Uppdragsbeskrivning:

Vi söker efter en Administratör till vår kunds räkning där du kommer att jobba med administrativt arbete och samordning till kundens enheter, särskilda projekt och till enhetschef i syfte att avlasta och att tillse att det administrativa arbetet sker effektivt och enligt regler och rutiner.

Arbetsuppgifter:
– Stöd till chef i form av kalenderhantering, prioritering av arbetsuppgifter samt planering och uppföljning av aktiviteter.
– Planering och organisering av möten, konferenser och resor, inklusive bokning av lokaler, resa och boende.
– Hantering av administrativa uppgifter såsom dokumenthantering, mötesprotokoll och ärendehantering i digitala system.
– Enklare fakturahantering, hantering av offerter/beställningar och enklare budgetuppföljning.
– Samordning och uppföljning av projektadministrativa uppgifter, exempelvis tidsplaner och dokumentation.
– Kommunikation med interna och externa aktörer, inklusive professionell skriftlig och muntlig kontakt.

Skallkrav:

– Erfarenhet av administrativt arbete: Dokumenterad erfarenhet av att hantera administrativa uppgifter såsom mötesplanering och dokumenthantering.

– God datorvana: Förmåga att arbeta med MS Office-paketet (Word, Excel, PowerPoint) samt andra vanliga administrativa system och digitala verktyg för ärendehantering och diarieföring.

– Erfarenhet av ekonomiadministration: Erfarenhet av att hantera enklare ekonomiadministration,

– Erfarenhet av mötes- och reseplanering: Erfarenhet av att organisera och samordna möten, konferenser och resor, inklusive bokning av lokaler, resa och boende. såsom fakturahantering och offerter/beställningar.

– God kommunikationsförmåga: Förmåga att formulera sig tydligt och professionellt både i tal och skrift, samt vana vid att skriva minnesanteckningar och svara på förfrågningar från både interna och externa intressenter.

– Kunskap om offentlig förvaltning: Grundläggande förståelse för statlig verksamhet och hur myndigheter arbetar.

– Förmåga att hantera konfidentiell information: Erfarenhet av att hantera känslig eller sekretessbelagd information.

– Självständighet och prioriteringsförmåga: Förmåga att arbeta självständigt och prioritera mellan  uppkomna och rutinmässiga arbetsuppgifter för att effektivt stödja enheten i dess dagliga verksamhet och med ett serviceinriktat arbetssätt.

– Grundläggande projektadministration: Erfarenhet av att stötta i projektadministrativa uppgifter, såsom att följa upp tidsplaner, skapa projektmappstrukturer och hantera projektdokumentation.