen inom myndighetens digitala arbetsplats. Lösningen ska:

· stödja myndighetens nya organisationsstruktur

· vara skalbar vid framtida organisationsförändringar

· minska behovet av speciallösningar

· skapa tydliga principer för informationsägarskap och behörigheter

· förbättra sökbarhet och hittbarhet

· stödja både samarbete och informationspublicering

Uppdragets omfattning

Nulägesanalys

· Kartläggning av befintlig informationsstruktur i Microsoft 365.

· Analys av befintliga Team, SharePoint-webbplatser, hubbar, dokumentbibliotek och kanaler.

· Analys av privata kanaler, behörighetslösningar och andra specialupplägg.

· Kartläggning av angränsande informationsmiljöer såsom filservrar och gemensamma lagringsytor.

· Identifiering av brister, risker och förbättringsområden.

Målarkitektur

Ta fram förslag till:

· Hubb-, Teams-, Site-/SharePointstruktur

· Principer för dokumentbibliotek, privata kanaler

· Behörighetsmodell, metadata och taxonomi

· Struktur för öppna respektive begränsade samarbetsplatser

· Struktur för avdelningar, divisioner och myndighetsgemensamma funktioner

· Principer för informationsägarskap, förvaltning, sökbarhet och navigering

Governance och riktlinjer

Ta fram rekommendationer för:

· När Team får skapas, när SharePoint-siter ska användas, när privata kanaler får användas

· Namnstandarder

· Livscykelhantering, behörighetsstyrning, Informationsklassning och lagring, förvaltningsmodell och ansvarsfördelning

Migrerings- och genomförandeplan

· Identifiera vad som ska flyttas från nuvarande struktur.

· Rekommendera framtida måldestinationer.

· Prioritera migreringsordning.

· Ta fram genomförandeplan inklusive etapper, risker och beroenden.

Leverabler

Konsulten ska minst leverera:

1. Nulägesanalys

2. Gap-analys mellan nuläge och målbild

3. Övergripande informationsarkitektur

4. M365-strukturkarta (hubbar, siter, Team och kanaler)

5. Governancemodell och riktlinjer

6. Rekommendationer för informationshantering

7. Migreringsstrategi

8. Genomförandeplan och roadmap

9. Presentation av resultat för beställare

Konsulten ska löpande samverka med:

· Microsoft 365-förvaltningen

· Informationssäkerhetsfunktion

· Transformationsprogrammets delområde IT

· Arkiv- och registraturfunktion

· Verksamhetsrepresentanter från avdelningar och divisioner

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se