Finansiell controller

Uppdragsbeskrivning

Vi söker en erfaren Finansiell Controller som ska förstärka den befintliga controllerfunktion hos uppdragsgivaren och bidra i det löpande ekonomiarbetet.

Du arbetar självständigt med ekonomiska utredningar, uppföljningar och analyser samt analyserar verksamhetsinformation och ekonomiska resultat. Uppdraget omfattar även rapportering, prognosarbete, budgetering och budgetuppföljning.

Rollen innebär nära dialog med chefer och verksamhetsansvariga, där du fungerar som stöd i budgetrelaterade och ekonomiska frågor.

Skall-krav:

  • Du ska ha akademisk examen inom ekonomi.

Bör-krav:

  • Du bör ha erfarenhet av arbete inom statlig verksamhet.
  • Du bör ha erfarenhet av ekonomisystemet Agresso.
  • Du bör ha erfarenhet av Hypergene för budget och prognos.
  • Du bör ha erfarenhet av beställningsbemyndiganden.

Projektledare DORA

Uppdragsbeskrivning

Vi söker en erfaren projektledare till ett uppdrag med fokus på vidareutveckling av en inköpsplattform och effektivisering av processer kopplade till DORA-rapportering.

Projektet syftar till att minska dubbelregistrering och skapa ett mer sammanhållet informationsflöde genom att flytta datainmatning från ett befintligt informationsregister till inköpsplattformen. Uppdraget omfattar både konfiguration av plattformen för utökad datainsamling och utveckling av en tvåvägsintegration mellan systemen för att säkerställa korrekt och konsekvent synkronisering av data.

I rollen ansvarar du för att planera, leda och följa upp projektet från uppstart till leverans och överlämning till förvaltning. Du säkerställer att projektets mål uppnås inom beslutad tid, omfattning, kvalitet och budget och samordnar arbetet mellan verksamhet, IT och andra berörda parter.

Du driver projektet framåt genom komplexa frågeställningar, aktiviteter och workshops och säkerställer att både tekniska lösningar och verksamhetsprocesser fungerar tillsammans. En viktig del av uppdraget är även förändringsledning och utbildning, där du stöttar berörda verksamhetsdelar i att etablera nya arbetssätt och säkerställer att dessa förankras och fungerar i den löpande verksamheten.

Kvalifikationer

  • Du har erfarenhet av projektledning och kravhantering i större eller komplexa initiativ.
  • Du har förmåga att koordinera kravarbete, inklusive insamling, strukturering och prioritering av krav från både verksamhet och IT.
  • Du har erfarenhet av att säkerställa spårbarhet mellan verksamhetskrav och teknisk lösning, exempelvis konfiguration och integration.
  • Du har erfarenhet av förändringsledning och av att förankra nya processer och arbetssätt i verksamheten.
  • Du har erfarenhet av att planera och genomföra utbildningsinsatser i samband med införande av nya system eller arbetssätt.
  • Du har erfarenhet av att driva större eller komplexa projekt inom försäkring och finans.
  • Du har förståelse för processer kopplade till regelefterlevnadsrapportering inom försäkring och finans.
  • Du har kunskap om regelverk och standarder relevanta för DORA-rapportering.
  • Du har erfarenhet av projekt som omfattat systemintegration mellan två eller flera plattformar, gärna även förändrad eller migrerad datainmatning mellan system.
  • Du har grundläggande förståelse för integrationsarkitektur och kan leda dialogen mellan tekniska parter samt hantera tekniska beroenden i projektplaneringen.

Meriterande

  • Det är meriterande om du har drivit implementationsprojekt av systemstöd för DORA-uppföljning och rapportering.

