Uppdragsbeskrivning

Bakgrund till behovet av konsultstöd

Post- och telestyrelsen (PTS) har upphandlat en ny/uppgraderad version av myndighetens befintliga diarieföringssystem Platina. Uppgradering ska göras från version 7 till version 15.

Leverantören av det nya diarieföringssystemet har ett helhetsansvar för att etablera uppdraget och för genomförande av införande av systemet, dess funktioner och processer i sin helhet.

PTS ansvar i implementeringsarbetet:

• Att koordinera interna resurser samt resurser från nuvarande underleverantör för att projektaktiviteterna ska kunna genomföras med minsta möjliga störning för verksamheten.
• Att säkerställa kunskapsöverföring av interna arbetssätt och processer där Platina används som stöd i verksamheten. Detta sker bland annat med hjälp av PTS referensgrupp.

Projektet omfattar:

• Utveckling av integrationer som gör PTS. De integrationer som omfattas av detta projekt är de befintliga integrationer som redan är i drift vid projektets start.
• Migrering av ärenden och tillhörande handlingar i befintlig installation av Platina.
• Utbildning om diarieföring med PTS nya klassificeringsstruktur.
• Leverantören ansvarar för riktade utbildningsinsatser för att säkerställa att alla berörda användare får en god förståelse för systemet.

Projektmål:

Systemet ska driftsättas i oktober 2026 och då ska:

• Alla ärenden och handlingar som omfattas av övergången vara migrerade, kvalitetssäkrade och sökbara vid driftsättning.
• Obligatoriska metadatafält och klassificeringsstrukturer vara implementerade i systemet.
• Alla integrationer till PTS andra system vara implementerade innan driftsättning.
• En rutin för uppföljning av ärenden ska vara framtagen och införd innan projektets avslut. Uppföljningen avser ärenden och handlingar som migrerats från tidigare installation av Platina samt ärenden och handlingar som skapats av de nyutvecklade integrationerna.

PTS interna projektledare (och tillika förvaltningsledare för Platina) ska vara tjänstledig och behöver ersättas med en konsult. I PTS interna projektgrupp ingår, förutom projektledaren, bland annat registrator, teknisk förvaltningsledare, lösningsarkitekt, utvecklare kopplat till integrationer och IT-arkitekt. Projektledaren sammankallar till möten med en referensgrupp för att främst samla in behov och önskemål från verksamheten och för att säkerställa att det nya systemet är anpassat efter PTS arbetssätt. Projektledaren rapporterar till styrgruppen.

Beskrivning av uppdraget

• Vara PTS interna projektledare och driva projektet framåt samt vara kontaktpunkt mot både tidigare och nuvarande leverantör.
• Huvudsakliga uppgifter är att koordinera interna resurser så att alla aktiviteter inom införandeprojektet kan slutföras.
• Det är viktigt att kunna översätta behov och föra en dialog med den externa leverantören och även med interna resurser inom IT (systemutvecklare i första hand då integrationerna är en stor del som ska utvecklas internt utan hjälp av extern leverantör).
• I uppdraget ingår även överlämning till PTS framtida förvaltningsledare.

Uppdraget förväntas i huvudsak omfatta cirka 80% men kan periodvis uppgå till upp till 100%. Omfattningen kan variera över tid och fastställs i dialog med PTS.

Majoriteten av arbetet kommer att ske på plats men det finns viss möjlighet till distansarbete efter överenskommelse.

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se