Uppdragsbeskrivning

Uppdragets syfte är att under 2023 och 2024 utveckla dokumenthantering, ärende och processtöd kopplat till de krav som ställs på en offentlig myndighet.

Konsulterna ska utifrån verksamhetens funktionella krav, designa en teknisk lösning utifrån produktens arkitektoniska och funktionella möjligheter, som uppfyller ställda funktionskrav. Det innebär att leverantörens systemarkitekt och kravanalytiker utifrån verksamhetens funktionella krav skapar tekniska krav till utvecklarna av systemet. Utvecklarna tar fram en version av de funktionella kraven som deras testresurser testar utifrån de funktionella kraven. Konstateras att de funktionella kraven uppfylls ska lösningen förevisas för kunden. Implementeringsplan utformas och stäms av med leverantören för applikationsdrift. All utveckling sker agilt i planerarbara sprintar.

Konsulterna ska vara certifierade enligt Opentext certifieringsprogram, gäller samtliga utvecklare och lösningsarkitekter. Samt mångårig erfarenhet av integrationer med olika system som web, HR- och ekonomisystem.

Ärende och Processtöd
I befintlig installation av Dokumenthanteringsplattformen DokIT sker all ärendehantering i den gamla klassiska Opentext Content server plattformen. För att förbättra och effektivisera ärendehanteringen har Region Skåne införskaffat produkten AppWorks från OpenText. AppWorks är ett ärende och processhanteringsstöd som förbättrar och underlättar för handläggares ärendehantering.

Hantering av verksamhetsstöd
I nuläget används AppWorks i en lösning för att effektivisera Region Skånes hantering av kulturstöd, lösningen omfattar hela processen, från annonsering till ansökan, handläggning och rapportering.

För att klara flera olika typer av stöd ska lösningen anpassas till en mer generisk lösning, som lätt kan appliceras till olika verksamheters behov för stödhantering.

Under 2023 ska succesivt ett antal olika stödformer införas i den generiska lösningen.

Ärende 2.0
Ärende 2.0 är Region Skånes arbetsnamn för en generisk process för ärendehantering, implementerad i AppWorks, som omfattar diariets behov för diarieföring, säkerställer att legala krav för en myndighets ärende- och dokumenthantering, såsom tillgänglighet, arkivering och gallring efterlevs. Samt att övrig generell ärendehantering som är kopplad till strukturerad dokumenthantering har stöd, exempels att projekt och uppdrag genomförs enligt en fastställd process och att handlingar som upprättas diarieförs enligt ställda krav.

Ett antal av Region Skånes ärendeprocesser, däribland den politiska nämnsadministrationen, hanteras för närvarande i DokIT. Administrationen stödjer och driver de olika politiskt styrda nämndernas hantering av ärenden och uppdrag som ska beredas och beslutas. Processen för denna administration är tämligen komplex. Dokumentmallar hanteras i Exstream och för vissa mallar hämtas innehåll från redan färdigställda dokument. Det används även textresurser med möjlighet att redigera via retouch och regenerate preview. Det finns även funktioner som via webreports hämtar och uppdaterar information vid skapande av handlingar. Denna komplexa lösning ska byggas om i AppWorks för att underlätta och effektivisera för användarna.

Handläggningen omfattar allt från att skapa ärenden, koppla uppdrag till ärenden och planera in uppdragen till de olika nämndernas möten. Lösningen ska även omfatta integrationer med Region Skånes website för publicering av dagordning, uppdrag och mötesprotokoll med flera dokumenttyper. Det finns även en befintlig integration mot Netpublicator för att ge förtroendevalda kontrollerad tillgång till samtliga handlingar via sina läsplattor. Nämndsprocessen är den mest omfattande av de processer som ska införas på Ärende 2.0.

Ärende 2.0 och det generiska processtödet för hantering av verksamhetsstöd ska utvecklas på samma grund och använda samma ramverk för diarieföring, arkivering, gallring och integrationer med övriga system (Content Server, skane.se, med flera) då även administrationen av verksamhetsstöden är ärenden.

Dokumenthantering
Uppdragets syfte består också i att under 2023 och 2024 utveckla den regiongemensamma dokumenthanteringsplattformen DokIT. DokIT bygger på produkter från leverantören OpenText och är huvudsakligen utvecklat på produkten Content Server. De olika delmålen som ingår är anpassningar för en fullt fungerande modern lösning som uppfyller Region Skånes och en offentlig myndighets krav på dokumenthantering. DokIT har idag fungerande lösning för ärendehantering och dokumenthantering i det gamla användargränssnittet klassisk-vy. Förnärvarande pågår en anpassning och övergång till nytt användargränssnitt som kallas smart-vy. För att genomföra denna förändring behöver följande uppdrag/projekt genomföras.

Integration Office 365
DokIT kan och ska integreras mot Microsoft Office 365.

I steg ett ska integrationen omfatta anpassningar för Officepaketet som innebär bland annat samtidig redigering av dokument.

Steg två omfattar integration mot Teams för att möjliggöra samarbete med interna och externa parter utan att äventyra säkerhet och en korrekt dokumenthantering.

Införa Core signatur och nytt signeringsflöde för signering av extern part
Region Skåne har införskaffat licenser för en extern signeringstjänst, OpenText Core Signature. Tjänsten ska anpassas för autetisering och signering med i första hand Bank-ID och Freja. För att möjliggöra signering av handlingar av externa parter ska ett nytt arbetsflöde införas för att skicka och ta emot externt signerade dokument.

Införande av två faktors autentisering med hjälp av SITHS-kort i DokIT
När informationsmängderna ökar i DokIT och det kommer mer och mer information som är sekretessklassad så behöver vi införa två faktors autentisering i DokIT. Autentiseringen ska ske med Region Skånes eID och det ska vara möjligt med Single Sign-On. Om användaren är autentiserad mot Region Skånes AD ska användaren loggas in i DokIT med automatik om de har behörighet.

Stöttning vid införande av ytterligare funktionalitet i DokIT
DokIT kommer växa och målet är att interagera med flera olika system inom Region Skåne på sikt. Leverantören ska kunna bistå med kompetens för systemintegration om det blir aktuellt inom ramen för avropet.

Estimerat
Utveckling av beskrivna uppdrag kommer inte alla att bedrivas parallellt då Region Skåne inte har kapacitet och förmåga att kravställa och ta emot så omfattande leveranser. Bedömningen är att Region Skåne kan möta ett team som levererar 800 timmar i månaden. Huvuduppdragen ska bemannas med kompetenser bestående av arkitekt och utvecklare samt möjlighet till testare och scrum master.

Projekten löper över flera år men planeras i inkrement om 4 sprintar(3 veckor per Sprint). Möjlighet att öka eller minska kapaciteten med 30% inför varje inkrement. Detta sker med ett inkrements framförhållning.

Upgraded People tillsammans med Region Skåne agerar i enighet med och står bakom EUs och Sveriges sanktioner mot Ryssland och de som omfattas av dessa. Det medför att leverantörer som svarar på anbud för att leverera kompetens via Upgraded People till Region Skåne ger egen garanti om att leverantören ej omfattas av sanktionerna, och sedermera står bakom dessa med samma ståndpunkt.