 Krav på kompetensområden

  • Projektledning
  • Projektstyrning
  • Kravledning och kravhantering
  • Projektadministration och rapportering
  • Kommunikation och facilitering
  • Process- och metodkunskap
  • Informationsförvaltning och informationsmodellering
  • Arkitektur och integration
  • Testledning och testmetodik
  • Verksamhets- och regulatorisk förståelse
  • Risk- och förändringshantering
  • Affärsmässighet

Rådgivare

Uppdragsbeskrivning

Vi söker en senior rådgivare med specialistkompetens inom Knowledge Management till ett uppdrag med fokus på att etablera ett gemensamt och långsiktigt arbetssätt för hur kunskap struktureras, kvalitetssäkras, förvaltas och tillgängliggörs i organisationen.

I rollen analyserar du nuläget, tar fram målbild och styrande principer och bidrar med rekommendationer inom informationsarkitektur, metadata, taxonomier, governance och livscykelhantering. Du hjälper organisationen att skapa tydliga strukturer och arbetssätt som stärker informationskvaliteten och gör kunskap enklare att hitta, använda och återanvända.

Uppdraget omfattar även att ta fram en prioriterad genomförandeplan och stötta etableringen av utvalda initiativ. Målet är att skapa hållbara förutsättningar för effektiv kunskapshantering, bättre sökbarhet och återanvändning samt en stabil grund för framtida AI-baserade tjänster.

Kvalifikationer

  • Du har minst 10 års erfarenhet inom Knowledge Management, informationsförvaltning eller närliggande områden.
  • Du har dokumenterad erfarenhet av att etablera eller vidareutveckla strategier, styrning och arbetssätt för Knowledge Management i större organisationer.
  • Du har god kunskap inom informationsarkitektur, informationsmodeller, metadata, taxonomier och informationsgovernance.
  • Du har erfarenhet av nulägesanalyser, målbildsarbete och framtagning av genomförandeplaner.
  • Du har erfarenhet av att leda workshops och facilitera verksamhetsövergripande initiativ.
  • Du har god kunskap om Microsoft 365, särskilt SharePoint, Teams och Viva Engage som plattformar för kunskapsdelning och informationshantering.
  • Du har erfarenhet av att förbättra kvalitet, struktur och förvaltning av digitala kunskapskällor.

Meriterande

  • Det är meriterande om du är Microsoft MVP eller har motsvarande branscherkännande inom relevanta områden.

IT-tekniker

Uppdragsbeskrivning

Vi söker en engagerad och tekniskt kunnig IT Supporttekniker som vill bidra till en stabil och smidig IT-miljö för användare i den dagliga verksamheten.

I rollen hanterar du inkommande supportärenden både på plats och via ärendehanteringssystem. Du felsöker och åtgärdar problem kopplade till datorer, mobila enheter, skrivare och annan teknisk utrustning som används i verksamheten.

Du ger även support vid installationer, underhåll och lösenordsåterställning samt arbetar med grundläggande nätverksrelaterade uppgifter. Det kan exempelvis innebära hantering av switchar, routrar, brandväggar och molnbaserade tjänster som Microsoft 365.

Rollen passar dig som är serviceinriktad, lösningsorienterad och trivs med att hjälpa användare i en varierad teknisk miljö.

Kvalifikationer

  • Du har god teknisk kompetens inom hårdvara, mjukvara, applikationer och nätverk.
  • Du har erfarenhet av teknisk support och felsökning.
  • Du är serviceinriktad, kommunikativ och trivs med att hjälpa användare.
  • Du kommunicerar obehindrat på svenska, både i tal och skrift.
  • Du har B-körkort.
  • Du är van att arbeta ute i verksamheten och att felsöka och hantera supportärenden på plats i lager- eller liknande miljöer.

UX/UI/ Designer

Uppdragsbeskrivning

Vi söker en UX/UI/ Designer till ett produktteam inom en större dataorganisation. Teamet utvecklar digitala tjänster där data står i centrum och där användarna snabbt behöver kunna förstå vad datan visar och vad de bör göra härnäst.

