Uppdragsbeskrivning

Visit Skåne AB har en långsiktig strategisk färdplan som guidar dem mot 2030, nerbrutet i affärs och verksamhetsplan. Där sätts resultat och verksamhetsmål för deras löpande arbete som sedan genomförs primärt i olika processer, projekt och genom olika evenemang. Det arbetet sker agilt, i kvartala etapper som ställer krav på att medarbetare kan se hur insatser som genomförs operativt i en etapp, leder mot verksamhetsmål eller strategiska prioriteringar. Detta innebär att de har höga krav på interna system som ska tillgodose intern kommunikation, dokumentation samt verksamhets-rutiner för ovan verksamhetsstruktur.

Målet med uppdraget är att utveckla och stödja organisationen med hjälp av digitalisering. Efter utfört uppdrag är de i startgroparna för att implementera nya digitala system som stöder deras centrala processer från verksamhetsstyrning till operativt arbete. Systemen ska kommunicera, komplettera och ledas i synergi med varandra för att optimera arbetet. En positiv effekt kommer även bli en förbättrad arbetsmiljö. För att organisera en utveckling upphandlar Visit Skåne AB en organisationskonsult med särskilt fokus på användarvänlighet, digitalisering och säkerhet, tex GDPR. Användarperspektivet kommer att ges stor tyngd.

Uppdragets specifika innehåll har två delområden:

Del 1

• Inventering, kartläggning och gapanalys (vad saknas, vad kan förbättras) av centrala processer för verksamheten och delar kopplade till funktioners specifika uppdrag
• Behovsanalys av användarnas behov, kopplat till operativt arbete och verksamhetsstruktur
• Kartläggning av i vilken utsträckning det finns möjligheter att använda nuvarande system för att möta våra behov
• Arbeta fram och prioritera en kravställning för digitala lösningar och rutiner som ska stödja verksamheten

Del 2

• Föreslå steg för hur vi ska organisera, förenkla, effektivisera och synkronisera vårt arbete digitalt
• Föreslå möjliga rutiner och digitala lösningar för test och implementering

Uppdraget omfattar bland annat att svar finns på följande frågor:

• Vilka informationsflöden i vår verksamhet och vad skapar de för behov?
• Vilka digitala system kan bidra till att skapa engagerade, informerade medarbetare?
• Var har vi för suboptimering i våra rutiner och informationsflöden där digitala system kan vara en lösning?
• Hur kan vi styra och följa upp verksamheten på ett effektivt sätt med digitala system?
• Hur förenklar och effektiviserar vi vårt arbete med hjälp av digitala system?

Några centrala behov som systemen ska stödja är:

• Verksamhetsstyrning (t.ex. verksamhetsbudget, översiktligt och lättillgängligt såsom storlek på projektbudgetar, tillgängliga budgetmedel för äskning, spenderade medel hittills för en viss funktion, procent i beläggning av personalresurser i etapper, prioriterade och nedprioriterade insatser i en etapp)
• Dokumentation (t.ex. plats för förvaring av dokument)
• Administrativa rutiner (t.ex. enkla och användarvänliga rutiner för diarieföring, beställning av arbetsmaterial såsom datorer, telefoner, allt son underlättar ”det ska vara enkelt att göra rätt”)

Resultat från uppdraget:

• Tydliga rutiner och strukturer som stödjer och optimerar verksamheten
• Effektiva och säkra digitala verktyg och stödsystem
• Uppföljning från detaljerad nivå tex projektnivå till övergripande nivå tex rapportering till styrelsen

Skallkrav:

• Föreslagna stödsystem ska ta i beaktande Region Skånes krav på digital säkerhet och tillgänglighet
• Kunskap om tillgänglighetsanpassning
• Kunskap om Region Skånes krav på säkerhet
• Kunskap om hur Region Skånes digitala verktyg kan optimeras

Följande kompetenser ser vi som viktiga (kategori):

• Verksamhetskonsult
• Verksamhetsarkitekt
• Verktygsspecialist
• Interaktionsdesigner

Initialt Malmö men även på distans

VID TEAMLEVERANS KAN ANSÖKAN/ANBUD MAILAS TILL ANNA

Detta ska innehålla CVn, tillgänglighet och pris, samt en motivering/anbud som beskriver hur ni tänker ta er an uppgiften.

Enskilda ansökningar sker som vanligt via denna hemsida.

Upgraded People tillsammans med Region Skåne agerar i enighet med och står bakom EUs och Sveriges sanktioner mot Ryssland och de som omfattas av dessa. Det medför att leverantörer som svarar på anbud för att leverera kompetens via Upgraded People till Region Skåne ger egen garanti om att leverantören ej omfattas av sanktionerna, och sedermera står bakom dessa med samma ståndpunkt.