Bakgrund och nuläge

Under hösten 2024 mottog Sundbybergs stad ett fleratl visselblåsarärenden som rörde frågor kring jäv, upphandling och ledarskap inom samhällsbyggnadssektorn. Den oberoende utredning som genomförts har pekat på behovet av en tydlig och varaktig riktningsförändring – både i fråga om kultur och struktur. De brister som identifierats handlar bland annat om:

• Otydligheter i ledning och styrning av projekt och investeringar.

• Avsaknad av en fullt implementerad projektmodell för samhällsbyggnadsprojekt.

• Brister i uppföljning av avtal och ekonomi och hur stadens styrdokument efterlevs

• Oklara ansvarsförhållanden mellan förvaltning och bolag.

Under hösten 2024 inleddes en översyn av samhällsbyggnadsprocessen samt projektmodellen för samhällsbyggnadsprojekt där fokus ligger på att gnugga de gemensamma processerna och bygga en gemensam modell för styrning och ledning av projekt vilket också inbegriper arbetssätt och hur vi driver projekt i Sundbybergs stad. Syftet är att tydliggöra gemensamma arbetssätt och minska skav och otydligheter som leder till ineffektivitet och kostsamma förgävesprojekt men också andra risker kopplat till korruption och låg grad av kontroll och styrförmåga.

Vid årsskiftet togs även en handlingsplan fram för att åtgärda de brister i struktur och kultur som identifierats i den oberoende utredningen. I uppdraget från planen ingår en översyn av organisation för att se hur vi bäst arbetar tillsammans men också ett tydligt uppdrag att komma till rätta med strukturella och kulturella utmaningar och därmed inleda en gemensam resa för sektorn för samhällsbyggnad samt stadsbyggnadsavdelningen. Förändringen berör 150 medarbetare och ett 20-tal chefer. Stadsbyggnadsavdelningen hör organisatoriskt hemma direkt under stadsdirektören och rapporterar till Kommunstyrelsen. Sektorn för samhällsbyggnad är en egen sektor och rapporterar till två nämnden, BTN och STrN

De här två resorna hänger tätt samman och pekar på vikten att jobba med flera parallella delar och det ska vi genomföra tillsammans – med stöd av både interna resurser och extern expertis inom förändringsledning.

Vår vision

Målet är att skapa en organisation präglad av trygghet, tillit och robusthet – en arbetsplats där medarbetare känner stolthet och glädje över att tillsammans vara en del av ett växande Sundbyberg. Det innebär att:

• Medarbetare har möjlighet att växa och utvecklas i en trygg och stabil miljö.
• Ordning och reda i alla led – tydliga processer och rutiner, tydligt ansvar och mandat och en fungerande uppföljning.
• Ledarskap som är tryggt, etiskt, inkluderande och förebildligt i fråga om transparens och rättvisa.
• En gemensam kultur där vi samarbetar och hittar lösningar tillsammans och där vi har ett samtalsklimat som präglas av öppenhet, tolerans och ett inkluderande förhållningssätt.

Vår väg framåt – från separata spår till en gemensam helhet

För att möta både de strukturella och kulturella behov som utredningen identifierat, och för att hantera framtidens krav på samhällsutveckling, arbetar vi parallellt med två huvudspår:

Struktur – ordning och reda i våra samhällsbyggnadsprojekt och vår projektstyrning

• Vi tar fram en uppdaterad projektmodell för samhällsbyggnadsprojekt som ska vara enkel att förstå och använda i hela organisationen.
• Vi sätter och dokumenterar en gemensam samhällsbyggnadsprocess från idé till drift
• Vi etablerar gemensamma principer och digitala verktyg för projektstyrning och uppföljning av kostnader, resurser och dokumentation.
• Vi definierar tydliga ansvar och roller: Vad innebär det att vara chef och ledare i linjen kontra vad det innebär att vara projektägare och resurshållare i en projektorganisation?

Struktur – en samlad sektor för samhällsbyggnadsfrågor

• Samhällsbyggnad och Stadsbyggnad går samman i en gemensam sektor som innehåller, strategisk planering, stadsutveckling, projektledning, genomförande av investeringar, tryggt och attraktivt Sundbyberg, myndighetsutövning inom miljö och bygglov, anläggningsverksamhet och yttre skötsel och drift av staden samt mycket mer men med ett gemensamt fokus att utveckla och bygga ett attraktivt Sundbyberg. Vi stärker därmed kopplingen mellan strategisk planering och operativ drift, så att vi bättre kan hantera stora samhällsbyggnadsfrågor över tid.
• I den här förändringen ser vi över roller och mandat och ser även att nya roller och befattningar kan uppstå, vilket ger möjlighet för intern rörlighet och kompetensutveckling.

