Uppdragsbeskrivning

Vi söker en senior rådgivare inom verksamhetsutveckling och upphandlingsförberedelser för verksamhetssystem.

En upphandling av framtida verksamhetssystem för ärende- och informationshantering förbereds inom en bred och komplex verksamhet med flera verksamhetsområden, processer, användargrupper och rättsliga krav. Projektet befinner sig i en inledande analys- och förberedelsefas.

Det är ännu inte beslutat om framtidens behov bäst tillgodoses genom ett sammanhållet verksamhetssystem, flera specialistlösningar eller en kombination. Behovsanalysen ska därför genomföras leverantörsoberoende utan att verksamheten på förhand låses vid en viss produkt, teknisk lösning eller systemstruktur.

En intern projektledare ansvarar för projektledning, samordning, förankring och uppföljning. Din huvudsakliga uppgift är att vara ett kvalificerat metod-, analys- och processtöd i behovsanalysen.

Tillsammans med projektledaren ska du planera analysens genomförande och genom intervjuer, workshops, dokumentanalys och andra lämpliga metoder hjälpa verksamheten att identifiera, beskriva, strukturera och prioritera faktiska behov, problem, beroenden och utvecklingsmöjligheter.

En viktig del av uppdraget är att ställa fördjupande och utmanande frågor, synliggöra behov och risker som verksamheten själv inte har identifierat samt skilja mellan egentliga verksamhetsbehov, befintliga arbetssätt och önskemål om specifika systemlösningar.

Du ska tillsammans med projektledaren bidra till metod, avgränsning, aktiviteter och analysstruktur samt förbereda och facilitera prioriterade intervjuer och workshops med berörda verksamheter och stödfunktioner. Du ska även bidra med relevanta frågeställningar, analysmodeller och erfarenheter från jämförbara uppdrag.

På en övergripande nivå ska du analysera centrala processer, informationsflöden, roller, systemberoenden och integrationsbehov samt identifiera och strukturera gemensamma och verksamhetsspecifika behov. Analysen ska även uppmärksamma manuella moment, dubbelregistrering, bristande systemstöd och möjliga områden för automatisering.

Du ska stödja verksamheten i att strukturera och prioritera grundläggande behov och utvecklingsönskemål samt uppmärksamma rättsliga, arkivmässiga, informationssäkerhetsmässiga, dataskyddsrelaterade och tekniska förutsättningar som behöver hanteras framåt.

Uppdraget ska även bidra till att identifiera strategiska vägval, exempelvis ett eller flera system, plattform kontra specialistlösningar och gränsdragningar mot andra system, samt till en övergripande målbild för framtida arbetssätt, informationshantering och systemstöd.

Du ska också identifiera frågor som behöver utredas vidare genom exempelvis specialistbedömningar, omvärldsbevakning, marknadsdialog eller RFI. Kartläggningen ska utgå från prioriterade processer och representativa typfall och omfattar inte en detaljerad kartläggning av samtliga processer eller ärendetyper.

Arbetet genomförs i nära samverkan med projektledare, projektorganisation, upphandlingsfunktion, systemägare, systemförvaltning och representanter för berörda verksamheter. Relevanta deltagare och underlag kommer att finnas tillgängliga.

Uppdraget kan till övervägande del genomföras på distans. Du ska dock kunna närvara på plats vid uppstart, centrala workshops, valideringstillfällen och andra särskilt överenskomna aktiviteter där fysisk närvaro bedöms ge ett tydligt mervärde. Övriga intervjuer, möten, analyser och dokumentationsarbete kan genomföras på distans.

Förväntat resultat

Uppdraget ska resultera i en strukturerad och kvalitetssäkrad grund för det fortsatta upphandlingsarbetet.

Leveransen ska omfatta en arbets- och metodplan för behovsanalysen med avgränsning, prioriterade processer och typfall, aktiviteter, ansvar och avstämningspunkter. Den ska även innehålla en övergripande nulägesbild av centrala arbetssätt, användargrupper, informationsflöden, systemstöd, integrationer, beroenden och identifierade problem.

Leveransen ska tydliggöra gemensamma och verksamhetsspecifika behov, grundläggande behov och utvecklingsönskemål, funktionella och icke-funktionella behov samt verksamhetsbehov i förhållande till föreslagna lösningar. Den ska även beskriva en övergripande målbild för framtida arbetssätt, informationshantering och systemstöd samt identifierade strategiska vägval, risker, beroenden och kunskapsluckor.

Du ska lämna rekommendationer för fortsatt arbete, inklusive vilka frågor som bör hanteras genom fortsatt utredning, specialistbedömning, omvärldsbevakning, marknadsdialog eller RFI samt förslag på aktiviteter och prioriteringar för nästa fas.

Slutrapport och relevanta analys- och workshopunderlag ska överlämnas i redigerbara och allmänt användbara format och kunna användas som grund för beslut om fortsatt inriktning. Leveransen ska vara spårbar till genomförda aktiviteter och relevanta underlag.

Uppdraget omfattar inte framtagande av en fullständig kravspecifikation, fullständiga juridiska eller tekniska specialistutredningar eller ett komplett upphandlingsunderlag.

Obligatoriska kvalifikationer

• Dokumenterad erfarenhet av att självständigt planera, leda och genomföra metod- och analysarbete inom behovsanalyser inför upphandling eller större förändring av verksamhetssystem.
• Erfarenhet av processkartläggning, verksamhetsanalys och kravbildsarbete i komplexa organisationer.
• Erfarenhet av att planera och facilitera intervjuer och workshops med deltagare från olika professioner och organisatoriska nivåer.
• Förmåga att skilja mellan verksamhetsbehov, funktionella och icke-funktionella krav, tekniska lösningar och organisatoriska förändringsbehov.
• Erfarenhet av att identifiera och strukturera gemensamma respektive verksamhetsspecifika behov.
• Kunskap om hur resultatet från en behovsanalys kan omsättas till underlag för marknadsdialog, RFI, kravställning och upphandling.
• God förmåga att analysera, dokumentera och presentera komplex information på ett tydligt, strukturerat och pedagogiskt sätt.
• Förmåga att arbeta leverantörsoberoende och objektivt.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.
• Ska kunna redovisa minst två relevanta referensuppdrag av jämförbar karaktär där din personliga roll och ditt ansvar framgår.

Det anses som meriterande om du har erfarenhet av behovsanalys inför eller upphandling av ärendehanterings-, myndighets- eller verksamhetssystem inom kommun, region eller annan offentlig verksamhet. Det är även meriterande med erfarenhet från samhällsbyggnadsområdet eller annan verksamhet med omfattande myndighetsutövning samt kunskap om registratur, diarieföring, dokument- och ärendehantering, e-arkiv och informationsförvaltning.

Erfarenhet av uppdrag där strategiska vägval har analyserats mellan ett gemensamt system, flera specialistlösningar eller en modulär systemarkitektur är också meriterande. Detsamma gäller erfarenhet av integrationer, informationsflöden, migrering och avveckling av äldre system samt kunskap om informationssäkerhet, dataskydd, behörighetsstyrning, loggning och kontinuitet.

Det är även meriterande med erfarenhet av RFI, marknads- eller leverantörsdialog och systemdemonstrationer samt erfarenhet av förändringsledning och införande av nya arbetssätt.