Uppdragsbeskrivning

Samhällsbyggnadsförvaltningen i Solna stad består av Miljöavdelningen, Stadsutvecklingsavdelningen och Administrativa avdelningen. Miljöavdelningen omfattar verksamhetsområdena hälsoskydd, livsmedelskontroll, miljöskydd samt miljö och klimat. Förvaltningen har under de senaste åren arbetat med att utveckla sina arbetssätt och möta ökade krav på effektivitet, kvalitet, digitalisering och service. Som ett led i detta arbete önskar förvaltningen genomföra en riktad verksamhetsutvecklingsinsats med särskilt fokus på enheten för hälsoskydd. Uppdraget genomförs på uppdrag av miljöavdelningens ledning i nära samverkan med administrativa avdelningen.

Uppdraget går ut på att lämna förslag på hur verksamheten kan:

• prioritera sina resurser på ett mer ändamålsenligt sätt
• effektivisera processer och arbetssätt
• öka nyttan av tillgängliga resurser
• stärka kvalitet och rättssäkerhet
• dra större nytta av digitalisering och AI

Syfte

Syftet är att stödja hälsoskyddsenhetens omställning till en verksamhet som har tydliga prioriteringar baserade på en kombination av riskanalys, arbetsmiljö och effektivitet.

Uppdragsbeskrivning

1. Prioritering och resurseffektivitet Konsulten ska analysera hur hälsoskyddsverksamheten använder sina resurser idag och lämna rekommendationer kring:

• Vilka uppgifter som skapar störst nytta för invånare, företag och kommunen.
• Hur verksamheten bör prioritera mellan olika typer av uppdrag.
• Om resurser används på rätt aktiviteter.
• Om det finns verksamhet som kan prioriteras ned eller utföras på annat sätt.
• Om det finns möjligheter att öka avgiftsfinansieringen inom ramen för gällande lagstiftning.

2. Processkartläggning och automatisering Konsulten ska kartlägga centrala processer inom hälsoskyddsverksamheten och identifiera:

• vilka arbetsmoment som är lämpliga för automatisering
• vilka arbetsmoment som bör standardiseras
• vilka administrativa moment som kan förenklas
• vilka tekniska förutsättningar som krävs
• vilka effekter som kan uppnås

För varje identifierat område ska konsulten lämna förslag på genomförande och prioritering.

3. Kvalitetssäkring och rättssäkerhet Konsulten ska lämna rekommendationer kring:

• hur kvalitetssäkring bör organiseras
• hur bedömningar kan bli mer enhetliga
• hur kunskap kan delas bättre inom verksamheten
• hur beslut och ställningstaganden kan kvalitetssäkras på ett ändamålsenligt sätt
• hur verksamheten kan säkerställa likabehandling

4. Användning av AI och Copilot Konsulten ska identifiera och beskriva konkreta användningsområden för AI och automation inom hälsoskyddsverksamheten, särskilt inom Microsoft 365 Copilot. Analysen ska omfatta AI-stöd för:

• framtagande av beslutsunderlag
• sammanställning av information
• omvärldsbevakning
• stöd vid utredningar
• kvalitetssäkring av skrivelser och beslut
• kunskapshantering
• informationssökning

Konsulten ska redovisa:

• rekommenderade användningsfall
• förväntad nytta
• risker och begränsningar
• förslag på införande

5. Gemensamma arbetssätt inom miljöavdelningen Konsulten ska identifiera områden där enheterna för:

• hälsoskydd
• livsmedelskontroll
• miljöskydd
• miljö och klimat kan dra nytta av gemensamma arbetssätt, rutiner eller processer. Syftet är att minska dubbelarbete, stärka kvaliteten och skapa ett mer enhetligt arbetssätt.

