Uppdragsbeskrivning

1 – Uppdragets innehåll och omfattning

Post- och telestyrelsen (PTS) kommer under november 2025 att utöka sin lokalyta på Hälsingegatan 38 i Stockholm med ytterligare ett våningsplan. PTS söker nu en strategisk partner/konsult som kan stötta och tillsammans med myndigheten utveckla och anpassa ett av myndighetens befintliga våningsplan samt det tillkommande våningsplanet. Syftet med uppdraget är att säkerställa en effektiv och välkoordinerad anpassning av lokalerna som stödjer myndighetens verksamhetsmål, arbetsmiljö och framtida behov.

PTS tillhandahåller befintliga ritningar över aktuella våningsplan som underlag för uppdraget. Konsulten/Konsulterna förväntas utgå från dessa ritningar vid framtagande av förslag till planlösning och lokaldisposition.

2 – Huvudaktiviteter

Bakgrund

• Ett befintligt och ett nytt våningsplan behöver anpassas för nya förutsättningar

Behov

• En projektledare för stöd och planering inför anpassning av lokalerna samt för styrningen av anpassningarna – i dialog med alla parter (hyresvärd, leverantörer, kontaktpersoner på PTS m.fl.) under arbetets gång.
• En arkitekt för stöd och planering av lokalernas utformning (antal arbetsplatser, antal mötesrum, framtida behov m.m.).
• Konsulten/konsulterna ska kunna analysera befintliga ritningar och identifiera förutsättningar för, och komma med förslag på anpassningar.
• Uppdraget kan genomföras av en konsult som innehar båda rollerna, eller av två konsulter med kompletterande kompetens (projektledning och arkitektur). Anbudsgivaren ska beskriva hur rollerna samverkar för att säkerställa ett sammanhållet och effektivt genomförande.

Förutsättningar

• PTS hyr idag våning 2 – 6 på Hälsingegatan 38
• Våning 2: Omklädningsrum, cykelförråd m.m.
• Våning 3: Reception och mötesrum
• Våning 4: Arbetsplatser och ett fåtal mötesrum
• Våning 5: Mötesrum och lunchrum
• Våning 6: Arbetsplatser och mötesrum
• PTS har sedan tidigare ett inredningskoncept avseende färger och materialval.

Målsättning

• Att anpassningen av det befintliga våningsplanet och det tillkommande våningsplanet blir så behovs- och framtidsanpassade som möjligt.
• PTS vill ha en liknande lösning som finns på myndighetens övriga våningsplan.

3 – Tidplan

PTS får tillträde till den aktuella lokalen i mitten av november 2025. Uppdraget förväntas påbörjas i början av december och pågår fram tills att anpassningarna av våningsplanen är genomförda och funktionella.

Beräknad projekttid:

• 1 december 2025 – 31 maj 2026. En del av den nya lokalen ska vara färdigställd och tillgänglig för inflyttning senast maj 2026. Exakt start för uppdraget överenskommes tillsammans med konsulten/konsulterna.

Option:

• PTS förbehåller sig rätten att förlänga uppdraget med fyra (4) optioner om tre (3) månader vardera, dock längst till 30 juni 2027. Beslut om nyttjande av option ska meddelas minst en (1) månad innan ordinarie avtalstid löper ut. Detta sker genom överenskommelse.

Omfattning:

• Uppdragets omfattning bedöms initialt motsvara deltid och kan variera över tid beroende på verksamhetens behov och projektets utveckling. Eventuella förändringar av omfattning och inriktning ska ske inom ramen för avtalets syfte efter överenskommelse mellan PTS och tilldelad konsult/konsulter.

4 – Avstämningar

Konsulten/konsulterna ska kalla till möten löpande enligt överenskommelse i frågor som har påverkan på det fortsatta arbetet för de olika delarna.

5 – PTS förväntningar på konsulten/konsulterna

Konsulten/konsulterna förväntas arbeta självständigt och i nära dialog med PTS projektledning. Eventuell projektplan tas fram gemensamt i uppstarten av uppdraget och ligger därefter till grund för planering och genomförande. Uppdraget innefattar att samordna berörda parter (hyresvärd, leverantör, interna kontaktpersoner) och bidra aktivt med lösningsförslag.

Konsulten/Konsulterna ska uppfylla följande skakrav:

• Minst fem (5) års dokumenterad erfarenhet av projektledning inom lokalplanering, kontorsutveckling eller flyttprojekt.
• God förmåga att planera, leda och följa upp uppdrag med flera parallella aktörer.
• Förmåga att tolka och arbeta med skisser och befintliga ritningar i relevanta programvaror (t.ex. AutoCAD, Revit, SketchUp).

Två (2) referensuppdrag ska redovisas per roll (projektledare respektive arkitekt) och får inte vara äldre än fem (5) år.

Referenserna ska:

• Inte vara äldre än fem (5) år räknat från sista anbudsdag
• Avse uppdrag av motsvarande omfattning och komplexitet
• Innehålla uppgifter om uppdragsgivare, projektets omfattning, roll och tidsperiod.

6 – Utvärdering

Anbudsgivare ska beskriva hur man avser att genomföra det här uppdraget utifrån erfarenhet, kompetens och de förutsättningar som givits i denna offertförfrågan.

Av beskrivningen ska minst framgå

• Hur uppdraget kommer att planeras att genomföras
• Hur uppdraget kvalitetssäkras[PM2]

PTS kommer även att genomföra fysiska intervjuer på cirka 60 minuter. Under intervjun kommer PTS att bedöma kunskap, erfarenhet och personliga egenskaper samt metod och uppdragets genomförande. Intervjuerna kommer troligtvis att äga rum under vecka 47. Om anbudsgivaren offererar två konsulter ska båda konsulterna delta vid samma intervju.

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se