Uppdragsbeskrivning

Under 2024 har Solna stad genomfört en för studie samt ett utredningsarbete avseende befintligt e-handelssystem Marknadsplats via ekonomisystemet Raindance. Med utgångspunkt i detta arbete har staden beslutat att höja ambitionsnivån ”Alla inköp där det är lämpligt ska genomföras i e-handelssystemet ” En upphandling av ett nytt fristående e-handels- och leverantörsfakturasystem har därför initierats. Arbetet inleddes januari 2025 och upphandlingen planeras att genomföras under hösten samma år.

Parallellt har leverantören av stadens ekonomisystem aviserat att samtliga kunder behöver uppgradera till ny leverantörskontramodul (LRP modul) senast vid årskiftet 27/28 då nuvarande modul upphör att stödjas.

Mot denna bakgrund har Solna stad beslutat att genomföra ett samordnat införandeprojekt som omfattar ett nytt e-handels- och leverantörsfakturasystem och en ny leverantörskontramodul inom ramen för befintligt ekonomisystem

För att säkerställa struktur, komma framdrift och samordning av beroenden mellan de båda systemen finns behov av extern projektledarkompetens.

Krav på leverans

Införandet utgår ifrån stadens kravbild och leverantörens införandeplan, där en konsult kan agera projektledare för stadens räkning, genom nedan aktiviteter;

• Samordning gentemot systemleverantör utifrån leverantörens införandeplan och ansvara för planering och samordning av integrationsprojekt med stadens utsedda representanter och dem båda systemleverantörerna.
• Planering och genomförande av acceptanstester
• Stöd vid framtagande av utbildningsplan och kommunikationsplan
• Definition och dokumentation av nya eller förändrade arbetsprocesser
• Säkerställa förändrade arbetssätt och att staden har rätt förutsättningar för att ta sig an detta.
• Säkerställa att införandet möjliggör fortsatt utveckling inom hanteringen av leverantörsfakturor samt användandet av e-handel även efter projekt slut samt bidra till struktur för uppföljning och långsiktig förvaltning.

Förväntat resultat

Implementering: Se till att alla tekniska aspekter av systemet är korrekt installerade och konfigurerade. Testa systemet noggrant för att identifiera och åtgärda eventuella problem.

Utbildningsinsatser: Utveckla och genomför en omfattande utbildningsplan för alla användare. Detta kan inkludera workshops, skapande av onlinekurser och praktiska övningar för att säkerställa att alla känner sig bekväma med det nya systemet.

Dokumentation: Skapa detaljerad dokumentation som täcker alla aspekter av systemet, inklusive användarmanualer, tekniska specifikationer och felsökningsguider. Detta kommer att vara ovärderligt för både nuvarande och framtida användare.

Konsulten förväntas arbeta ute hos kund 2 dagar ute hos kund

Krav på dokumentation

För att säkerställa att dokumentationen uppfyller alla krav och är komplett

• Projektplan: En detaljerad plan som beskriver alla steg i genomförandet, inklusive tidslinjer och ansvariga personer.
• Statusrapporter: Regelbundna uppdateringar om projektets framsteg, eventuella hinder och åtgärder som vidtagits för att övervinna dem.
• Protokoll: Mötesprotokoll: Dokumentation av alla möten, inklusive deltagare, diskussionspunkter, beslut och åtgärdspunkter.
• Beslutsprotokoll: Specifika dokument som registrerar viktiga beslut som fattats under projektets gång.

Rapporter:

• Slutrapport: En sammanfattning av hela projektet, inklusive resultat, lärdomar och rekommendationer för framtida projekt.
• Delrapporter: Regelbundna rapporter som täcker specifika delar av projektet, såsom milstolpar eller delmål.
• Leveransdatum: Tidsplan: En detaljerad tidsplan som anger alla viktiga leveransdatum och deadlines.
• Leveransbevis: Dokumentation som bekräftar att alla leveranser har mottagits och godkänts av kunden.

Säkerhetskrav

Sekretess, sekretessbevis behövs

Hantering av personuppgifter

Förnamn, efternamn, titel

Handlingar som ska ingå i offert

• CV
• Referensförteckning
• Pris

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se