För att hålla jämna steg med den snabba digitala utvecklingen och kunna möta både medarbetares och invånares förväntningar och behov, har digitalisering och omställningsförmåga identifierats som en central del i Sundbybergs stads utvecklingsarbete.

Kommunen förvaltar idag sina verksamhetssystem enligt en systemförvaltningsmodell som under de senaste åren endast har utvecklats i mindre omfattning. Modellen står nu inför en revidering och kommunen behöver se över modellen, förvaltningsorganisationen och arbetsprocesser för att kunna bedriva arbetet mer effektivt och ändamålsenligt.

Staden behöver hjälp med att kartlägga utmaningar med Sundbybergs stads nuvarande systemförvaltningsmodell med tillhörande förvaltningsorganisation, arbetsprocesser och stöddokument.

Avropet omfattar en (1) resurskonsult. Uppskattad omfattning av uppdraget är mellan 150 och 180 timmar. Uppdraget förväntas starta i september 2024 och slutföras senast i december 2024. Placeringsort Sundbyberg, upplägg i detalj bestäms i samråd med staden.

Krav på leverans
Kartläggningen ska resultera i en rekommendation:
• Leverera en rekommendation för hur staden ska utveckla sin systemförvaltningsmodell, förvaltningsorganisation och arbetsflöden för att möta identifierade utmaningar och eventuella risker med nuvarande modell och arbetssätt. I rekommendationen ingår även att ta fram en kategorisering av objekt (verksamhetssystem, myndighetstjänster, kommersiella tjänster m.fl.) som bör ingå och ska hanteras enligt den presenterade systemförvaltningsmodell samt beskrivning av de roller och ansvar som bör ingå i en reviderad modell.

Förväntat resultat
En kortare nulägesanalys som beskriver utmaningar och eventuella risker med nuvarande systemförvaltningsmodell, organisation och arbetssätt.

En kortare omvärldsanalys som belyser hur området omhändertas av andra kommuner.

Förslag på systemförvaltningsmodeller som kan möta de risker och utmaningar som har identifierats och underlätta förvaltnings- och utvecklingsarbetet.

Systemförvaltningsmodellerna ska minst innefatta
– Förslag på organisationsstruktur och beslutsflöden med en konkret beskrivning av roller och ansvar.
– En beskrivning och kategorisering av verksamhetssystem och digitala tjänster som bör ingå i modellen liksom hur dessa konkret ska hanteras av förvaltningsorganisationen.

Till modellen ska också relevanta stöddokument och beslutsflöden levereras som stöd i implementeringsarbetet.

Modellerna ska inkludera en uppskattad resursberäkning (monetära och personella) för att kunna implementera föreslagna rekommendationer.

Projektorganisation
Konsulten rapporterar till chef för utveckling- och näringslivsavdelningen. Konsulten förväntas arbeta självständigt.

Uppdragsgivaren tillhandahåller stöd från utveckling- och näringslivsavdelningen som kan bistå med information om nuvarande modell, arbetssätt, processer, stöddokument med mera samt hjälpa till med kontaktuppgifter till lämpliga intressenter.

Krav på dokumentation
Utöver dokumentation under rubriken förväntad leverans ska en skriftlig veckorapport med beskrivning av hur arbetet fortlöper enligt plan skickas till uppdragsgivaren.

Hantering av personuppgifter
Intervjuade medarbetare inom staden. Namn, e-post, titel.

Handlingar som ska ingå i offert:
– CV
– Referensförteckning
– Genomförandeplan
– Tidplan
– Pris