Uppdragsbeskrivning

För Region Skånes räkning söker vi en erfaren Business Analyst till ett uppdrag hos Region Skåne med fokus på att analysera och utforma en framtida regional beställningsportal för säker hantering av läkemedel. Detta uppdrag sker parallellt med en kartläggning av övriga IT-lösningar som krävs för att kunna drifta läkemedelsförsörjningens tjänster: expedierande sjukhusapotek samt patientindividuella doser i egen regi.

Uppdraget ligger i gränslandet mellan verksamhet, IT och informationssäkerhet och är centralt för att säkerställa en långsiktigt hållbar, säker och spårbar beställningsprocess inom vården.

Bakgrund

Dagens beställningsprocess är till stor del manuell och upplevs som komplex och tidskrävande.

Region Skåne har därför ett tydligt behov av att analysera nuläget och ta fram underlag för en framtida regional lösning som uppfyller krav på:

• Informationssäkerhet och efterlevnad av regelverk
• Spårbarhet och kontroll genom hela beställningsflödet
• Effektivitet och användbarhet i vårdverksamheten
• Stöd för uppföljning, ekonomi och intern kontroll
• Långsiktig förmåga att hantera beredningstjänster i egen regi

2021 togs ett politiskt beslut om att Region Skåne på sikt ska ta över beredningstjänster i egen regi. Ett beställningssystem som tillhandahålls av Region Skåne är en förutsättning för att regionen ska kunna ta över beredningstjänsterna från extern apoteksaktör. Behovet är nu akut då nuvarande lösning inte lever upp till krav på säkerhet eller spårbarhet.

Region Skåne behöver en regional beställningslösning för att kunna hantera beställningar av läkemedel i beredningsflödet i form av steril extempore och viss cytostatika. Lösningen ska ge ett säkert, spårbart och långsiktigt hållbart flöde av information. Nuvarande lösning är manuell, med PDF-formulär som laddas upp i Apotekets beställningsportal, och saknar flera grundläggande funktioner och stöd för att uppfylla regionens krav på patientsäkerhet, informationshantering och kontroll.

En ny digital lösning måste tas fram som säkerställer följande:

• Spårbarhet från ordertillfället med unika identifierings-ID för varje order
• Central regional lagring av orderuppgifter och beställningsunderlag
• Möjlighet till samlad uppföljning av det manuella beställningsflödet
• Möjligheter till ekonomisk uppföljning och intern kontroll
• Möjlighet att matcha order mot faktura

Ovanstående uppdrag är delvis kopplat till nästa del i uppdraget:

Region Skåne har avtalat om tjänsterna beredningstjänster, expedierande sjukhusapotek med lager av hela förpackningar samt patientindividuellt packade doser med Apoteket AB. Avtalet gäller under perioden 20250901–20290831 med möjlighet till förlängning i upp till ytterligare tre år, dvs. som längst till 20320831. Region Skåne behöver fatta strategiska beslut om läkemedelsförsörjningen för beredningstjänster, patientindividuellt packade doser och expedierande sjukhusapotek ska tas över i egen regi vid avtalets upphörande.

Idag saknas systemstöd och IT-system för egen regi. Det saknas också delvis regionägda ändamålsenliga lokaler för läkemedelsförsörjningens specifika behov. Båda dessa delar hanteras idag via avtalad leverantör, som också har en bemanning såväl lokalt som centralt för att hantera avtalet. För att kunna fatta vägvalsbeslut om egen regi måste det vara helt säkerställt att IT-system och lokaler i regionens egen regi är färdiga och driftgodkända i god tid innan övertag. Därför måste utredning avseende förutsättningar och tidplan nu genomföras.

Uppdraget innebär att ta fram de IT-relaterade delarna av beslutsunderlag för vägval och rekommendation till beslut om antingen övertag till egen regi eller fortsatt upphandlad tjänst. Tillgången till minst de IT-system som hanterar de områden som Apoteket AB hanterar idag är en förutsättning för övergång till egen regi. Business Analyst ska tillsammans med läkemedelsförsörjningstjänsten utreda om tillgången till IT-struktur går att lösa, ta fram en säkerställd tidplan för att få lösningen klar för drift och bedömd kostnad.

