Registrator

Uppdragsbeskrivning

Energimyndigheten söker en registrator för ett konsultuppdrag som tillfällig förstärkning under pågående rekrytering. Konsulten kommer att ingå i enheten för informations- och ärendehantering och arbeta tillsammans med kollegor inom registratur, arkiv och systemstöd.

Uppdraget innebär att bidra till en rättssäker och effektiv informations- och ärendehantering samt ge stöd till myndighetens verksamhet i frågor om diarieföring, allmänna handlingar och arkivhantering.

Arbetsuppgifter

Ta emot och hantera fysisk och digital post samt administrera myndighetens officiella e-postlåda.
Diarieföra och registrera inkommande, utgående och upprättade handlingar.
Hantera begäran om allmänna handlingar, självständigt eller i samarbete med andra medarbetare.
Kvalitetssäkra dokument samt hantera frågor om offentlighet och sekretess vid registrering och utlämnande av allmänna handlingar.
Stötta verksamheten i frågor om diarieföring, ärendehantering och arkivhantering.
Utföra enklare arkivuppgifter.

Uppdraget omfattar en konsult på 100 procent under perioden 19 oktober 2026–28 februari 2027, med möjlighet till förlängning till och med 28 augusti 2027. Placeringen är Eskilstuna och uppdraget genomförs i hybridform.

Obligatoriska krav:

Relevant eftergymnasial utbildning, exempelvis inom statsvetenskap eller offentlig förvaltning, eller utbildning som diplomerad/certifierad registrator. Alternativt gedigen och aktuell arbetserfarenhet som registrator.
Aktuell arbetserfarenhet som registrator.
Goda kunskaper i dokument- och ärendehanteringssystem.
Kunskap om de lagar och förordningar som styr registratorsfunktionen inom offentlig verksamhet.
Goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift.
Goda kunskaper i IT-system och program.

Meriterande krav:

Erfarenhet av e-arkiv och webbdiarium.
Erfarenhet från statlig myndighet.
Kunskap om arkivvård.

Personliga egenskaper:

Trygg, stabil och noggrann med gott omdöme, särskilt i frågor som rör offentlighet och sekretess.
Strukturerad och har förmåga att planera, organisera och prioritera arbetet effektivt.
Serviceinriktad och kan vägleda och stödja verksamheten.
Har förmåga att arbeta självständigt och samarbeta med kollegor i hela organisationen.
Kan hantera flera parallella ärenden med bibehållen kvalitet.
Ser helheten och tar hänsyn till verksamhetens bästa i arbetet.

Övrigt:

Konsulten ska inneha giltigt B-körkort, då resor kan förekomma i uppdraget.
Konsulten ska vara svensk medborgare

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se

Förstudieledare

Uppdragsbeskrivning

Vi söker en erfaren förstudieledare till en offentlig organisation som ska etablera en samlad systemkarta som stöd för arbetet med kontinuitetshantering, krisberedskap, civilt försvar, informationssäkerhet och cybersäkerhet.

Du ansvarar för att leda och samordna en förstudie med fokus på att identifiera, kartlägga och dokumentera IT-system, integrationer och tekniska beroenden samt utreda hur informationen långsiktigt ska förvaltas. Särskild vikt läggs vid system som stödjer samhällsviktig verksamhet och totalförsvaret.

Uppdraget omfattar nuläges- och behovsanalys, framtagning av målbild och kravspecifikation samt utvärdering och rekommendation av lämplig lösning. Du tar även fram en första systemlista, en genomförandeplan med tidplan, resurs- och kostnadsbedömning samt förslag på förvaltningsmodell och beslutsunderlag för fortsatt införande.

Arbetet sker i nära samarbete med verksamheten och tekniska specialister enligt agila principer, där du förväntas bidra med erfarenhet, struktur och utveckling av arbetssätt.

Skall-krav:

Du ska ha goda kunskaper och dokumenterad erfarenhet av att leda förstudier, utredningar eller liknande uppdrag inom IT, digitalisering eller verksamhetsutveckling i större organisationer.
Du ska ha dokumenterad erfarenhet av att genomföra workshops, intervjuer och kravinsamling med verksamhetsrepresentanter och tekniska specialister.
Du ska ha dokumenterad erfarenhet av att ta fram beslutsunderlag, rapporter och rekommendationer till ledning eller styrgrupp.
Du ska ha mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift.
Du ska ha genomgått utbildning inom PPS.

Bör-krav:

Du bör ha erfarenhet av arbete inom offentlig sektor, exempelvis statlig myndighet, kommun eller region.
Du bör ha erfarenhet av kontinuitetshantering enligt etablerade metoder, exempelvis MSB vägledningar eller ISO 22301.
Du bör ha dokumenterad erfarenhet av kartläggning och analys av IT-system, applikationslandskap eller systemberoenden.

