Uppdragsbeskrivning

Danderyds kommun bygger ett nytt korttidsboende med 27 platser i Djursholm. Det nya boendet beräknas stå klart sommaren 2025, verksamheten kommer att drivas i egen regi. Samhällsutvecklingsförvaltningen ansvarar för byggprojektet med socialförvaltningen som beställare. Socialförvaltningen söker nu en projektledare tillika samordnare att säkerställa en framgångsrik uppstart av det nya korttidsboendet i Djursholm så att verksamheten kan vara i full drift med preliminärt datum den 1 september 2025.

Uppskattad tid i timmar för uppdraget: Initialt uppgår beräknad tidsåtgång till 30 procent av en heltidstjänst. Under projektets gång önskar beställaren dock ha möjlighet att utöka konsultens arbetstid upp till 50 procent av en heltid om beställaren i dialog med konsulten finner det nödvändigt för att nå projektets målsättning. Tidsrapportering ska ske månadsvis.

Krav på leverans

Uppdragets leverans ska syfta till:

• Bevaka att socialförvaltningens behov tillgodoses under byggprocessen

• Tidsmässigt vara med och driva på projektet

• Tydliggöra hyresgästens och fastighetsägarens ansvar under förvaltningstiden
• Planera och samordna inköp av möbler och inventarier till verksamheten

Förväntat resultat

– Förväntat resultat för uppdraget som projektledare och samordnare för det nya korttidsboendet i Djursholm.

– Bevakning av Socialförvaltningens behov: Säkerställa att alla behov från Socialförvaltningen identifieras och tillgodoses under byggprocessen för det nya korttidsboendet.

– Tidsmässig Drift av Projektet: Aktivt delta i projektet för att säkerställa att det håller sig inom tidsramen och eventuellt driva på för att uppnå målen.

– Tydliggöra Ansvarsområden: Klargöra och definiera ansvar för både hyresgästen (Socialförvaltningen) och fastighetsägaren under förvaltningstiden för att undvika missförstånd.

– Planering och Samordning av Inköp: Ansvara för planering och samordning av inköp av möbler och inventarier till det nya boendet för att säkerställa en smidig och effektiv uppstart av verksamheten.

– Stöd i Förvaltningsprocesser: Erbjuda stöd och hjälp i Socialförvaltningens processer och inköp för att säkerställa en framgångsrik uppstart av det nya korttidsboendet.

– Löpande Dialog och Samråd: Ha kontinuerlig dialog och samråd med berörda verksamheter för att säkerställa att Socialförvaltningens behov och önskemål tillgodoses under hela processen.

– Rapportering av arbetad tid: Rapportera arbetad tid per timme och göra månadsvisa redovisningar för att hålla beställaren informerad om arbetets omfattning och framsteg.

Projektorganisation

Konsulten rapporterar till Administrativchef på Socialförvaltning

Krav på dokumentation

För att säkerställa en transparent och effektiv process samt för att ha en tydlig överblick över projektets framsteg och eventuella utmaningar, har konsulten följande krav på dokumentation:

1. Projektplan: En detaljerad projektplan som inkluderar mål, delmål, tidslinjer, resursplanering och ansvarsområden för att guida projektet från start till avslut.
2. Mötesprotokoll: Protokoll från alla möten relaterade till projektet, inklusive beslut som fattats, åtgärder som har identifierats och ansvariga för genomförandet av åtgärderna.
3. Riskhanteringsplan: En plan för att identifiera, utvärdera och hantera risker som kan påverka projektets framsteg eller resultat.
4. Kommunikationsplan: En plan som beskriver hur kommunikationen ska hanteras inom projektet och med externa intressenter, inklusive frekvensen av rapportering och vilka kanaler som ska användas.
5. Budget och ekonomisk rapportering: En budget för projektet och regelbunden ekonomisk rapportering som visar aktuell kostnad mot budget samt eventuella avvikelser och åtgärdsplaner för att hantera dem.
6. Dokumentation av förändringar: En process för att dokumentera och godkänna eventuella förändringar i projektets omfattning, tidslinje eller budget, samt de motiv som ligger bakom förändringarna.
7. Statusrapporter: Regelbundna statusrapporter som sammanfattar projektets framsteg, identifierade problem, åtgärder som vidtagits och eventuella nya utmaningar eller risker.
8. Dokumentation av leveranser: Dokumentation av alla leveranser och utfall av projektaktiviteter för att säkerställa att de uppfyller de förväntade kraven och kvalitetsstandarder.

Säkerhetskrav

I uppdragsavtal ska framgå hur förankring och beslut ska ske. Där ska bl.a. framgå: Att sekretess gäller för samtliga ärende som konsulten hanterar.

Handlingar som ska ingå i offert:

• CV
• Referensförteckning
• Genomförandeplan
• Pris

Skallkrav:

• Gedigen kunskap om den kommunala processen kopplat till lokalprojekt
• God kännedom om fastighetsförvaltning
• Erfarenhet av upphandling av inredning och utrustning enligt LOU
• Erfarenhet av lokalprojekt av motsvarande storlek
• Mycket goda vitsord från tidigare projektledning av lokalprojekt
• Konsulten ska ha tidigare erfarenhet av likvärdiga uppdrag
• Konsulten ska kunna bevisa minst 5 års erfarenhet med likvärdiga projekt

Övriga krav:

• Referensuppdrag: Lista med projekt som har hanteras, vilken beställande myndighet, datum för genomförande, Kontaktuppgifter till referensperson

För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal klicka här:  https://portal.upgraded.se/