Uppdragsbeskrivning

Beskrivning av uppdraget

Mälardalstrafik söker kvalificerat och oberoende konsultstöd för att genomföra en övergripande genomlysning av bolagets organisation och lämna rekommendationer för det fortsatta organisationsutvecklingsarbetet.

Mälardalstrafik har under 2025 påbörjat och 2026 bedrivit ett organisationsutvecklingsarbete under namnet Kulturresan. Arbetet har omfattat flera delar av bolagets styrning, organisation och interna arbetssätt. Som en del av det fortsatta utvecklingsarbetet vill Mälardalstrafik få en extern bedömning av organisationens nuläge, genomförda förändringar och prioriterade utvecklingsbehov.

Uppdraget ska ge Mälardalstrafik ett oberoende och användbart underlag för fortsatt utveckling av organisation, styrning, ledning, roller, ansvar, processer och arbetssätt.

Uppdraget ska genomföras med hög integritet, metodisk tydlighet och förståelse för att organisationsutveckling kan beröra olika perspektiv och intressen inom verksamheten.

Syftet med uppdraget är att:

• Genomföra en övergripande bedömning av hur organisationen fungerar,
• utvärdera relevanta delar av genomförda och pågående organisationsförändringar,
• identifiera styrkor, risker och prioriterade utvecklingsområden,
• bedöma om styrning, ledning, roller, ansvar och arbetssätt stödjer verksamhetens behov,
• lämna konkreta och prioriterade rekommendationer för det fortsatta utvecklingsarbetet, samt
• stödja Mälardalstrafik i att omsätta rekommendationerna i en översiktlig handlingsplan.

Uppdraget är inte avsett att utgöra en fullständig genomlysning av samtliga delar av bolagets verksamhet. Konsulten ska, inom uppdragets tids- och kostnadsram, fokusera på de områden som efter en inledande analys bedöms vara mest väsentliga.

Konsulten/konsulterna som antas för uppdraget måste vara tillgängliga att påbörja uppdraget redan den 24 september på plats i Mälardalstrafiks lokaler i Stockholm.

Beskrivning av omfattning och utförande

Leverantören ska utforma och genomföra uppdraget på ett sätt som tillvaratar såväl extern expertis som Mälardalstrafiks egna erfarenheter och kunskaper. Genomlysningen ska bygga på en kombination av forsknings- eller erfarenhetsbaserade metoder och den verksamhetskunskap som finns inom organisationen.

Uppdraget ska genomföras inom en maximal omfattning om 300 timmar. Konsulten ska anpassa metod, datainsamling och leveranser efter denna omfattning. Uppdraget ska utföras med fokus på framtida organisation och förbättringar, och innehåller minst följande delar:

• Inledande planering
• Övergripande organisationsanalys
• Utvärdering av genomförda och pågående förändringar
• Analys av relevanta verksamhetsunderlag
• Rekommendationer och översiktlig handlingsplan

Leverantören ska i en genomförandebeskrivning beskriva en föreslagen metod som är anpassad till uppdragets syfte, tidplan och maximala omfattning om 300 timmar.

Metoden kan exempelvis innehålla:

• Analys av relevanta interna underlag,
• intervjuer,
• fokusgrupper eller gruppintervjuer,
• workshops,
• organisations- och processanalys,
• kvalitetssäkring av preliminära iakttagelser, och
• presentation och gemensam bearbetning av rekommendationer.

Leverantören ska använda metoder och arbetssätt som har stöd i forskning eller beprövad erfarenhet inom organisationsutveckling. Observera att genomförandebeskrivningen ska utvärderas enligt bifogad bilaga.

Förväntade leveranser

Uppdraget planeras tillsammans med Mälardalstrafiks ledning, men ska som minst innehålla nedan leveranser om inget annat överenskommes:

• En kortfattad genomförandeplan med avgränsning, metod, aktiviteter, tidplan etcetera,
• presentation av preliminära iakttagelser och identifierade utvecklingsområden för en av Mälardalstrafik utsedd grupp,
• slutrapport,
• översiktlig handlingsplan, samt
• slutpresentation och workshop.

Slutrapport, presentationsmaterial och handlingsplan ska överlämnas i redigerbart format och på svenska.

Övriga villkor

• Leverantörer får offerera en konsult som ansvarar för hela uppdraget eller ett sammanhållet team om upp till två konsulter. Om två konsulter offereras ska respektive konsults roll anges tydligt.
• Konsulten/konsulterna måste kunna påbörja uppdraget den 24 september 2026 på plats i Mälardalstrafiks lokaler i Stockholm.
• Arbetet genomförs därefter genom en kombination av arbete på distans och arbete i Mälardalstrafiks lokaler i Stockholm. Intervjuer, workshops och presentationer ska genomföras fysiskt när Mälardalstrafik bedömer att detta är lämpligt.
• Omprioritering mellan aktiviteter och leveranser får ske efter överenskommelse med Mälardalstrafik, under förutsättning att uppdragets övergripande syfte och maximala omfattning inte förändras.
• Uppdraget ska slutföras innan årsskiftet 2026/2027. Om Mälardalstrafik önskar mer stöd därefter kan uppdraget förlängas i maximalt sex månader. I sådant fall utökas även den maximala uppskattningen av timmar.
• Mälardalstrafik förbehåller sig rätten att verifiera referensuppdrag.
• Tidredovisning ska bifogas vid fakturering
• Konsulten ska underteckna sekretessförbindelse innan uppdragsstart, och jävsdeklaration vid behov.
• Om leverantören anser att uppgifter omfattas av sekretess ska detta anges med motivering.

Utvärdering av avropssvar

Mälardalstrafik kommer att utvärdera avropssvar enligt bifogad bilaga. Observera att offerter som inte innehåller efterfrågade handlingar inte heller kommer kunna utvärderas. Mälardalstrafik kommer att informera konsult/er som går vidare till intervju senast den 18 september, och konsult/er ska vara tillgängliga för intervju redan under förmiddagen den 21 september. Intervjun hålls på plats i Mälardalstrafiks lokaler i Stockholm.

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal, klicka här: https://portal.upgraded.se