Site Setup / On-site Support / 2nd line support

Uppdragsbeskrivning

Vi söker en självgående och serviceinriktad IT-tekniker till ett uppdrag med fokus på Site Setup, On-site Support och 2nd line support.

I rollen ansvarar du för lokal IT-support, teknisk problemlösning och koordinering av IT-leveranser till kontor och byggarbetsplatser. Du planerar och genomför etablering av nya IT-miljöer och arbetar med installation och konfigurering av nätverk, skrivare, telefoni och annan IT-utrustning.

Du hanterar även incidenter och serviceärenden inom 2nd line support, ger support på plats och samordnar leverantörer och lokala IT-leveranser. Rollen omfattar dessutom dokumentation och underhåll av IT-tillgångar och systeminformation samt ansvar för IT-miljöernas livscykel från etablering till avveckling

Kvalifikationer

Du har minst 3 års erfarenhet av IT-support eller IT-infrastruktur.
Du har relevant IT-utbildning eller motsvarande praktisk erfarenhet.
Du har goda kunskaper inom nätverk, arbetsplats-IT och teknisk felsökning.
Du har kunskap om ITIL och ServiceNow.
Du kommunicerar väl på svenska och flytande på engelska.
Du har B-körkort och tillgång till egen bil.

Du är självgående, lösningsorienterad och serviceinriktad och trivs med en roll som kombinerar praktiskt IT-arbete med mycket användarkontakt. Du kommunicerar tydligt, tar ansvar för att driva arbetet framåt och är van att hantera och koordinera flera aktiviteter parallellt.

Senior HR IT-specialist

Uppdragsbeskrivning

Vi söker en senior specialist inom HR IT som ska arbeta med strategisk analys, planering och förberedelser inför framtida utveckling, anskaffning och upphandling av HR-system.

I uppdraget tar du fram rekommendationer och beslutsunderlag utifrån analyser av den nuvarande HR IT-miljön och dess beroenden. Du utvärderar såväl plattformslösningar som specialiserade system och kombinationer av dessa. Arbetet omfattar även att ta fram strategiska alternativ för den framtida systemstrukturen och en målbild.

Du analyserar avtal, anskaffningsbehov och strategier för upphandling. Utifrån detta prioriterar och planerar du kommande upphandlingar och tar fram en roadmap. Du identifierar också risker, beroenden och beslutspunkter. Som en del av arbetet deltar du i möten och workshops och leder dessa när det behövs.

Obligatoriska kvalifikationer:

Aktuell och dokumenterad erfarenhet av arbete på strategisk nivå med HR IT och HR-system i organisationer som är både större och komplexa.
Minst 8 års erfarenhet inom strategisk utveckling, analys eller förändring av IT-system som är verksamhetskritiska.
Erfarenhet av att inför anskaffning, upphandling eller större förändringar arbeta med HR-system eller liknande verksamhetssystem.
Erfarenhet av att analysera och planera systemlandskap på strategisk nivå, där flera system, leverantörer och beroenden ingår.
Minst två jämförbara uppdrag inom HR IT-strategi, systemlandskap eller förberedelser inför upphandling, som du självständigt har lett och genomfört.

Till ansökan ska du bifoga CV och beskrivningar av två relevanta referensuppdrag. Du ska även redovisa eventuella relationer som kan påverka ditt oberoende.

Rådgivare

Uppdragsbeskrivning

Vi söker en senior rådgivare med specialistkompetens inom Knowledge Management till ett uppdrag med fokus på att etablera ett gemensamt och långsiktigt arbetssätt för hur kunskap struktureras, kvalitetssäkras, förvaltas och tillgängliggörs i organisationen.

I rollen analyserar du nuläget, tar fram målbild och styrande principer och bidrar med rekommendationer inom informationsarkitektur, metadata, taxonomier, governance och livscykelhantering. Du hjälper organisationen att skapa tydliga strukturer och arbetssätt som stärker informationskvaliteten och gör kunskap enklare att hitta, använda och återanvända.

Uppdraget omfattar även att ta fram en prioriterad genomförandeplan och stötta etableringen av utvalda initiativ. Målet är att skapa hållbara förutsättningar för effektiv kunskapshantering, bättre sökbarhet och återanvändning samt en stabil grund för framtida AI-baserade tjänster.

