Uppdragsbeskrivning

Bakgrund till behovet av konsultstöd

Post- och telestyrelsen (PTS) står inför en sammanslagning med en annan myndighet vilket sker från den 1 januari 2027. Upphörande myndighetens redovisning ska införlivas med PTS och kunna hanteras i vårt redovisningssystem. Vi använder Unit4 ERP i egen drift och köper därutöver vissa tjänster från Statens Servicecenter (SSC). Ett projekt kring detta pågår med SSC.

Sammanslagningen omfattar samtliga in- och utbetalnings flöden, elektronisk fakturahantering, löneadministration, tidsrapportering, hantering av inventarier och anläggningstillgångar, samt all redovisning från bokföring till bokslut.

PTS ansvar i sammanslagningsprojektet:

• Att koordinera interna resurser för att projektaktiviteterna ska kunna genomföras med minsta möjliga störning för verksamheten.
• Att säkerställa kvalitetssäkrade interna ekonomiadministrativa processer för hela myndigheten.
• Att redovisningen fungerar sömnlöst vid start och är fullt uppdaterad under Q1 2027

Projektet omfattar:

• att förbereda och planera sammanslagningen i Unit4 ERP och av samtliga dess moduler
• att värdera tekniska förutsättningar och behov av förändringar,
• Förändra och sätta upp begrepp i redovisningen utifrån beslutade förändringar i redovisningsmodellen

Projektmål:

Den nya myndigheten startar upp den 1 jan 2026 och under det första kvartalet 2027 ska redovisningens IB värden uppdateras:

• Alla ekonomiadministrativa processer och rutiner ska vara fastställda, rutiner uppdaterade och utlagda på intranätet.
• Omorganisation vara genomförd och införd i systemen
• Ny ekonomimodell ska vara implementerad och speglas till Hypergene
• Alla integrationer till /från Unit4 ERP kopplat till andra system ska vara implementerade innan driftsättning.
• Anläggningstillgångar ska vara inventerade, uppdaterade och flyttade till ny organisatorisk ägare. Avskrivningar i januari ska ske enligt nya ekonomimodell.
• Elektroniska leverantörsfakturor ska ske enligt ny order-matchningsmodell
• Samtliga avgifter inom ramen för den nya myndigheten ska kunna faktureras

Arbetet sker inom ramen för PTS integrationsprojekt och delområdet ekonomi/redovisning.

Beskrivning av uppdraget

• Förbereda och planera sammanslagningen i Unit4 ERP och av samtliga dess moduler
• Ta fram en produktionssättningsplanering för sammanslagningen där även externa aktörer är involverade.
• Delta i tester av nya versioner i de olika processerna.
• Värdera tekniska förutsättningar och behov av förändringar,
• Vara delaktig i framtagandet och implementering av ny ekonomimodell,
• Uppsättning av nya begrepp, relationer, triggrar etc.
• Genomföra överföring av redovisningsdata från SSC till PTS redovisningsmiljö.
• Vara stöd till systemadministratör i löpande frågor.

Uppdraget förväntas i huvudsak omfatta cirka 20% men kan variera över tid och fastställs i dialog med PTS.

Majoriteten av arbetet kommer att ske på plats men det finns viss möjlighet till distansarbete efter överenskommelse.

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se