Expert inom tillgängliga Office-mallar

Uppdragsbeskrivning

Bakgrund

Den 1 januari 2027 slås PTS och Digg samman till Digitaliseringsmyndigheten. Den nya myndigheten får ett nytt namn, en ny grafisk profil och ett sammanhållet designsystem. Digitaliseringsmyndigheten har ett särskilt ansvar för digital tillgänglighet. Därför ska tillgänglighet vara en självklar och integrerad del av det material myndigheten tar fram, inklusive våra egna dokument, presentationer, mallar och PDF-formulär.

Övergripande beskrivning

En ny grafisk profil har tagits fram tillsammans med en extern byrå. Nu behöver den omsättas till ett fungerande designsystem för Office, med tillgängliga mallar som är enkla att använda och där rätt användning blir den enkla vägen. Mallarna ska så långt som möjligt ha tillgängligheten inbyggd från början och ge användarna goda förutsättningar att skapa tillgängliga dokument utan att behöva göra omfattande manuella anpassningar. Vissa av myndighetens dokument och mallar ska även kunna publiceras som tillgängliga PDF-filer på webbplatsen. För vissa behov ska det också vara möjligt att ta fram tillgängliga, ifyllnadsbara PDF-formulär.

Syfte

Syftet med uppdraget är att:

• ta fram tillgängliga Office-mallar i myndighetens nya grafiska profil
• omsätta den grafiska profilen till ett sammanhållet och användbart designsystem för Word, PowerPoint och Excel
• säkerställa att mallarna ger goda förutsättningar att skapa tillgängliga dokument och PDF-filer
• vid behov ta fram tillgängliga ifyllnadsbara PDF-formulär utifrån myndighetens mallar
• ge myndigheten expertstöd inom dokument- och PDF-tillgänglighet
• säkerställa att mallar och tillhörande lösningar kan förvaltas vidare av myndigheten efter avslutat uppdrag.

Ambitionen är att mallarna ska vara föredömliga ur tillgänglighetsperspektiv. Tillgänglighet ska därför så långt som möjligt byggas in i själva strukturen och utformningen, snarare än att behöva korrigeras i efterhand.

Uppdragets innehåll

Uppdragstagaren ska:

• ta fram och kvalitetssäkra tillgängliga mallar för Word, PowerPoint och Excel utifrån myndighetens designsystem och nya grafiska profil 
• sätta upp teman, formatmallar, färger, teckensnitt och andra komponenter så att det blir enkelt för användaren att göra rätt 
• säkerställa tillgänglig färganvändning och kontrast för text, diagram och grafiska objekt, inklusive ljust och mörkt läge där det är relevant 
• säkerställa att mallarna stödjer tillgängliga dokument enligt WCAG 2.2 nivå AA och EN 301 549, bland annat genom korrekt struktur, rubrikhierarki, läsordning, språk, tabeller, länkar och alternativtexter 
• säkerställa att mallarna fungerar väl med Microsoft 365:s inbyggda tillgänglighetsfunktioner och ger goda förutsättningar för tillgängliga, korrekt taggade PDF-filer 
• kvalitetssäkra representativa PDF-filer och åtgärda tillgänglighetsproblem som inte kan lösas i källdokumentet 
• testa och kvalitetssäkra mallarna genom relevanta automatiska och manuella kontroller samt test med skärmläsare.
• stödja migreringen av befintliga specifika mallar, inklusive att föra över och vid behov anpassa innehåll, struktur och formatering så att resultatet följer det nya designsystemet och tillgänglighetskraven

 Tillgängliga och ifyllnadsbara PDF-filer

Uppdragstagaren ska vid behov:

• skapa och kvalitetssäkra tillgängliga PDF-filer för publicering på myndighetens webbplats
• kontrollera och vid behov åtgärda struktur, taggning, läsordning, språk, länkar, tabeller och alternativtexter
• ta fram tillgängliga ifyllnadsbara PDF-formulär som fungerar med tangentbord och skärmläsare, med korrekt fältmärkning och tabb- och läsordning
• kvalitetssäkra PDF-filer och formulär genom relevanta automatiska och manuella tester.

Expertstöd

Uppdragstagaren ska:

• vara myndighetens expertstöd inom dokument- och PDF-tillgänglighet
• ge råd när grafisk profil, användbarhet, Office-funktionalitet och tillgänglighetskrav behöver vägas mot varandra
• föreslå tillgängliga lösningar för bland annat färger, kontrast och grafiska komponenter
• bidra till lösningar som både är tillgängliga och enkla för medarbetarna att använda.

Dokumentation och överlämning

Uppdragstagaren ska:

• dokumentera mallarnas uppbyggnad, inbyggda tillgänglighetsstöd och vad användaren själv behöver tänka på
• ta fram korta användarstöd och underlag för framtida kvalitetssäkring
• genomföra kunskapsöverföring till myndighetens förvaltning
• vid behov stödja publicering och distribution via mallbiblioteket i SharePoint
• överlämna mallar och dokumentation så att myndigheten själv kan förvalta, kvalitetssäkra och versionshantera lösningen.

Bemanning och omfattning

Uppdragets omfattning beräknas till 80–100 procent av heltid. Exakt omfattning fastställs enligt överenskommelse.

Konsulten ska kunna närvara på plats under 2–3 dagar vid uppdragets uppstart samt i samband med uppdragets avslut. Närmare upplägg och datum fastställs enligt överenskommelse.

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se