I rollen tar du ansvar genom hela designprocessen, från problemförståelse och behovsanalys till färdig design och uppföljning. Du arbetar nära produktägare, utvecklare, analytiker och verksamheten och bidrar till att skapa tydliga, användbara och datadrivna lösningar.

Du leder intervjuer, workshops och behovsinsamling, identifierar bakomliggande behov och utmanar befintliga lösningar. Du tar fram användarflöden, koncept och prototyper och validerar dem tillsammans med användare. En viktig del av uppdraget är att tillsammans med dataanalytiker utforma dashboards, diagram och tabeller som gör komplex data begriplig och handlingsbar.

Du bidrar även till vidareutveckling av organisationens designsystem, bland annat med komponenter för datavisualisering, och arbetar tillsammans med teamet för att strukturera och prioritera behov och krav. Rollen omfattar också att följa upp hur lösningarna används och vilken nytta de skapar.

Du blir en del av ett större designcommunity med nära samarbete mellan UX-designers, UI-designers och UI-utvecklare. Här finns gemensamma forum för erfarenhetsutbyte, metodutveckling och samarbete kring designsystem och nya arbetssätt, inklusive hur AI kan användas i designprocessen.

Kvalifikationer:

  • Du har minst fem års erfarenhet som produktdesigner eller motsvarande, med ansvar genom hela designprocessen från research till färdigt gränssnitt.
  • Du har dokumenterad erfarenhet av att designa datatäta gränssnitt för professionella användare, exempelvis analysverktyg eller dashboards.
  • Du har erfarenhet av att arbeta i och bidra till ett designsystem.
  • Du är van att självständigt planera och leda research, intervjuer och workshops.
  • Du har mycket god vana av Figma.
  • Du talar och skriver flytande svenska och engelska.
  • Du har en portfolio med minst två relevanta case, varav minst ett visar datavisualisering eller datatäta gränssnitt och minst ett visar hela processen från research till färdig design. Anonymiserade case går bra.

Meriterande

  • Det är meriterande om du har kunskap om principer för datavisualisering, inklusive tillgängliga diagram enligt WCAG 2.2.
  • Ett plus är om du är van att själv sätta dig in i data, tolka den och avgöra vad som är viktigast att visa för användaren.
  • Det är meriterande om du har erfarenhet av att vidareutveckla verktyg som användare är beroende av i sitt dagliga arbete.
  • Ett plus är erfarenhet av att balansera användarbehov mot affärsmål och att mäta effekt.
  • Det är meriterande om du har erfarenhet av AI-stöd genom hela designprocessen, från research till kod.
  • Erfarenhet från detaljhandel eller dagligvaruhandel är också meriterande.

Du trivs i situationer där problemet ännu inte är helt definierat och är bekväm med att ifrågasätta och utmana beställningar när det behövs. Du kan motivera och förklara dina designbeslut på ett tydligt sätt för både verksamhet och utvecklare.

Konsultstöd för kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning

Uppdragsbeskrivning

Staden har behov av hjälp med två olika uppdrag inom området:

  1. Kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning i kommun,
  2. Bevarande- och gallringsutredningar av system.

Bakgrund

Kommuner förvarar dagligen stora mängder information vars hantering regleras i flera olika lagstiftningar. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar kopplat till stora delar av informationsförvaltningen, som digitalisering, arkivering, informationssäkerhet, dataskydd, IT-säkerhet och säkerhetsskydd.

En utredning har kartlagt hur styrningen av informationsförvaltningen i Sundbybergs stad har skett. Där identifierades bland annat en brist i kartläggning över nuvarande processer kopplade till informationsförvaltning.

Syfte/målsättning

Syftet med den här kartläggningen är att skapa en gemensam och tydlig bild över hur processerna ser ut kopplat till stadens informationsförvaltning. Målsättningen är en färdig dokumentation i stadens processystem 2c8 som visar hela informationsförvaltningen och en rapport som dokumenterar utvecklingsområden.

