Konsultstöd för kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning

Uppdragsbeskrivning

Staden har behov av hjälp med två olika uppdrag inom området:

1. Kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning i kommun,
2. Bevarande- och gallringsutredningar av system.

Bakgrund

Kommuner förvarar dagligen stora mängder information vars hantering regleras i flera olika lagstiftningar. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar kopplat till stora delar av informationsförvaltningen, som digitalisering, arkivering, informationssäkerhet, dataskydd, IT-säkerhet och säkerhetsskydd.

En utredning har kartlagt hur styrningen av informationsförvaltningen i Sundbybergs stad har skett. Där identifierades bland annat en brist i kartläggning över nuvarande processer kopplade till informationsförvaltning.

Syfte/målsättning

Syftet med den här kartläggningen är att skapa en gemensam och tydlig bild över hur processerna ser ut kopplat till stadens informationsförvaltning. Målsättningen är en färdig dokumentation i stadens processystem 2c8 som visar hela informationsförvaltningen och en rapport som dokumenterar utvecklingsområden.

Styrning

Uppdraget ägs och styrs av följande funktioner:

• Biträdande stadsdirektör
• Stabschef
• Utvecklingschef
• Kanslichef

Involverade funktioner

Följande funktioner kommer troligtvis behöva involveras i kartläggningen:

• Arkiv
• Registratur
• Informationssäkerhet
• Dataskydd
• Systemförvaltning
• Digitalisering/verksamhetsutveckling
• Juridik
• Upphandling
• Relevanta funktioner från sektorerna
• Processledare eller motsvarande kompetenser i systemet 2c8

Uppdraget

Inriktning

Kartläggningen ska utgå från följande perspektiv:

Livscykelperspektiv

• Kartläggningen ska beskriva processer från att informationen skapas/inkommer till dess att den arkiveras/gallras.

Styrningsperspektiv

• Kartläggningen ska dokumentera vilka styrande dokument, beslut, roller och ansvar som finns involverade i processen.

Verksamhetsperspektiv

• Kartläggningen ska vara enkelt formulerad för att vara användbar för hela organisationen, inte bara expertfunktioner.

Samverkansperspektiv

• Kartläggningen ska tydliggöra avgränsningar mellan olika funktioner kopplade till respektive process, inkluderat ansvarsområden.

Förbättringsperspektiv

• Kartläggningen ska identifiera om det finns otydligheter, dubbelarbete, risker eller behov av fortsatt utveckling i processerna.

Omfattning

Följande områden ska ingå i kartläggningen:

• Styrning och uppföljning av informationsförvaltningens processer.
• Roller, ansvar och mandat.
• Krav från lagstiftning och styrdokument kopplade till processerna.
• Koppling till andra verksamhetsprocesser.
• Dokument- och ärendehantering.
• Registrering, diarieföring och sökbarhet.
• Arkivering och gallring.
• Informationssäkerhet.
• Dataskydd och personuppgiftshantering.
• Systemförvaltning.
• Metadata, klassificering och informationsstruktur.
• Samverkan mellan befintliga forum och funktioner.

Avgränsning

Uppdraget gäller endast en kartläggning och inte ett införande av ett fullständigt ledningssystem enligt ISO 30300-serien. Den ska endast användas som inspiration och referensram.

Uppdraget omfattar inte genomförande av organisationsförändringar, nya samverkansforum eller nya arbetssätt. Behovet av förändringar ska dock identifieras.

Uppdraget ska inte ersätta befintliga styrdokument, men kartlägga hur dessa relaterar till de olika processerna.

Metod

Kartläggningen bör genomföras genom:

• Dokumentstudier
• Intervjuer
• Processmodellering i systemet 2c8
• Workshops

Uppdraget bör hanteras enligt följande struktur:

1. Planeringsfas: Uppdragets omfattning, arbetsform och tidsplan ska fastställas. Styrningsgruppens förväntningar och roller ska tydliggöras. Berörda funktioner för kartläggningen ska identifieras. Tillgång och metodik för systemet 2c8 ska förberedas.
2. Datainsamling: Relevanta styrdokument och processbeskrivningar ska samlas in. Tidigare kartläggning av informationsförvaltningens styrning ska tillhandahållas. Relevanta grupper och forum ska identifieras.
3. Nulägesbild: Kartläggning av informationsförvaltningen ska genomsföras. Identifiering av de delar som hanteras av befintliga funktioner och forum. Synliggörande av dubbelarbete, glapp och otydliga ansvar.
4. Processmodellering i systemet 2c8: En övergripande processkarta över stadens informationsförvaltning ska tas fram. Det ska även dokumenteras hur den kopplar samman med angränsande processer. Delprocesser ska identifieras och beskrivas. Roller, ansvar, styrande dokument och relevanta krav ska kopplas till processen.
5. Förankring och kvalitetssäkring: Workshops och avstämningar ska genomföras med berörda funktioner. Baserat på deras återkoppling och beslut från uppdragets styrgrupp ska processkartan justeras.
6. Slutrapportering: En rapport ska sammanställas med processkarta, analys och rekommendationer. Relevanta utvecklingsbehov ska även finnas dokumenterade med förslag på fortsatt arbete.

Staden är öppna för fler konsulter för att kunna genomföra ovan, och tänker cirka två (2) konsulter. Då kartläggningen behöver vara klar i mitten på december uppskattas det till två (2) heltidstjänster under cirka tre (3) månader. Staden garanterar inga volymer. Och arbetet kommer stämmas av löpande med ansvarig för uppdraget.

Uppdragen kan delvis utföras på distans, delvis på plats i Sundbybergs stadshus Hallonbergen. Uppskattningsvis en (1) dag på plats men det bestäms i samråd med Staden.

Staden garanterar inga volymer.

Krav på leverans

Uppdrag 1: se under ”beskriv behov av konsultstöd: Kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning i Sundbybergs stad

Uppdrag 2: Genomföra bevarande- och gallringsutredningar av system enligt prioritering som fastställs i samråd med stadsarkivarie och kanslichef i samband med att uppdraget påbörjas.

Roll

Förmedlaren ska tillhandahålla minst en expert men helst två/flera experter inom arkiv- och informationsförvaltning. Om endast en expert kan tillhandahållas och/eller accepteras har uppdrag 1 prioritet.

Förväntat resultat

Uppdrag 1. Se bilaga avseende, Kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning i Sundbybergs stad Uppdrag 2. Genomfört bevarande- och gallringsutredningar av system enligt prioritering som fastställs i samråd med stadsarkivarie och kanslichef i samband med att uppdraget påbörjas och/eller reviderats vid dialog under arbetets genomförande där största nytta ska vägas in (prioritering av system)

Projektorganisation

Konsulten rapporterar uppdrag 1 till stadskanslichef och föredrar vid behov återrapport till bitr. stadsdirektören, stabschefen och utvecklingschefen. Uppdrag 2 rapporteras till stadskanslichef och stadsarkivarie.

Krav på dokumentation

Uppdrag 1: skriftlig rapport enligt uppdragsbeskrivning, bilaga, dock datum justerat till 5 december. Uppdrag 2: en skriftlig informationsvärdering för varje system som värderats rapporteras efterhand som de färdigställt, dock senast 18 december (ev möjlighet till förlängning)

Hantering av personuppgifter

Hantering i huvudsak vid kontakt med berörda som behövs för utförande av uppdraget. Ingen särskild hantering kopplat till system.

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se