6. Genomlysning av webb och extern information Konsulten ska genomföra en översiktlig genomlysning av dagens webbinformation inom miljöområdet. Analysen ska beskriva:

• vilka problem som verksamheten upplever med nuvarande information
• vilka behov invånare och företag sannolikt har
• vilka förbättringar som bör prioriteras
• hur digital information kan bidra till ökad självservice och färre frågor till verksamheten

Önskade arbetssätt Genomförande av konkreta workshops med verksamheterna, med medarbetare och chefer. Hög delaktighet från medarbetare ger fördelar i förändringsledningen. Intervjuer med verksamhetsutvecklare, avdelningschef och enhetschefer på miljöavdelningen Löpande återkoppling och diskussion med beställaren (administrativ chef) för justeringar i tid och fokus

Uppdraget är prioriterat enligt följande

• Punkt 1, 2 och 3 har högsta prio och får ta mest tid
• Punkt 4, 5 och 6 ska bara vara korta genomlysningar, och tas med i offerten i mån av tid.

Leverans Slutleveransen ska innehålla: Nulägesanalys Beskrivning av identifierade utmaningar och förbättringsområden. Prioriterat utvecklingsprogram Konkreta aktiviteter indelade i:

• kort sikt (0-6 månader)
• medellång sikt (6-18 månader)

Antal konsulter

Leverantören har möjlighet att offerera ett team bestående av flera konsulter. Vid en sådan lösning ska en huvudansvarig konsult presenteras. Den huvudansvariga konsulten ska motsvara minst kompetensnivå 4 samt uppfylla samtliga angivna ska-krav.

Presentation

Presentation för miljöavdelningens ledning och förvaltningsledning.

Budget

Maximal budget: 840 000 kronor exklusive moms.

Anbudsgivaren ska beskriva:

• antal konsultdagar
• timpris
• totalt pris
• föreslagen arbetsinsats och metod per delmoment

Tidplan

• Uppstart: oktober 2026
• Analysfas: oktober–november 2026
• Slutrapport och presentation: december 2026
• Samtliga leveranser ska vara godkända och fakturerade senast 2026-12-31

Krav på leverans

Nulägesanalys Beskrivning av identifierade utmaningar och förbättringsområden. Prioriterat utvecklingsprogram Konkreta aktiviteter indelade i:

• kort sikt (0-6 månader)
• medellång sikt (6-18 månader)

Presentation

Presentation för miljöavdelningens ledning och förvaltningsledning.

Roll

Förmedlaren ska tillhandahålla en verksamhetsutvecklare/processutvecklare med fokus på digitala arbetssätt

Förväntat resultat

Nulägesanalys av hälsoskyddsverksamheten Identifiera och beskriva verksamhetens viktigaste utmaningar, förbättringsområden och utvecklingsbehov kopplat till resursanvändning, processer, kvalitet, rättssäkerhet och digitalisering.

Prioriterat utvecklingsprogram med konkreta åtgärder Ta fram rekommendationer och en handlingsplan med prioriterade aktiviteter som visar vad verksamheten bör genomföra på kort sikt (0–6 månader) och medellång sikt (6–18 månader) för att öka effektivitet, kvalitet och nytta.

Förslag för effektivisering, kvalitetssäkring och AI-stöd Leverera konkreta rekommendationer kring resursprioritering, processutveckling, automatisering, kvalitetssäkring samt användning av AI och Microsoft 365 Copilot, inklusive bedömd nytta, risker och förslag till införande.

Presentation av resultat och rekommendationer Presentera analys, slutsatser och utvecklingsförslag för miljöavdelningens ledning och förvaltningsledning som underlag för beslut om fortsatt utvecklingsarbete.

Projektorganisation

Beställare: Lena Jande, administrativ chef Arbetsgrupp: Chef för hälsoskyddstillsynen, två inspektörer samt verksamhetsutvecklare Referensgrupp: Avdelningschef miljöavdelningen, övriga enhetschefer miljöavdelningen

Krav på dokumentation

Konsulten ska dokumentera analys, iakttagelser, rekommendationer och föreslagna åtgärder på ett strukturerat och spårbart sätt så att resultaten kan ligga till grund för verksamhetens fortsatta utvecklingsarbete.

Dokumentationen ska levereras i form av en slutrapport samt en presentation.

Faktureringsplan vid fastpris

Per månad. Halva summan sista november och halva summan sista december.

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se