Styrning

Uppdraget ägs och styrs av följande funktioner:

  • Biträdande stadsdirektör
  • Stabschef
  • Utvecklingschef
  • Kanslichef

Involverade funktioner

Följande funktioner kommer troligtvis behöva involveras i kartläggningen:

  • Arkiv
  • Registratur
  • Informationssäkerhet
  • Dataskydd
  • Systemförvaltning
  • Digitalisering/verksamhetsutveckling
  • Juridik
  • Upphandling
  • Relevanta funktioner från sektorerna
  • Processledare eller motsvarande kompetenser i systemet 2c8

Uppdraget

Inriktning

Kartläggningen ska utgå från följande perspektiv:

Livscykelperspektiv

  • Kartläggningen ska beskriva processer från att informationen skapas/inkommer till dess att den arkiveras/gallras.

Styrningsperspektiv

  • Kartläggningen ska dokumentera vilka styrande dokument, beslut, roller och ansvar som finns involverade i processen.

Verksamhetsperspektiv

  • Kartläggningen ska vara enkelt formulerad för att vara användbar för hela organisationen, inte bara expertfunktioner.

Samverkansperspektiv

  • Kartläggningen ska tydliggöra avgränsningar mellan olika funktioner kopplade till respektive process, inkluderat ansvarsområden.

Förbättringsperspektiv

  • Kartläggningen ska identifiera om det finns otydligheter, dubbelarbete, risker eller behov av fortsatt utveckling i processerna.

Omfattning

Följande områden ska ingå i kartläggningen:

  • Styrning och uppföljning av informationsförvaltningens processer.
  • Roller, ansvar och mandat.
  • Krav från lagstiftning och styrdokument kopplade till processerna.
  • Koppling till andra verksamhetsprocesser.
  • Dokument- och ärendehantering.
  • Registrering, diarieföring och sökbarhet.
  • Arkivering och gallring.
  • Informationssäkerhet.
  • Dataskydd och personuppgiftshantering.
  • Systemförvaltning.
  • Metadata, klassificering och informationsstruktur.
  • Samverkan mellan befintliga forum och funktioner.

Avgränsning

Uppdraget gäller endast en kartläggning och inte ett införande av ett fullständigt ledningssystem enligt ISO 30300-serien. Den ska endast användas som inspiration och referensram.

Uppdraget omfattar inte genomförande av organisationsförändringar, nya samverkansforum eller nya arbetssätt. Behovet av förändringar ska dock identifieras.

Uppdraget ska inte ersätta befintliga styrdokument, men kartlägga hur dessa relaterar till de olika processerna.

Metod

Kartläggningen bör genomföras genom:

  • Dokumentstudier
  • Intervjuer
  • Processmodellering i systemet 2c8
  • Workshops

Uppdraget bör hanteras enligt följande struktur:

  1. Planeringsfas: Uppdragets omfattning, arbetsform och tidsplan ska fastställas. Styrningsgruppens förväntningar och roller ska tydliggöras. Berörda funktioner för kartläggningen ska identifieras. Tillgång och metodik för systemet 2c8 ska förberedas.
  2. Datainsamling: Relevanta styrdokument och processbeskrivningar ska samlas in. Tidigare kartläggning av informationsförvaltningens styrning ska tillhandahållas. Relevanta grupper och forum ska identifieras.
  3. Nulägesbild: Kartläggning av informationsförvaltningen ska genomsföras. Identifiering av de delar som hanteras av befintliga funktioner och forum. Synliggörande av dubbelarbete, glapp och otydliga ansvar.
  4. Processmodellering i systemet 2c8: En övergripande processkarta över stadens informationsförvaltning ska tas fram. Det ska även dokumenteras hur den kopplar samman med angränsande processer. Delprocesser ska identifieras och beskrivas. Roller, ansvar, styrande dokument och relevanta krav ska kopplas till processen.
  5. Förankring och kvalitetssäkring: Workshops och avstämningar ska genomföras med berörda funktioner. Baserat på deras återkoppling och beslut från uppdragets styrgrupp ska processkartan justeras.
  6. Slutrapportering: En rapport ska sammanställas med processkarta, analys och rekommendationer. Relevanta utvecklingsbehov ska även finnas dokumenterade med förslag på fortsatt arbete.

