Site Setup / On-site Support / 2nd line support

Uppdragsbeskrivning

Vi söker en självgående och serviceinriktad IT-tekniker till ett uppdrag med fokus på Site Setup, On-site Support och 2nd line support.

I rollen ansvarar du för lokal IT-support, teknisk problemlösning och koordinering av IT-leveranser till kontor och byggarbetsplatser. Du planerar och genomför etablering av nya IT-miljöer och arbetar med installation och konfigurering av nätverk, skrivare, telefoni och annan IT-utrustning.

Du hanterar även incidenter och serviceärenden inom 2nd line support, ger support på plats och samordnar leverantörer och lokala IT-leveranser. Rollen omfattar dessutom dokumentation och underhåll av IT-tillgångar och systeminformation samt ansvar för IT-miljöernas livscykel från etablering till avveckling

Kvalifikationer

Du har minst 3 års erfarenhet av IT-support eller IT-infrastruktur.
Du har relevant IT-utbildning eller motsvarande praktisk erfarenhet.
Du har goda kunskaper inom nätverk, arbetsplats-IT och teknisk felsökning.
Du har kunskap om ITIL och ServiceNow.
Du kommunicerar väl på svenska och flytande på engelska.
Du har B-körkort och tillgång till egen bil.

Du är självgående, lösningsorienterad och serviceinriktad och trivs med en roll som kombinerar praktiskt IT-arbete med mycket användarkontakt. Du kommunicerar tydligt, tar ansvar för att driva arbetet framåt och är van att hantera och koordinera flera aktiviteter parallellt.

Senior HR IT-specialist

Uppdragsbeskrivning

Vi söker en senior specialist inom HR IT som ska arbeta med strategisk analys, planering och förberedelser inför framtida utveckling, anskaffning och upphandling av HR-system.

I uppdraget tar du fram rekommendationer och beslutsunderlag utifrån analyser av den nuvarande HR IT-miljön och dess beroenden. Du utvärderar såväl plattformslösningar som specialiserade system och kombinationer av dessa. Arbetet omfattar även att ta fram strategiska alternativ för den framtida systemstrukturen och en målbild.

Du analyserar avtal, anskaffningsbehov och strategier för upphandling. Utifrån detta prioriterar och planerar du kommande upphandlingar och tar fram en roadmap. Du identifierar också risker, beroenden och beslutspunkter. Som en del av arbetet deltar du i möten och workshops och leder dessa när det behövs.

Obligatoriska kvalifikationer:

Aktuell och dokumenterad erfarenhet av arbete på strategisk nivå med HR IT och HR-system i organisationer som är både större och komplexa.
Minst 8 års erfarenhet inom strategisk utveckling, analys eller förändring av IT-system som är verksamhetskritiska.
Erfarenhet av att inför anskaffning, upphandling eller större förändringar arbeta med HR-system eller liknande verksamhetssystem.
Erfarenhet av att analysera och planera systemlandskap på strategisk nivå, där flera system, leverantörer och beroenden ingår.
Minst två jämförbara uppdrag inom HR IT-strategi, systemlandskap eller förberedelser inför upphandling, som du självständigt har lett och genomfört.

Till ansökan ska du bifoga CV och beskrivningar av två relevanta referensuppdrag. Du ska även redovisa eventuella relationer som kan påverka ditt oberoende.

Rådgivare

Uppdragsbeskrivning

Vi söker en senior rådgivare med specialistkompetens inom Knowledge Management till ett uppdrag med fokus på att etablera ett gemensamt och långsiktigt arbetssätt för hur kunskap struktureras, kvalitetssäkras, förvaltas och tillgängliggörs i organisationen.

I rollen analyserar du nuläget, tar fram målbild och styrande principer och bidrar med rekommendationer inom informationsarkitektur, metadata, taxonomier, governance och livscykelhantering. Du hjälper organisationen att skapa tydliga strukturer och arbetssätt som stärker informationskvaliteten och gör kunskap enklare att hitta, använda och återanvända.

Uppdraget omfattar även att ta fram en prioriterad genomförandeplan och stötta etableringen av utvalda initiativ. Målet är att skapa hållbara förutsättningar för effektiv kunskapshantering, bättre sökbarhet och återanvändning samt en stabil grund för framtida AI-baserade tjänster.

