Uppdragsbeskrivning

Vi söker en administratör till ett uppdrag med fokus på administrativt stöd och samordning inom verksamheten. Rollen innebär att ge stöd till enhet, enhetschef och särskilda projekt i syfte att avlasta och säkerställa att administrativa processer hanteras effektivt samt enligt gällande regler och rutiner.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Stöd till chef i form av kalenderhantering, prioritering av arbetsuppgifter samt planering och uppföljning av aktiviteter.
• Planering och organisering av möten, konferenser och resor, inklusive bokning av lokaler, resa och boende.
• Hantering av administrativa uppgifter såsom dokumenthantering, mötesprotokoll och ärendehantering i digitala system.
• Enklare fakturahantering, hantering av offerter/beställningar och enklare budgetuppföljning.
• Samordning och uppföljning av projektadministrativa uppgifter, exempelvis tidsplaner och dokumentation.
• Kommunikation med interna och externa aktörer, inklusive professionell skriftlig och muntlig kontakt.

Krav på efterfrågad konsult:

• Erfarenhet av administrativt arbete: Dokumenterad erfarenhet av att hantera administrativa uppgifter såsom mötesplanering och dokumenthantering.
• God datorvana: Förmåga att arbeta med MS Office-paketet (Word, Excel, PowerPoint) samt andra vanliga administrativa system och digitala verktyg för ärendehantering och diarieföring.
• Erfarenhet av ekonomiadministration: Erfarenhet av att hantera enklare ekonomiadministration,
• Erfarenhet av mötes- och reseplanering: Erfarenhet av att organisera och samordna möten, konferenser och resor, inklusive bokning av lokaler, resa och boende. såsom fakturahantering och offerter/beställningar.
• God kommunikationsförmåga: Förmåga att formulera sig tydligt och professionellt både i tal och skrift, samt vana vid att skriva minnesanteckningar och svara på förfrågningar från både interna och externa intressenter.
• Kunskap om offentlig förvaltning: Grundläggande förståelse för statlig verksamhet och hur myndigheter arbetar.
• Förmåga att hantera konfidentiell information: Erfarenhet av att hantera känslig eller sekretessbelagd information.
• Självständighet och prioriteringsförmåga: Förmåga att arbeta självständigt och prioritera mellan uppkomna och rutinmässiga arbetsuppgifter för att effektivt stödja enheten i dess dagliga verksamhet och med ett serviceinriktat arbetssätt.
• Grundläggande projektadministration: Erfarenhet av att stötta i projektadministrativa uppgifter, såsom att följa upp tidsplaner, skapa projektmappstrukturer och hantera projektdokumentation