Staden är öppna för fler konsulter för att kunna genomföra ovan, och tänker cirka två (2) konsulter. Då kartläggningen behöver vara klar i mitten på december uppskattas det till två (2) heltidstjänster under cirka tre (3) månader. Staden garanterar inga volymer. Och arbetet kommer stämmas av löpande med ansvarig för uppdraget.

Uppdragen kan delvis utföras på distans, delvis på plats i Sundbybergs stadshus Hallonbergen. Uppskattningsvis en (1) dag på plats men det bestäms i samråd med Staden.

Staden garanterar inga volymer.

Krav på leverans

Uppdrag 1: se under ”beskriv behov av konsultstöd: Kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning i Sundbybergs stad

Uppdrag 2: Genomföra bevarande- och gallringsutredningar av system enligt prioritering som fastställs i samråd med stadsarkivarie och kanslichef i samband med att uppdraget påbörjas.

Roll

Förmedlaren ska tillhandahålla minst en expert men helst två/flera experter inom arkiv- och informationsförvaltning. Om endast en expert kan tillhandahållas och/eller accepteras har uppdrag 1 prioritet.

Förväntat resultat

Uppdrag 1. Se bilaga avseende, Kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning i Sundbybergs stad Uppdrag 2. Genomfört bevarande- och gallringsutredningar av system enligt prioritering som fastställs i samråd med stadsarkivarie och kanslichef i samband med att uppdraget påbörjas och/eller reviderats vid dialog under arbetets genomförande där största nytta ska vägas in (prioritering av system)

Projektorganisation

Konsulten rapporterar uppdrag 1 till stadskanslichef och föredrar vid behov återrapport till bitr. stadsdirektören, stabschefen och utvecklingschefen. Uppdrag 2 rapporteras till stadskanslichef och stadsarkivarie.

Krav på dokumentation

Uppdrag 1: skriftlig rapport enligt uppdragsbeskrivning, bilaga, dock datum justerat till 5 december. Uppdrag 2: en skriftlig informationsvärdering för varje system som värderats rapporteras efterhand som de färdigställt, dock senast 18 december (ev möjlighet till förlängning)

Hantering av personuppgifter

Hantering i huvudsak vid kontakt med berörda som behövs för utförande av uppdraget. Ingen särskild hantering kopplat till system.

Obligatoriska krav:

  • Examen inom relevant ämnesområde motsvarande minst 3-årig högskoleutbildning, eller motsvarande
  • Konsulten eller konsulterna ska motsvara minst kompetensnivå 4. Det innebär att konsulten ska ha deltagit i större uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet.

    Kompetensnivå 4 uppnås normalt tidigast efter 9–12 års erfarenhet som konsult inom aktuellt område samt efter att ha befunnit sig på kompetensnivå 3 i minst två år.

Meriterande krav:

  • Minst 40 p/60 hp arkivvetenskap.

Övrigt:

  • Referensuppdrag: Erfarenhet att kartlägga arkivorganisation eller motsvarande styrks genom 1 referensuppdrag med följande innehåll:
    o Uppdragets namn och typ av uppdrag, omfattning samt värdet på uppdraget.
    o Namn på konsult/er som genomförde uppdraget.
    o Beskrivning av uppdragets planering, genomförande, resultat och uppföljning. Ange även tidpunkten för uppdraget. Start- och slutdatum.
  • Kontaktuppgifter referensperson: Namn, telefonnummer och mejladress till den angivna referenspersonen.
  • Genomförandeplan
  • Tidplan

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se