Kvalifikationer

Du har minst 10 års erfarenhet inom Knowledge Management, informationsförvaltning eller närliggande områden.
Du har dokumenterad erfarenhet av att etablera eller vidareutveckla strategier, styrning och arbetssätt för Knowledge Management i större organisationer.
Du har god kunskap inom informationsarkitektur, informationsmodeller, metadata, taxonomier och informationsgovernance.
Du har erfarenhet av nulägesanalyser, målbildsarbete och framtagning av genomförandeplaner.
Du har erfarenhet av att leda workshops och facilitera verksamhetsövergripande initiativ.
Du har god kunskap om Microsoft 365, särskilt SharePoint, Teams och Viva Engage som plattformar för kunskapsdelning och informationshantering.
Du har erfarenhet av att förbättra kvalitet, struktur och förvaltning av digitala kunskapskällor.

Meriterande

Det är meriterande om du är Microsoft MVP eller har motsvarande branscherkännande inom relevanta områden.

Konsultstöd för kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning

Uppdragsbeskrivning

Staden har behov av hjälp med två olika uppdrag inom området:

Kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning i kommun,
Bevarande- och gallringsutredningar av system.

Bakgrund

Kommuner förvarar dagligen stora mängder information vars hantering regleras i flera olika lagstiftningar. Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar kopplat till stora delar av informationsförvaltningen, som digitalisering, arkivering, informationssäkerhet, dataskydd, IT-säkerhet och säkerhetsskydd.

En utredning har kartlagt hur styrningen av informationsförvaltningen i Sundbybergs stad har skett. Där identifierades bland annat en brist i kartläggning över nuvarande processer kopplade till informationsförvaltning.

Syfte/målsättning

Syftet med den här kartläggningen är att skapa en gemensam och tydlig bild över hur processerna ser ut kopplat till stadens informationsförvaltning. Målsättningen är en färdig dokumentation i stadens processystem 2c8 som visar hela informationsförvaltningen och en rapport som dokumenterar utvecklingsområden.

Styrning

Uppdraget ägs och styrs av följande funktioner:

Biträdande stadsdirektör
Stabschef
Utvecklingschef
Kanslichef

Involverade funktioner

Följande funktioner kommer troligtvis behöva involveras i kartläggningen:

Arkiv
Registratur
Informationssäkerhet
Dataskydd
Systemförvaltning
Digitalisering/verksamhetsutveckling
Juridik
Upphandling
Relevanta funktioner från sektorerna
Processledare eller motsvarande kompetenser i systemet 2c8

Uppdraget

Inriktning

Kartläggningen ska utgå från följande perspektiv:

Livscykelperspektiv

Kartläggningen ska beskriva processer från att informationen skapas/inkommer till dess att den arkiveras/gallras.

Styrningsperspektiv

Kartläggningen ska dokumentera vilka styrande dokument, beslut, roller och ansvar som finns involverade i processen.

Verksamhetsperspektiv

Kartläggningen ska vara enkelt formulerad för att vara användbar för hela organisationen, inte bara expertfunktioner.

Samverkansperspektiv

Kartläggningen ska tydliggöra avgränsningar mellan olika funktioner kopplade till respektive process, inkluderat ansvarsområden.

Förbättringsperspektiv

Kartläggningen ska identifiera om det finns otydligheter, dubbelarbete, risker eller behov av fortsatt utveckling i processerna.

Omfattning

Följande områden ska ingå i kartläggningen:

Styrning och uppföljning av informationsförvaltningens processer.
Roller, ansvar och mandat.
Krav från lagstiftning och styrdokument kopplade till processerna.
Koppling till andra verksamhetsprocesser.
Dokument- och ärendehantering.
Registrering, diarieföring och sökbarhet.
Arkivering och gallring.
Informationssäkerhet.
Dataskydd och personuppgiftshantering.
Systemförvaltning.
Metadata, klassificering och informationsstruktur.
Samverkan mellan befintliga forum och funktioner.

Avgränsning

Uppdraget gäller endast en kartläggning och inte ett införande av ett fullständigt ledningssystem enligt ISO 30300-serien. Den ska endast användas som inspiration och referensram.

Uppdraget omfattar inte genomförande av organisationsförändringar, nya samverkansforum eller nya arbetssätt. Behovet av förändringar ska dock identifieras.

Uppdraget ska inte ersätta befintliga styrdokument, men kartlägga hur dessa relaterar till de olika processerna.