Läkemedelsförsörjningstjänsten ska beskrivas genom uppdatering av de underlag som finns i vägvalen 2021, kompletterat med eventuella väsentliga förändringar av utformningen jämfört med 2021.

Förankring med RHL/styrgrupp robust försörjning ska ske under hösten 2026 inför rekommenderande beslut senast 1/12 2026, för att därefter överlämnas till den politiska organisationen för beslut. Det innebär att underlaget behöver vara färdigställt 16/11 2026.

Omställning ska inte ske under sommaren och det är inte lämpligt att direkt efter omställning gå in i sommarbemanning. Det innebär att planeringen behöver utgå från att eventuell övergång till egen regi sker en höst, dock senast hösten 2031 i förhållande till nuvarande avtal. Det behövs säkerställda tidplaner för komplett leverans i förhållande till dessa deadlines. Om det inte är möjligt att ha komplett leverans till dessa deadlines ska det anges när det i så fall kan ske.

Om uppdraget

Som Senior Business Analyst ansvarar du för att strukturera, analysera och dokumentera behov samt ta fram beslutsunderlag för en framtida lösning.

Du kommer att:

• Kartlägga nuvarande processer och informationsflöden
• Identifiera brister, risker och informationssäkerhetsutmaningar
• Samla in och strukturera krav från verksamhet, IT och andra intressenter
• Definiera målbild och övergripande lösningskoncept för beställningsportal
• Ta fram underlag för spårbarhet, datalagring och informationshantering
• Stödja analys av integrationer och systemstöd
• Bidra till konsekvensanalys, nyttorealisering och förändringsbehov

Leverans

Uppdraget ska resultera i ett strukturerat beslutsunderlag som inkluderar:

• Nulägesanalys
• Identifierade risker och förbättringsområden
• Målbild för framtida lösning
• Övergripande kravbild och behovsanalys
• Rekommendationer kring arbetssätt, process och stöd
• Underlag för vidare beslut om utveckling/införande

Beslutsunderlaget ska ha följande innehåll:

• IT-system, integrationer och övriga IT-förutsättningar för egen regi inklusive kostnader och tidplan för genomförande efter beslut
• IT-systemens behov av funktioner, förmågor och hur de kopplas ihop med befintliga system och plattformar. Som stöd kan information inhämtas från andra regioner som övergått till egen regi.
• Spårbarhetslösningar i samverkan med Regionservice
• Integrationer mot Region Skånes beställningssystem, IT-plattformar och ekonomisystem
• Produktion av data från beställning och produktion som möjliggör uppföljning
• IT-systemleverantörer med erfarenhet från andra regioners upphandlingar, exempelvis Apx, Exsitec/Visma, Jeeves, Medovia, xx
• Beställningslösning för de beredningar som beställs via Apotekets beställningsportal idag. Behovet finns dock redan idag och önskemål finns om en sådan utveckling. Om så sker separeras denna utveckling från vägvalsarbetet, se ovan.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Flera års erfarenhet som Business Analyst eller motsvarande roll
• Erfarenhet av verksamhetsanalys i komplexa IT-miljöer
• Erfarenhet från hälso- och sjukvårdssektorn, gärna kring hantering av läkemedel
• Erfarenhet av arbete med känslig information och informationssäkerhet

Kompetensprofil

• Stark analytisk och strukturerad förmåga
• Erfarenhet av att ta fram krav, beslutsunderlag och målbild
• Vana att facilitera workshops och driva samverkan mellan olika intressenter
• Förståelse för integrationer, datalagring och systemlandskap

Personliga egenskaper

Du är en drivande och lösningsorienterad analytiker som trivs i komplexa miljöer. Du har lätt för att skapa förtroende, strukturera information och kommunicera tydligt med både verksamhet och tekniknära roller.

Tillhör kategori: Ledning & Styrning – Projektledare

Vid frågor, vänligen kontakta: 

Isabella Nilsson: isabella.nilsson@upgraded.se | +46 (0)70 859 99 34

Upgraded People tillsammans med Region Skåne agerar i enighet med och står bakom EUs och Sveriges sanktioner mot Ryssland och de som omfattas av dessa. Det medför att leverantörer som svarar på anbud för att leverera kompetens via Upgraded People till Region Skåne ger egen garanti om att leverantören ej omfattas av sanktionerna, och sedermera står bakom dessa med samma ståndpunkt.