Uppdragsbeskrivning

Vi söker en erfaren och proaktiv Executive Assistant som vill arbeta nära företagsledning och bidra till struktur, kvalitet och framdrift i ledningsarbetet.

I rollen ansvarar du för att ge kvalificerat administrativt och koordinerande stöd till ledande befattningshavare. Du säkerställer att möten, aktiviteter och beslutsprocesser genomförs effektivt och med hög kvalitet. Rollen innebär många kontaktytor och kräver god förmåga att skapa struktur i komplexa sammanhang.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Planera, koordinera och följa upp kalendrar, möten, resor och andra åtaganden.
• Administrera ledningsgruppsmöten, inklusive agenda, mötesunderlag, dokumentation och uppföljning.
• Strukturera och sammanställa information i form av presentationer, beslutsunderlag, sammanfattningar och talmanus.
• Säkerställa uppföljning av beslut och aktiviteter samt bidra till framdrift i prioriterade initiativ.
• Koordinera interna möten, konferenser, ledningsdagar och andra verksamhetsaktiviteter.
• Hantera löpande administration såsom fakturor, beställningar, resor och andra stödprocesser.
• Bidra till utveckling av arbetssätt, processer, mallar och årshjul för att stärka effektiviteten i ledningsstödet.

Kvalifikationer:

• Erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd till ledning, chef eller annan beslutsfattande funktion.
• Mycket god organisatorisk förmåga och vana att hantera flera parallella arbetsuppgifter.
• Erfarenhet av att arbeta med konfidentiell information och hög integritet.
• Mycket god kommunikativ förmåga i svenska, både muntligt och skriftligt.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft Office-paketet, särskilt PowerPoint.
• Vana av digitala verktyg och ett intresse för att använda AI-stöd för att effektivisera arbetet.

Meriterande:

• Erfarenhet av ledningsgruppsarbete eller styrelseadministration.
• Bakgrund inom kommunikation, verksamhetsutveckling eller liknande samordnande funktion.
• Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, kommunikation eller motsvarande.

Vi söker dig som är strukturerad, serviceinriktad och kvalitetsmedveten. Du är självgående, tar egna initiativ och har en naturlig förmåga att skapa förtroende på alla nivåer i organisationen. Du trivs i en roll där du växlar mellan operativa detaljer och ett mer övergripande perspektiv.