Metod

Kartläggningen bör genomföras genom:

Dokumentstudier
Intervjuer
Processmodellering i systemet 2c8
Workshops

Uppdraget bör hanteras enligt följande struktur:

Planeringsfas: Uppdragets omfattning, arbetsform och tidsplan ska fastställas. Styrningsgruppens förväntningar och roller ska tydliggöras. Berörda funktioner för kartläggningen ska identifieras. Tillgång och metodik för systemet 2c8 ska förberedas.
Datainsamling: Relevanta styrdokument och processbeskrivningar ska samlas in. Tidigare kartläggning av informationsförvaltningens styrning ska tillhandahållas. Relevanta grupper och forum ska identifieras.
Nulägesbild: Kartläggning av informationsförvaltningen ska genomsföras. Identifiering av de delar som hanteras av befintliga funktioner och forum. Synliggörande av dubbelarbete, glapp och otydliga ansvar.
Processmodellering i systemet 2c8: En övergripande processkarta över stadens informationsförvaltning ska tas fram. Det ska även dokumenteras hur den kopplar samman med angränsande processer. Delprocesser ska identifieras och beskrivas. Roller, ansvar, styrande dokument och relevanta krav ska kopplas till processen.
Förankring och kvalitetssäkring: Workshops och avstämningar ska genomföras med berörda funktioner. Baserat på deras återkoppling och beslut från uppdragets styrgrupp ska processkartan justeras.
Slutrapportering: En rapport ska sammanställas med processkarta, analys och rekommendationer. Relevanta utvecklingsbehov ska även finnas dokumenterade med förslag på fortsatt arbete.

Staden är öppna för fler konsulter för att kunna genomföra ovan, och tänker cirka två (2) konsulter. Då kartläggningen behöver vara klar i mitten på december uppskattas det till två (2) heltidstjänster under cirka tre (3) månader. Staden garanterar inga volymer. Och arbetet kommer stämmas av löpande med ansvarig för uppdraget.

Uppdragen kan delvis utföras på distans, delvis på plats i Sundbybergs stadshus Hallonbergen. Uppskattningsvis en (1) dag på plats men det bestäms i samråd med Staden.

Staden garanterar inga volymer.

Krav på leverans

Uppdrag 1: se under ”beskriv behov av konsultstöd: Kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning i Sundbybergs stad

Uppdrag 2: Genomföra bevarande- och gallringsutredningar av system enligt prioritering som fastställs i samråd med stadsarkivarie och kanslichef i samband med att uppdraget påbörjas.

Roll

Förmedlaren ska tillhandahålla minst en expert men helst två/flera experter inom arkiv- och informationsförvaltning. Om endast en expert kan tillhandahållas och/eller accepteras har uppdrag 1 prioritet.

Förväntat resultat

Uppdrag 1. Se bilaga avseende, Kartläggning och processbeskrivning av informationsförvaltning i Sundbybergs stad Uppdrag 2. Genomfört bevarande- och gallringsutredningar av system enligt prioritering som fastställs i samråd med stadsarkivarie och kanslichef i samband med att uppdraget påbörjas och/eller reviderats vid dialog under arbetets genomförande där största nytta ska vägas in (prioritering av system)

Projektorganisation

Konsulten rapporterar uppdrag 1 till stadskanslichef och föredrar vid behov återrapport till bitr. stadsdirektören, stabschefen och utvecklingschefen. Uppdrag 2 rapporteras till stadskanslichef och stadsarkivarie.

Krav på dokumentation

Uppdrag 1: skriftlig rapport enligt uppdragsbeskrivning, bilaga, dock datum justerat till 5 december. Uppdrag 2: en skriftlig informationsvärdering för varje system som värderats rapporteras efterhand som de färdigställt, dock senast 18 december (ev möjlighet till förlängning)

Hantering av personuppgifter

Hantering i huvudsak vid kontakt med berörda som behövs för utförande av uppdraget. Ingen särskild hantering kopplat till system.

Obligatoriska krav:

Examen inom relevant ämnesområde motsvarande minst 3-årig högskoleutbildning, eller motsvarande
Konsulten eller konsulterna ska motsvara minst kompetensnivå 4. Det innebär att konsulten ska ha deltagit i större uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet.
Kompetensnivå 4 uppnås normalt tidigast efter 9–12 års erfarenhet som konsult inom aktuellt område samt efter att ha befunnit sig på kompetensnivå 3 i minst två år.

Meriterande krav:

Minst 40 p/60 hp arkivvetenskap.

