Uppdragsbeskrivning

Avropet omfattar en (1) resurskonsult för utförande av beskrivet uppdrag.

Uppdraget går ut på att ta fram behandlingsregister i enlighet med GDPR för 10 nämnder i Sundbybergs stad:

• Kommunstyrelsen
• Grundskole- och gymnasienämnden
• Förskolenämnden
• Äldrenämnden
• Social- och arbetsmarknadsnämnden
• Kultur- och fritidsnämnden
• Stadsmiljö-och trafiknämnden
• Byggnads- och tillståndsnämnden
• Överförmyndarnämnden
• Valnämnden

Detta ska ske utifrån av beställaren förbestämd mall (se Bilaga 1).

I samband med detta ska även en huvudsaklig informationsflödesanalys för respektive nämnd för att säkerställa rätt fokus i nämndens behandlingsregister (och som underlag för prioriteringar i det övriga dataskyddsarbetet per nämnd).

Uppdraget kan utföras till stor del på distans, även om platsbesök i Sundbybergs stad välkomnas och uppmuntras. Vid Workshops mm krävs fysiskt deltagande.

Uppdraget ska påbörjas före årsskiftet och förväntas pågå enligt nedan angiven kontraktstid.

Krav på leverans

Önskat slutresultat:

• Ett behandlingsregister per nämnd à 60-100 rader i den framtagna Excel-mallen.
• En PPT-presentation som beskriver personuppgiftsflödet huvudsakligt och översiktligt för var och en nämnd (processbeskrivning).

Roll

Förmedlaren ska tillhandahålla en konsult med juridisk kompetens och erfarenhet av arbete i kommun.

Förväntat resultat

Arbetsuppgifter:

• Kartlägg det huvudsakliga informationsflödet inom var och en nämnd, mellan nämndens sektor och andra sektorer, och mellan nämndens ansvarsområden och externa leverantörer.
• Ta fram behandlingsregister med fokus på kärnverksamheten (använd befintlig mall, se Bilaga 1).

Genomförande:

• Intervjuer med respektive sektors systemförvaltare och vissa verksamhetskunniga utifrån underlag från beställarens dataskyddsstrateg,
• strukturerande av inhämtad information enligt instruktioner från dataskyddsstrategen,
• vid behov en workshop per nämnd (totalt 10 st) med lämpliga representanter för verksamheten för att kvalitetssäkra helheten.

Projektorganisation

• Dataskyddsstrateg – Huvudkontaktperson för konsulten under det löpande arbetet – Får färdiga kartor över hur dataskyddsarbetet inom staden bör utformas och prioriteras.
• Stabschef sektorn för ledning och samordning – Ansvarig beställare
• Sektorsdirektör – får en färdig karta över hur dataskyddsarbetet inom sektorn bör utformas och prioriteras
• Sektorns dataskyddssamordnare – Kontaktperson för konsulten under det löpande arbetet – Får en färdig karta över hur dataskyddsarbetet inom sektorn bör utformas och prioriteras.
• Systemförvaltare – Behöver svara reaktivt på frågor från konsulten om det ”egna” IT-systemet, hur detta fungerar och vad som idag finns i det.

Krav på dokumentation

• Behandlingsregister baserat på mall i Excel eller motsvarande i Stratsys (beställaren avgör).
• Informationsflödeskartläggning i Powerpoint.

Hantering av personuppgifter

Ja, i samband med intervjuer och mailkorrespondens. Inga känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter kommer att hanteras.

Handlingar som ska ingå i offert

• CV
• Referensförteckning
• Pris

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se