PTS har behov av upphandlingsjuridiskt stöd för genomförande av en upphandling. Det kommer även finnas en option om upphandlingsjuridiskt för genomförandet av upp till fem ytterligare upphandlingar. Optionen är dock ömsesidig och aktiveras bara efter båda parters godkännande.

Den upphandling som aktuellt uppdrag avser tar sikte på är teknik för mötesbokning och omfattar både hårdvara och mjukvara (skärmar och system). Kontraktsvärdet för upphandlingen uppskattas till ca 1 miljon kronor. Syftet med avtalet är att säkerställa att de anställda med enkelhet kan boka mötesrum på PTS kontor i Stockholm.

Uppdraget ska påbörjas så snart som möjligt och ambitionen är att uppdraget ska vara slutfört, dvs upphandlingen genomförd och avtal på plats, senast januari 2025.

Den preliminära uppskattningen är att uppdragets tidsmässiga omfattning kommer att motsvara en arbetsinsats om totalt cirka 130 timmar. Exakt omfattning kommer dock att fastställas i dialog med vald uppdragstagare i samband med uppdragets påbörjande.

Uppdraget innebär att driva och utföra upphandlingsprojektet självständigt. Uppdraget omfattar samtliga moment för upphandlingens genomförande, såsom:

• framtagande av upphandlingsdokument,
• framtagande av avtal,
• kontakt med leverantörer,
• projektledning,
• kontakt med beställare hos PTS, m.m.

Uppdraget innebär ett helhetsansvar för de

• juridiska,
• upphandlingstekniska samt
• affärsmässiga,

aspekterna av upphandlingens genomförande. Det innebär bl.a. ett ansvar för att säkerställa att upphandlingen resulterar i ett avtal som överensstämmer med marknadens villkor, att de delar som är IT-specifika håller god kvalitet samt att upphandlingsprocessen möter samtliga relevanta regulatoriska krav och har en upphandlingsteknisk struktur som säkerställer ett ändamålsenligt och affärsmässigt resultat. Eventuella brister eller avvikelser i relation till dessa aspekter kommer att ses som fel i tjänsten.

I uppdraget ingår också att rapportera till myndighetens tekniska förvaltningsledare och delvis ha kommunikation med utsedd person på upphandlingsenheten på PTS.

Team eller enskild resurs
Uppdragstagaren ska tillhandahålla en huvudansvarig för uppdragets genomförande, men får även involvera ytterligare roller om denne finner det påkallat för att fullfölja uppdraget på ett ändamålsenligt sätt. Den huvudansvarige ansvarar dock för att samtliga ovan angivna resultat realiseras. Vidare ska den huvudansvarige svara för samtliga kontakter med PTS inom ramen för uppdragets genomförande.

Den huvudansvarige ska uppfylla samtliga skallkrav som är specificerade nedan.

Utvärdering
PTS kommer att genomföra intervjuer med de anbudsgivare som efter en första utvärdering, utan intervjupoäng, ligger närmast mest ekonomiskt fördelaktigt anbud. PTS kommer att genomföra intervju med den huvudansvarige hos anbudsgivaren och efter en samlad bedömning ge en poäng mellan 0–5. Bedömningen baseras på nedanstående områden:

• förmåga att redogöra för uppdragets genomförande och utmaningar
• förmåga att analysera och förstå de verkliga verksamhetsbehoven och hitta passande lösningar
• pedagogisk och kommunikativ förmåga att uttrycka sig
• samarbetsförmåga med team och beställare och slutanvändare, och
• erfarenhet gällande obligatoriska krav och eventuella mervärdeskrav som angivits.

Anbudsgivare som får totalpoängen 5 erhåller ett maximalt avdrag om 1500 SEK ifrån det av anbudsgivaren offererade priset.

Anbudsgivare som får poängen 4 erhåller att avdrag om 800 SEK ifrån det av anbudsgivaren offererade priset.

Anbudsgivare som får poängen 3 erhåller att avdrag om 600 SEK ifrån det av anbudsgivaren offererade priset. För att anbudsgivare ska bli aktuell för uppdraget krävs att anbudsgivaren erhåller minst tre poäng.

Intervjuerna kommer ske på distans via virtuellt mötesrum. Det kommer till viss del att finnas möjlighet att välja tid och de huvudansvariga ska vara tillgängliga för intervju vecka 40–41 2024. Varje part står för sina kostnader vid intervjutillfället. PTS äger rätten, att under intervjutillfället, verifiera att obligatoriska krav samt utvärderingskriterier är uppfyllda.

Följande ska bifogas anbudet:
• timpris för den huvudansvarige samt timpris för eventuella ytterligare roller som kommer att involveras,
• CV avseende den huvudansvarige som verifierar skallkrav 1,
• Ett eller flera referensuppdrag som har utförts av den huvudansvarige och som sammantaget möter samtliga krav som följer av skallkrav 2–3,
• Examensbevis från juristprogrammet avseende skallkrav 4, och
• Eventuell beskrivning av ytterligare erfarenheter och kompetenser som är relevans inklusive en motivering till varför de angivna erfarenheterna och/eller kompetenserna innebär ett mervärde med hänsyn till uppdrags- och ansvarsbeskrivningen ovan

Distansarbete:
Hybrid enligt överenskommelse. Konsulten kan behöva närvara på plats några enstaka gånger under projektets gång. Under mer intensiva perioder kan konsulten behöva vara på plats, men under mindre intensiva perioder kan arbetet skötas på distans.