Haninge kommuns social- och äldreförvaltning har behov av att skapa resurseffektiva processer genom automatisering vilket syftar till att frigöra tid för verksamhetens handläggare inom ekonomiskt bistånd, så att de istället kan fokusera på socialt arbete och snabbare hjälpa individer till egen försörjning.

Kommunen söker IT-konsultstöd för att bygga upp intern kompetens inom processautomatisering med verktyget Microsoft Power Automate. Automatisering ska genomföras med stöd av Microsoft Power Automate mot verksamhetssystemet Lifecare genom antingen API-baserade integrationer eller via RPA (Robotic Process Automation), beroende på processernas och systemens förutsättningar. Konsultens expertis ska stödja bedömningen av vilken metod som är mest lämplig för respektive process och därefter genomföra automatiseringarna. Kommunen bedömer att det mest sannolika vägvalet för automatiseringen är via RPA.

Social- och äldreförvaltningen avser att påbörja sin utveckling av automatisering genom att automatisera delar av utbetalningsprocessen och de löpande kontrollerna inom ekonomiskt bistånd. Preliminärt avser verksamheten att följande processteg är de som ska automatiseras först:

I utbetalningsprocessen
• Registrera utbetalningar där det finns ett bifallsbeslut
• Räkna ut och registrera två separata utbetalningar för ärenden som gäller parhushåll

I löpande kontroller
• Ändringar i folkbokföring

Syfte
Att identifiera och automatisera repetitiva processer, antingen genom integrationer eller RPA, för att förbättra effektiviteten, minska manuellt arbete och möjliggöra framtida skalbarhet i verksamheten.

Uppdraget omfattar:
• Teknisk projektledning
• Processkartläggning
• Bedömning av bäst lämpad automatiseringsmetod (RPA eller integration)
• Bedömning av bäst lämpad automatiseringsteknologi
• Systemdokumentation
• Design och utveckling av automatiseringsflöden
• Testfall och testning
• Driftsättning och överlämning
• Kompetensöverföring och utbildning

Krav på leveransen:
– Processkartläggning och metodval. Konsulten ska analysera och kartlägga verksamhetsprocesser enligt 1.1 Bakgrund för att identifiera automatiseringspotential. Detta innefattar en bedömning av om processen bäst automatiseras genom API-integration eller RPA samt vilket automatiseringsteknologi (plattform/lösning) som är bäst lämpad för ändamålet. Workshops ska hållas med nyckelpersoner för att kartlägga nuvarande processer och analysera systemens tekniska förutsättningar.
– Systemdokumentation. Konsulten ska skapa detaljerad dokumentation av processflöden, tekniska specifikationer och val av metod (integration eller RPA). Dokumentationen ska vara anpassad för att kunna användas av verksamheten för framtida utveckling och underhåll.
– Design och utveckling av automatiseringsflöden. Konsulten ska designa, utveckla och implementera flöden i Microsoft Power Automate (API-integration eller RPA) enligt beskrivning i stycke 1.1 Bakgrund.
– Testfall och testning. Konsulten ska utveckla testfall för både API- och RPA-baserade automatiseringsflöden och med stöd av kommunens interna resurser genomföra tester för att verifiera funktionalitet och prestanda. Testresultaten ska dokumenteras och eventuella fel rättas till innan driftsättning.
– Driftsättning och överlämning. Konsulten ska driftsätta automatiseringslösningarna i produktionsmiljö och säkerställa stabil drift. En strukturerad plan för överlämning ska genomföras, inklusive utbildning av intern personal för att underhålla och vidareutveckla flöden.
– Utbildning och handledning. Konsulten ska hålla praktiska utbildningar för kommunens interna resurser i vald automatiseringsteknik inom Microsoft Power Automate. Utbildningen ska inkludera exempel på olika typer av automatiseringar och bästa praxis för att underhålla och vidareutveckla flöden.
– Dokumentation av bästa praxis. Konsulten ska utveckla en guide för bästa praxis för automatisering med Microsoft Power Automate, inklusive metodval mellan integration och RPA. Guiden ska inkludera exempel och riktlinjer för framtida automatiseringsprojekt.
– Etablering av förvaltningsstruktur Konsulten ska utveckla en förvaltningsplan som täcker vald automationsteknologi, inklusive rutiner för versionskontroll och incidenthantering. En enkel supportstruktur ska etableras för hantering av driftproblem och framtida ändringar.