Uppdragsbeskrivning

Uppdraget avser en interims chef på 60-100 % på enhetschefsnivå, direkt underställd sektorsdirektör. Interimsuppdraget pågår till dess att ny ordinarie chef är på plats. Rekrytering pågår.

Placering sker inom sektorn för samhällsbyggnad och enheten sektorsstöd i Sundbybergs stad, med ansvar för att leda och samordna sektorns samlade stabs-, lednings- och stödfunktion. Enheten består i nuläget av cirka 7–8 medarbetare. Uppdraget har en tydligt operativ karaktär och syftar till att säkerställa stabilitet, struktur och framdrift i det dagliga arbetet under rekryteringsperioden. Konsulten ska upprätthålla ordinarie verksamhet, ge nära stöd till medarbetare i vardagen, hålla samman enhetens leveranser och vara ett tydligt stöd till sektorsdirektören i löpande styrnings- och uppföljningsfrågor. Vissa verksamhetsutvecklingsuppdrag kan komma att adderas under uppdragsperioden för att säkerställa överlämnade till ny ordinarie chef.

I uppdraget ingår att:

• Personal-, verksamhets- och budgetansvar för enheten
• Leda och fördela arbete inom enheten
• Säkerställa struktur, kvalitet och effektivitet i sektorns interna processer och gemensamma arbetssätt
• Fungera som ett nära och kvalificerat stöd till sektorsdirektören i frågor som rör styrning, ledning och uppföljning
• Samordna sektorns nämndsprocesser gentemot berörda nämnder (BTN, STrN, KS) samt ärenden vidare till kommunfullmäktige
• Säkerställa kvalitet, struktur och god framförhållning i ärendeberedning samt i flöden gentemot stadskansliet och sektorn för ledning och samordning
• Hålla samman sektorns arbete med mål- och verksamhetsuppföljning, årshjul, intern kontroll, kvalitetsarbete samt uppföljning av styrande dokument
• Samordna och upprätthålla sektorsgemensamma stödprocesser, såsom administration, arkiv, informationshantering, projektstöd och övriga gemensamma stödfunktioner
• Vara sammankallande och stödjande i centrala forum, såsom ledningsgrupp, samverkansforum och arbetsmiljörelaterade sammanhang Ett särskilt fokus för uppdraget är att vara ett tydligt stöd under pågående rapporteringsperiod av mål och budget samt att kunna stötta i pågående verksamhetsutvecklingsuppdrag kopplat till sektorns projektverksamhet med projekt- och processkartläggning samt framtagande av projekthandbok.

Krav på leverans

Konsulten ska säkerställa och upprätthålla ordinarie verksamhet under pågående rekrytering utifrån det fulla chefsansvaret. Krav på leverans omfattar minst följande:

• upprätthållen chefsfunktion under hela uppdragstiden
• fungerande operativ styrning och ledning av enheten
• säkerställd ärendeberedning och nämndsamordning
• närvarande och tydligt stöd till medarbetare i det dagliga arbetet
• aktivt stöd till sektorsdirektören under mål- och budgetperiod
• säkerställd struktur i enhetens prioritering, arbetsfördelning och leveranser
• dokumentation och överlämning vid uppdragets slut

Förväntat resultat

Konsulten förväntas arbeta på plats i stadshuset Sundbyberg 3-4 dagar per vecka för att kunna verka för ett närvarande och stödjande ledarskap till enheten och ledningsgruppen.

Projektorganisation

Konsulten rapporterar direkt till sektorsdirektör. Enheten består av 7-8 medarbetare

Krav på dokumentation

Konsulten ska löpande dokumentera väsentliga överlämningspunkter, status i prioriterade frågor samt lämna en skriftlig överlämning vid uppdragets avslut. Dokumentationen ska överlämnas senast sista uppdragsdag om inte annat överenskoms.

Distansarbete

Viss möjlighet till distansarbete, 1-2 dagar per vecka beroende på verksamhetens behov. Konsulten förväntas närvara fysiskt vid ledningsgruppsmöten, nämndssammanträden, samverkansmöten och enhetsmöten. Vissa nämndsmöten (1-2 kvällar/månad) genomförs kvällstid vilket ställer krav på närvaro utanför ordinarie kontorstid

Hantering av personuppgifter

Konsulten kommer inom ramen för uppdraget att hantera personuppgifter avseende anställda och andra personer i den utsträckning som krävs för att fullgöra uppdraget som interimschef. Behandlingen kan avse exempelvis personuppgifter i personalärenden, arbetsmiljöfrågor, rehabiliteringsärenden, verksamhetsuppföljning, ärendehantering, mötesunderlag och annan administration kopplad till chefsuppdraget. Konsulten ska följa beställarens instruktioner för behandling av personuppgifter samt gällande regler för informationssäkerhet och sekretess. Om det bedöms nödvändigt ska personuppgiftsbiträdesavtal eller annan relevant reglering upprättas innan uppdraget påbörjas.

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se