Kvalifikationer

Du har minst 10 års erfarenhet inom Knowledge Management, informationsförvaltning eller närliggande områden.
Du har dokumenterad erfarenhet av att etablera eller vidareutveckla strategier, styrning och arbetssätt för Knowledge Management i större organisationer.
Du har god kunskap inom informationsarkitektur, informationsmodeller, metadata, taxonomier och informationsgovernance.
Du har erfarenhet av nulägesanalyser, målbildsarbete och framtagning av genomförandeplaner.
Du har erfarenhet av att leda workshops och facilitera verksamhetsövergripande initiativ.
Du har god kunskap om Microsoft 365, särskilt SharePoint, Teams och Viva Engage som plattformar för kunskapsdelning och informationshantering.
Du har erfarenhet av att förbättra kvalitet, struktur och förvaltning av digitala kunskapskällor.

Meriterande

Det är meriterande om du är Microsoft MVP eller har motsvarande branscherkännande inom relevanta områden.

Konsultstöd för kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning

Uppdragsbeskrivning

Staden har behov av hjälp med två olika uppdrag inom området:

Kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning i kommun,
Bevarande- och gallringsutredningar av system.

Bakgrund

Kommuner förvarar dagligen stora mängder information vars hantering regleras i flera olika lagstiftningar. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar kopplat till stora delar av informationsförvaltningen, som digitalisering, arkivering, informationssäkerhet, dataskydd, IT-säkerhet och säkerhetsskydd.

En utredning har kartlagt hur styrningen av informationsförvaltningen i Sundbybergs stad har skett. Där identifierades bland annat en brist i kartläggning över nuvarande processer kopplade till informationsförvaltning.

Syfte/målsättning

Syftet med den här kartläggningen är att skapa en gemensam och tydlig bild över hur processerna ser ut kopplat till stadens informationsförvaltning. Målsättningen är en färdig dokumentation i stadens processystem 2c8 som visar hela informationsförvaltningen och en rapport som dokumenterar utvecklingsområden.

Styrning

Uppdraget ägs och styrs av följande funktioner:

Biträdande stadsdirektör
Stabschef
Utvecklingschef
Kanslichef

Involverade funktioner

Följande funktioner kommer troligtvis behöva involveras i kartläggningen:

Arkiv
Registratur
Informationssäkerhet
Dataskydd
Systemförvaltning
Digitalisering/verksamhetsutveckling
Juridik
Upphandling
Relevanta funktioner från sektorerna
Processledare eller motsvarande kompetenser i systemet 2c8

Uppdraget

Inriktning

Kartläggningen ska utgå från följande perspektiv:

Livscykelperspektiv

Kartläggningen ska beskriva processer från att informationen skapas/inkommer till dess att den arkiveras/gallras.

Styrningsperspektiv

Kartläggningen ska dokumentera vilka styrande dokument, beslut, roller och ansvar som finns involverade i processen.

Verksamhetsperspektiv

Kartläggningen ska vara enkelt formulerad för att vara användbar för hela organisationen, inte bara expertfunktioner.

Samverkansperspektiv

Kartläggningen ska tydliggöra avgränsningar mellan olika funktioner kopplade till respektive process, inkluderat ansvarsområden.

Förbättringsperspektiv

Kartläggningen ska identifiera om det finns otydligheter, dubbelarbete, risker eller behov av fortsatt utveckling i processerna.

Omfattning

Följande områden ska ingå i kartläggningen:

Styrning och uppföljning av informationsförvaltningens processer.
Roller, ansvar och mandat.
Krav från lagstiftning och styrdokument kopplade till processerna.
Koppling till andra verksamhetsprocesser.
Dokument- och ärendehantering.
Registrering, diarieföring och sökbarhet.
Arkivering och gallring.
Informationssäkerhet.
Dataskydd och personuppgiftshantering.
Systemförvaltning.
Metadata, klassificering och informationsstruktur.
Samverkan mellan befintliga forum och funktioner.

Avgränsning

Uppdraget gäller endast en kartläggning och inte ett införande av ett fullständigt ledningssystem enligt ISO 30300-serien. Den ska endast användas som inspiration och referensram.

Uppdraget omfattar inte genomförande av organisationsförändringar, nya samverkansforum eller nya arbetssätt. Behovet av förändringar ska dock identifieras.

Uppdraget ska inte ersätta befintliga styrdokument, men kartlägga hur dessa relaterar till de olika processerna.

