Rollbeskrivning

Uppdraget består i att leda en förstudie med fokus på on- och offboarding. I arbetet ingår att se över processer och arbetssätt, systemstöd, datahantering och dokumenthantering kopplat till on- /offboarding, varför breda kunskaper från HR-området, både verksamhetsnära och
systemnära, krävs.

Konsulten förväntas ta en strategisk roll och ett helhetsperspektiv samt behöver kunna utmana verksamheten för att nå långsiktighet och kvalitet i resultatet. Konsulten behöver även kunna föra en dialog utifrån ett operativt perspektiv nära HR:s verksamhet och de tjänster som HR
levererar. Erfarenhet från förstudieuppdrag med motsvarande innehåll samt erfarenhet från offentlig verksamhet krävs.

I rollen ingår att hålla workshops och intervjuer med utpekade intressenter samt att navigera mellan olika perspektiv från såväl HR och IT som verksamhet och ledning. Kunskap om HR Tech-marknaden och erfarenhet av att skapa scenarios kopplat till samtliga delar i förstudien är av vikt.

Konsulten behöver därför ha mycket goda kunskaper om HR-processer i samtliga delar av medarbetarlivscykeln, HR-organisationers roll, funktion och kompetensområden, HR:s tjänsteportfölj till verksamheten samt systemstöd för HR-området.

Erbjuden konsult ska i uppdraget:

Kartlägga nuläge och behov och identifiera områden att digitalisera och utveckla i befintligt HRIT landskap i syfte att effektivisera och förbättra upplevelsen i medarbetarresan avseende onboarding: påbörjad anställning och off boarding: avslutad anställning.

1. Konkretisera och prioritera behoven för att optimera HR-processer och hantering av medarbetardata och dokument
2. Genomföra omvärldsanalys kring berörda delar med lämpliga organisationer, t ex kommuner och myndigheter.
3. Kartläggning av möjliga leverantörer och lösningar.
4. Föreslå en möjlig realiseringsplan och rekommendation för fortsatt arbete framåt.

Beskrivning av uppdraget:

Syftet med förstudien är att noggrant granska den nuvarande situationen och analysera hur liknande organisationer, såsom andra kommuner och myndigheter, hanterar on- och offboarding-processen. Efter att ha slutfört denna analys kommer vi att kunna jämföra flera olika potentiella lösningar och avsluta med rekommendationer angående de mest lämpliga vägvalen för att tillgodose behoven och kraven inom Botkyrka kommun. Förstudien kommer att resultera i en sammanställning och rekommendationer som grundar sig på en omfattande analys av omvärlden, workshops och intervjuer.

Beskrivning av roll/kompetens:

Ramavtalsleverantören ska offerera 1-3 konsulter som ska genomföra uppdraget. En konsult ska agera huvudkonsult/ansvarig konsult. Konsulten/konsulterna förväntas besitta tidigare erfarenhet inom området av HR-system, och det är fördelaktigt om denne har tidigare erfarenhet av att implementera digitala personalakter samt hantera on- och offboarding-processer.

För att förstudien ska vara så effektiv som möjligt och ge de svar som önskas så krävs:

• Erfarenhet av att arbeta med hela medarbetarlivscykeln
• Erfarenhet av att utveckla effektiva arbetssätt och processer för HR med stöd av digitala
  verktyg
• Erfarenhet av att utveckla digitala HR-tjänster och HR-stöd för verksamheten
• Erfarenhet av att utreda digital dokumenthantering för HR
• Förmåga att vidareutveckla HR-organisationen till en möjliggörare av verksamhetsmål
• Förmåga att leda dialoger på såväl strategisk som operativa nivå
• Kunskap om systemlandskap för HRIT
• Kunskap om systemmarknaden för HR Tech

Konsulten ska ha erfarenhet och kunskap av:

1. Minst 10 års praktisk arbetslivserfarenhet inom HRIT-området
2. Minst 5 års arbetslivserfarenhet av att ha arbetat som leverantörsoberoende strategisk rådgivare och projektledare inom HRIT (strategi, upphandling eller implementation)
3. Konsulten ska under de senaste 5 åren ha genomfört minst 5 förstudier inom HRIT-området, varav 3 ska vara inom offentlig sektor
4. Konsulten ska ha aktuell marknadskunskap inom HR Tech från minst 3 uppdrag under de senaste 5 åren

Referenser:

Konsulten/konsulterna ska ha erfarenhet av ett liknande uppdrag. Detta styrks genom att ramavtalsleverantören till anbudet bifogar en beskrivning av ett motsvarande uppdrag per konsult. Följande uppgifter ska framgå:

• Beskrivning av referensuppdrag
• Uppdragsgivare
• Kontaktperson hos uppdragsgivare
• Telefonnummer till kontaktperson
• E-postadress till kontaktperson