Övrigt:

Referensuppdrag: Erfarenhet att kartlägga arkivorganisation eller motsvarande styrks genom 1 referensuppdrag med följande innehåll:
o Uppdragets namn och typ av uppdrag, omfattning samt värdet på uppdraget.
o Namn på konsult/er som genomförde uppdraget.
o Beskrivning av uppdragets planering, genomförande, resultat och uppföljning. Ange även tidpunkten för uppdraget. Start- och slutdatum.
Kontaktuppgifter referensperson: Namn, telefonnummer och mejladress till den angivna referenspersonen.
Genomförandeplan
Tidplan

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se

Senior kommunikatör för införande av nationella tjänster

Uppdragsbeskrivning

E-hälsomyndigheten har behov av kommunikationsstöd vid införande av nationella tjänster. För att stödja implementeringen av de nationella tjänsterna Nationell Vårdförmedling och Statliga tillgångstjänster, finns behov av en konsult i rollen som kommunikatör.

Kommunikatören ska bidra till att säkerställa en strukturerad, tydlig och målgruppsanpassad kommunikation genom hela införandeprocessen.

Uppdraget omfattar bland annat att:

Ta fram och anpassa kommunikationsinsatser för olika målgrupper inom hälso- och sjukvården exempelvis med roll chefer, administratörer, verksamhetsrepresentanter och slutanvändare inom HoS
Utarbeta informations- och stödmaterial såsom användarguider, utbildningsmaterial, frågor och svar (FAQ), nyhetsbrev, presentationsmaterial och innehåll till informationssidor.
Planera, samordna och genomföra seminarier, informationsmöten, användarträffar och andra kommunikationsaktiviteter kopplade till införandet.
Stödja projekt- och införandeorganisationen med kommunikationsplanering och löpande informationsspridning.
Säkerställa att nationella budskap och riktlinjer följs.
Samordna kommunikationsinsatser mellan berörda interna funktioner, projekt och verksamheter för att säkerställa en enhetlig kommunikation, tydliga budskap och ett effektivt informationsflöde genom hela införandeprocessen.

Genom att tillhandahålla tydlig, kontinuerlig och målgruppsanpassad kommunikation bidrar kommunikatören till att skapa goda förutsättningar för regionernas införande av tjänsterna. Detta stärker möjligheterna till ett effektivt införande, hög användaracceptans och en användning i enlighet med nationella riktlinjer och fastställda arbetssätt.

Generellt om uppdraget

Uppdraget kan innebära att resa under uppdragsperioden för arbete på E-hälsomyndighetens andra kontor. Konsulten förväntas delta vid dessa tillfällen. Resor bokas och betalas av E‑hälsomyndigheten.

Övriga resor är inte planerade i nuläget och ska i förekommande fall då ske på beordrande av närmaste chef på myndigheten.

Distansarbete:

Det är möjligt att utföra delar av uppdraget på distans dock ska detta ske i dialog med beställaren och det är beställaren som avgör om/när distansarbete är aktuellt. I dagsläget tillämpar E-hälsomyndigheten möjligheten att jobba på distans tre dagar i veckan.

Utvärdering

Avtal kommer tilldelas den konsult vars anbud är det mest ekonomiskt fördelaktiga enligt grunden bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Med pris avses konsultens offererade timpris. Med kvalitet avses uppfyllelse av bör-krav och intervju med offererad konsult.

Intervjuer

E-hälsomyndigheten kommer att genomföra intervjuer med offererade konsulter. Bedömning sker samlat utifrån:

Konsultens förmåga att redogöra för uppdragets genomförande och identifiera eventuella utmaningar
Konsultens förmåga att analysera och förstå de faktiska verksamhetsbehoven samt föreslå ändamålsenliga lösningar
Konsultens pedagogiska och kommunikativa förmåga
Konsultens samarbetsförmåga i relation till team, beställare och slutanvändare
Konsultens erfarenhet i förhållande till angivna obligatoriska krav samt eventuella mervärdeskrav

Preliminära datum för intervjuer sker via Teams sker den 7-8 oktober.

Bedömningskriterier och mervärdesavdrag

Följande kriterier ingår i utvärderingen:

Bör-krav (Ja/Nej): 100 kr i prisavdrag per uppfyllt krav
Intervju: upp till 500 kr i prisavdrag

För bedömningskriteriet intervju används följande värdeskala:

Brister
Tillfredsställande
Mycket god
Exceptionell

Mervärdesavdrag per kriterium fastställs utifrån uppnådd nivå och respektive kriteriums maxbelopp.