Kultur – förändringsresan för en gemensam förvaltningskultur med ett gott ledarskap och samarbete

• Strukturförändringar i form av nya boxar eller organisationsscheman är bara en del av bilden. Den största och viktigaste delen av resan handlar om att forma en kultur där vi samarbetar och tar gemensamt ansvar för våra uppdrag. Det innebär bland annat att:
• Vara modiga, nyfikna och ta ansvar för vår gemensamma arbetsmiljö.
• Se misstag som en källa till lärande –att vi uppmuntrar att frågor och avvikelser lyfts i tid och att det är okej att sätta upp handen och fråga vad är det här och vad kan vi lära av detta.
• Bygga tillit genom att vara öppna, ge varandra konstruktiv feedback och ta intryck av andras kompetens och erfarenheter.
• Bygga gemenskap och trygghet när omvärlden förändras i snabb takt, vi vet att det påverkar oss och vi behöver vara både långsiktiga i vårat tänk och samtidigt ha en förmåga att ställa om snabbt. Vi behöver upprätthålla en grundtrygghet och stabilitet för att klara dessa utmaningar
• Arbeta förebyggande mot korruption, otillbörlig påverkan och organiserad brottslighet, där vår förmåga att stå emot och kunna arbeta förebyggande och långsiktigt är avgörande och där är en sund arbetsmiljö och en trygg organisation avgörande

Förändringsledning

Här behöver vi hjälp – ett tydligt stöd på vägen

För att åstadkomma en djup och långsiktig kulturförändring behövs en tydlig process som möjliggör delaktighet, öppen dialog och hållbar implementering.

Vi vill att förändringsledaren ska arbeta som stöd och resurs till samhällsbyggnadssektorns ledningsgrupp och vara ett tydligt stöd till sektorsdirektör samt avdelningschefer.

• Kartlägga nuläget genom intervjuer och dialogmöten med medarbetare och chefer.
• Utveckla en strategi och förändringsplan som knyter samman struktur (organisationsöversynen och den nya projektmodellen) med kultur kring våra värderingar om öppenhet och samarbete.
• Implementera genom förändringsledning och förankra nya arbetssätt, förändrade krav och förväntningar med nya roller och ansvarsområden.
• Följa upp och stödja ledare och medarbetare i att implementera nya beteenden, processer och samarbetsformer.
• Bidra till att bygga struktur och kultur för trygga ledningsgrupper inom sektorn

Förväntade effekter

• Effektivare samarbeten och bättre utnyttjande av vår gemensamma kompetens.
• Ökad transparens och tillit vilket minskar risken för maktkamper och osäkerhet.
• Trygghet och långsiktig hållbarhet genom tydligare struktur för hur vi arbetar och driver utveckling både strategiskt och operativt.
• Attraktiv arbetsplats med högt engagemang och tydligt mandat för alla medarbetare.

Tidplan

Uppdraget ska starta i april/maj 2025 och avslutas maj 2026 med möjlighet till förlängning. Uppskattad omfattning runt 300 timmar över ett års tid.

Arbetsinsatsen kommer vara indelad i ett par mer sammanhängande pass i uppstart och halvtid samt däremellan stöttning och uppföljning. Staden garanterar inga volymer.

Den organisationsöversyn som pågår nu ska träda i kraft 2 maj 2025. Projektmodell och processer för samhällsbyggnadsprojekt utvecklas parallellt och implementeras etappvis.

Förändringsresan mot en gemensam kultur startar i samband med att den nya organisationen definierats och beslutats och fortsätter därefter under en längre tid.

Uppdragsgivare

Sektorsdirektör för Samhällsbyggnad

Projektmodell och processer för samhällsbyggnadsprojekt utvecklas parallellt och implementeras etappvis.

Förändringsresan mot en gemensam kultur startar samband med att den nya organisationen definierats och beslutats och fortsätter därefter under en längre tid.

Krav på leverans

Kartlägga nuläget genom intervjuer och dialogmöten med medarbetare och chefer. Utveckla en strategi och förändringsplan som knyter samman struktur (organisationsöversynen och den nya projektmodellen) med kultur kring våra värderingar om öppenhet och samarbete. Implementera genom förändringsledning och förankra nya arbetssätt, förändrade krav och förväntningar med nya roller och ansvarsområden. Följa upp och stödja ledare och medarbetare i att implementera nya beteenden, processer och samarbetsformer. Bidra till att bygga struktur och kultur för trygga ledningsgrupper inom sektorn

Krav på oberoende

Att inte ha några nära personliga kopplingar till Sundbybergs stad och samhällsbyggnadssektorn i synnerhet. Allt för att undvika band och kopplingar som kan uppfattas som partiska och påverka uppdragets oberoende status.

Roll

Konsultstöd för förändringsledning

Projektorganisation

Konsulten rapporterar direkt till sektorsdirektör för Samhällsbyggnad

Krav på dokumentation

Det samma som under krav på leverans, enligt överenskommelse med Staden.

Distansarbete

Hybrid, enligt överenskommelse med Staden.

Hantering av personuppgifter

Personuppgifter kommer hanteras

Handlingar som ska ingå i offert

• CV
• Referensförteckning
• Certifikat
• Pris