Metod

Kartläggningen bör genomföras genom:

Dokumentstudier
Intervjuer
Processmodellering i systemet 2c8
Workshops

Uppdraget bör hanteras enligt följande struktur:

Planeringsfas: Uppdragets omfattning, arbetsform och tidsplan ska fastställas. Styrningsgruppens förväntningar och roller ska tydliggöras. Berörda funktioner för kartläggningen ska identifieras. Tillgång och metodik för systemet 2c8 ska förberedas.
Datainsamling: Relevanta styrdokument och processbeskrivningar ska samlas in. Tidigare kartläggning av informationsförvaltningens styrning ska tillhandahållas. Relevanta grupper och forum ska identifieras.
Nulägesbild: Kartläggning av informationsförvaltningen ska genomsföras. Identifiering av de delar som hanteras av befintliga funktioner och forum. Synliggörande av dubbelarbete, glapp och otydliga ansvar.
Processmodellering i systemet 2c8: En övergripande processkarta över stadens informationsförvaltning ska tas fram. Det ska även dokumenteras hur den kopplar samman med angränsande processer. Delprocesser ska identifieras och beskrivas. Roller, ansvar, styrande dokument och relevanta krav ska kopplas till processen.
Förankring och kvalitetssäkring: Workshops och avstämningar ska genomföras med berörda funktioner. Baserat på deras återkoppling och beslut från uppdragets styrgrupp ska processkartan justeras.
Slutrapportering: En rapport ska sammanställas med processkarta, analys och rekommendationer. Relevanta utvecklingsbehov ska även finnas dokumenterade med förslag på fortsatt arbete.

Staden är öppna för fler konsulter för att kunna genomföra ovan, och tänker cirka två (2) konsulter. Då kartläggningen behöver vara klar i mitten på december uppskattas det till två (2) heltidstjänster under cirka tre (3) månader. Staden garanterar inga volymer. Och arbetet kommer stämmas av löpande med ansvarig för uppdraget.

Uppdragen kan delvis utföras på distans, delvis på plats i Sundbybergs stadshus Hallonbergen. Uppskattningsvis en (1) dag på plats men det bestäms i samråd med Staden.

Staden garanterar inga volymer.

Krav på leverans

Uppdrag 1: se under ”beskriv behov av konsultstöd: Kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning i Sundbybergs stad

Uppdrag 2: Genomföra bevarande- och gallringsutredningar av system enligt prioritering som fastställs i samråd med stadsarkivarie och kanslichef i samband med att uppdraget påbörjas.

Roll

Förmedlaren ska tillhandahålla minst en expert men helst två/flera experter inom arkiv- och informationsförvaltning. Om endast en expert kan tillhandahållas och/eller accepteras har uppdrag 1 prioritet.

Förväntat resultat

Uppdrag 1. Se bilaga avseende, Kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning i Sundbybergs stad Uppdrag 2. Genomfört bevarande- och gallringsutredningar av system enligt prioritering som fastställs i samråd med stadsarkivarie och kanslichef i samband med att uppdraget påbörjas och/eller reviderats vid dialog under arbetets genomförande där största nytta ska vägas in (prioritering av system)

Projektorganisation

Konsulten rapporterar uppdrag 1 till stadskanslichef och föredrar vid behov återrapport till bitr. stadsdirektören, stabschefen och utvecklingschefen. Uppdrag 2 rapporteras till stadskanslichef och stadsarkivarie.

Krav på dokumentation

Uppdrag 1: skriftlig rapport enligt uppdragsbeskrivning, bilaga, dock datum justerat till 5 december. Uppdrag 2: en skriftlig informationsvärdering för varje system som värderats rapporteras efterhand som de färdigställt, dock senast 18 december (ev möjlighet till förlängning)

Hantering av personuppgifter

Hantering i huvudsak vid kontakt med berörda som behövs för utförande av uppdraget. Ingen särskild hantering kopplat till system.

Obligatoriska krav:

Examen inom relevant ämnesområde motsvarande minst 3-årig högskoleutbildning, eller motsvarande
Konsulten eller konsulterna ska motsvara minst kompetensnivå 4. Det innebär att konsulten ska ha deltagit i större uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet.
Kompetensnivå 4 uppnås normalt tidigast efter 9–12 års erfarenhet som konsult inom aktuellt område samt efter att ha befunnit sig på kompetensnivå 3 i minst två år.

Meriterande krav:

Minst 40 p/60 hp arkivvetenskap.

Övrigt:

Referensuppdrag: Erfarenhet att kartlägga arkivorganisation eller motsvarande styrks genom 1 referensuppdrag med följande innehåll:
o Uppdragets namn och typ av uppdrag, omfattning samt värdet på uppdraget.
o Namn på konsult/er som genomförde uppdraget.
o Beskrivning av uppdragets planering, genomförande, resultat och uppföljning. Ange även tidpunkten för uppdraget. Start- och slutdatum.
Kontaktuppgifter referensperson: Namn, telefonnummer och mejladress till den angivna referenspersonen.
Genomförandeplan
Tidplan