Den konsult som erhåller lägst utvärderingspris tilldelas avtal. Observera att utvärderingspriset endast är en matematisk beräkning som används vid utvärderingen och påverkar inte själva anbudspriset.

Obligatoriska krav:

Konsulten ska ha minst fem (5) års dokumenterad erfarenhet av arbete som kommunikatör för privat- eller offentlig sektor.
Konsulten ska ha erfarenhet av att planera och genomföra kommunikationsinsatser i samband med införande av digitala tjänster, system eller verksamhetsförändringar.
Konsulten ska ha dokumenterad erfarenhet av att ta fram kommunikationsmaterial såsom användarguider, utbildningsmaterial, nyhetsbrev, presentationsmaterial och webbinnehåll.
Konsulten ska ha erfarenhet av att planera, samordna och genomföra kommunikationsaktiviteter såsom seminarier, informationsmöten, workshops eller användarträffar.
Konsulten ska kunna uttrycka sig mycket väl på svenska i tal och skrift samt självständigt kunna ta fram, anpassa och presentera information för olika målgrupper.
Konsult ska minst uppnå kompetensnivå 3 enligt ramavtalet: Kunskap: Hög generalistkompetens, eller mycket hög utbildning och kompetens inom området. Erfarenhet: Har deltagit i stora uppdrag inom området och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet. Nivån uppnås normalt tidigast efter 9-12 år inom området för aktuell bransch/område. Ledning: Tar huvudansvar för ledning av större grupp. Självständighet: Mycket stor.
Anbudsgivaren ska inneha F-skatt och styrka detta genom att bifoga giltigt intyg om F-skatteregistrering i anbudet.

Meriterande krav:

Konsulten bör ha minst två (2) års erfarenhet av kommunikationsarbete inom statlig myndighet, region eller annan offentlig verksamhet.
Konsulten bör ha minst två (2) års erfarenhet av kommunikationsinsatser inom hälso- och sjukvård, socialtjänst eller e-hälsoområdet.
Konsulten bör ha minst två (2) års erfarenhet av samordning mellan flera organisationer, projekt eller intressentgrupper i nationella eller verksamhetsövergripande införanden.
Konsulten bör ha erfarenhet av förändringskommunikation i större utvecklings- eller digitaliseringsinitiativ.
Konsulten bör ha erfarenhet av att stödja projekt- eller införandeorganisationer med kommunikationsplanering och intressentkommunikation.

Projektledningsstöd – sälj och affärsakademi

Uppdragsbeskrivning

Vi söker projektledningsstöd under slutfasen av ett förstudiearbete kopplat till en ny akademi- och utbildningssatsning.

I rollen arbetar du nära projektledaren och är delaktig i dialogen med arbetsgrupp, referensgrupp och utvalda leverantörer. Du bidrar till att konkretisera upplägg, kostnad och plattform inför kommande beslut samt tar fram och kvalitetssäkrar presentations- och beslutsunderlag till olika forum och ledningsnivåer.

Uppdraget innebär nära samarbete med flera interna och externa intressenter, där struktur, samordning och proaktivitet är centralt. Du koordinerar arbetsgruppens och leverantörernas insatser, planerar och följer upp workshops och möten samt bidrar till framdrift och förankring i projektet.

Du medverkar även i arbetet med att ta fram struktur och innehåll för utbildningsinsatser och digitala plattformar, utveckla uppföljningsmodeller och rapporter samt stödja förändringsledning och förankring i berörda delar av organisationen.

Kvalifikationer:

Du har erfarenhet av att arbeta i projektstöd/projektledarroll, helst med inslag av förändring, utbildning eller lärande.
Meriterande är erfarenhet från sälj- eller affärsutveckling.

Du är strukturerad, självgående och samarbetsorienterad, med erfarenhet av att driva, koordinera och följa upp projekt i organisationer. Du bidrar med energi och lösningsfokus och är trygg i dialogen med olika intressenter.

Du har god kommunikativ förmåga, både muntligt och skriftligt, och är van att ta fram underlag och presentationer inför beslut, workshops och andra forum. Du är pedagogisk, bygger lätt relationer och kan hantera förändrade förutsättningar samtidigt som du tar ansvar både självständigt och tillsammans med andra.