Uppdragsbeskrivning

Sundbyberg stad befinner sig i uppstartsfasen av att införa portföljstyrning inom samhällsbyggnadsområdet. Riktlinjer och strukturer finns delvis framtagna men är ännu inte fullt implementerade och behöver vidareutvecklas för att möta kraven från både stadens organisation och kommunkoncernen.

Avropet omfattar kvalificerat processtöd för att etablera, utveckla och strukturera en sammanhållen modell för portföljstyrning. Uppdraget inkluderar bland annat analys av befintlig modell, utveckling av struktur för stadens olika portföljer, framtagande av roller och ansvar samt eventuellt stöd vid implementering och framtagande av rutiner och mallar. Uppdraget är i huvudsak en punktinsats men kan även omfatta visst löpande stöd under implementeringsfasen. Konsultstödet utförs i nära samarbete med sektorn för samhällsbyggnad.

Krav på leverans

Konsulten ska leverera följande:

1. Utveckla nuvarande portföljstyrningsmodell:

• Identifiera styrkor, svagheter och utvecklingsbehov
• Definiera tydliga gränssnitt och beslutsordning mellan projektportföljen, ekonomistyrningen och fysisk planering.

2. Framtagande av struktur för stadens portföljer

• Definition av portföljtyper
• Kriterier för prioritering och urval

3. Förslag till styrning, roller och ansvar

• Tydlig struktur för portföljstyrningsprocessen och dess årshjul
• Förslag på roller, ansvar, forum och beslutsvägar

4. Resursanalys

• Ta fram en modell för att bedöma stadens egen genomförandekapacitet i relation till portföljens behov

5. Stöd vid implementering (vid behov)

• Upprättande av rutiner, mallar och arbetssätt
• Löpande rådgivning

Konsulten ska säkerställa att föreslagna roller och processer kan hantera de utbyggnadsscenarier och den portföljanalys som tas fram parallellt.

Slutleverans skulle kunna bestå av, efter överenskommelse:

• Sammanfattande rapport och presentationsmaterial
• Rekommendationer för fortsatt implementering och förvaltning

Projektorganisation

Konsulten rapporterar till samhällsbyggnadsstrategen som leder uppdraget med utveckling av portföljstyrning.

Säkerhetskrav

Information som tillhandahålls inom ramen för uppdraget kan vara av strategisk och ekonomisk betydelse för beställaren, exempelvis avseende investeringsplaner, exploateringsrelaterade uppgifter, finansiella analyser samt uppgifter kopplade till samhällsviktig infrastruktur såsom t.ex. vatten- och avloppssystem eller underjordsanläggningar.

Leverantören ska hantera all information med hög grad av aktsamhet och förbinder sig att:

• inte sprida, tillgängliggöra eller på annat sätt röja information till tredje part utan beställarens skriftliga godkännande
• endast använda informationen för genomförandet av uppdraget
• säkerställa att information lagras och hanteras på ett betryggande sätt, exempelvis genom att undvika privata lagringsytor och säkerställa spårbarhet i leveranser
• Leverantören ansvarar för att samtliga personer som deltar i uppdraget följer dessa krav.
• Särskilda säkerhetskrav vid behov

Om uppdraget innebär hantering av information som bedöms vara särskilt skyddsvärd, exempelvis uppgifter rörande samhällsviktig eller känslig infrastruktur (såsom underjordiska anläggningar eller detaljerad VA-information), kan beställaren komma att ställa ytterligare krav.

Sådana krav kan exempelvis omfatta:

• tecknande av särskilt sekretessavtal
• begränsning av åtkomst till viss information
• särskilda krav på lagring och informationshantering
• säkerhetsprövning av konsulter

Om informationen efter särskild bedömning omfattas av säkerhetsskyddslagstiftningen kan även krav enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) bli aktuella.

Möjlighet till förlängning: 

Kan förlängas med tre (3) månader åt gången i upp till tjugofyra (24) månader.

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se