Oppgavebeskrivelse

Bydel Alna står i likhet med resten av offentlig sektor ovenfor store utfordringer i årene som kommer. Digitalisering og teknologi kan være en av flere muliggjørende virkemidler for å fortsatt klare å levere tjenester.

Bydel Alna mangler en samlet retning, innsikt, kunnskap og satsing på å anvende og utvikle digitale og teknologiske verktøy for forenkling og forbedring av arbeidsprosesser. I tillegg er det ingen overordnet metode for implementering av sentrale løsninger som kan føre til manglende gevinster.

• Bydelen skal pilotere et team som kraftsamler ressurser for utvikling av digitalisering og teknologi. Teamet skal i pilotperioden på ca. 6-8 måneder (med mulighet for forlengelse) lage en rigg som skal:
• Jobbe smidig med utvikling og digitalisering.
• Ta imot og implementere sentrale tekniske, digitale og fagsspesifikke løsninger.
• Pilotere og utvikle «ikke-komplekse» løsninger for forenkling og forbedring av arbeidsoppgaver for å synliggjøre at det gir bedre kvalitet på tjenesten, raskere prosesser og bedre sporbarhet.
• Opprette og utvikle en transparent porteføljeoversikt som skal brukes videre til porteføljestyring i bydelen på digitale og teknologiske utviklingsløp.
• Holde i lokale prosjekter for å bygge opp digital kompetanse i organisasjonen – herunder også jobbe med digital transformasjon og endringsledelse.
• Være et team som bistår og rådgir organisasjonen med de grep som må gjøres for å bli mer datadrevet og sikre digital transformasjon.

I pilotperioden har teamet arbeidsnavn Team DigIT. Teamet har Teamleder (Forretningsrådgiver IKT) i tillegg til to interne ressurser i 50% hver. En ressurs er prosjektmedarbeider i digitale kompetanseløft og den andre har kompetanse på kommunikasjon. Utover det samhandler teamet med et nettverk av digitale mentorer i tjenestene, superbrukere i M365 og andre interessenter både i Oslo kommune og Bydelen.

Teamet er organisert under avdeling for Fellestjenester i Bydel Alna og teamets ansatte er fra seksjon for innbygger – servicetorget og dokumentsenter i tillegg til seksjon for IKT og kommunikasjon.

Behov for oppdraget:

Vi ønsker to stk. konsulenter, fortrinnsvis i 100% engasjement hver i oppdragsperioden.

En konsulent som skal bistå teamleder med å fasilitere utviklingsløpet, lage en porteføljeoversikt for porteføljestyring av lokale og sentrale utviklingsløp og bidra til at teamet etter pilotperioden har Tech lead kunnskaper for utviklingen videre.

Konsulenten må kunne:

• Prosjekt og prosess på å etablere en plattform og et system for virksomheten til implementering av digitale og teknologiske verktøy
  
• Kunnskap og kompetanse på teknisk og digitale verktøy.
  
• Se muligheter og løsninger for lokale forenkling og forbedring av arbeidsprosesser med tjenestene.

En konsulent som kan organisasjonsutvikling og prosessledelse. Må bistå med å se prosessene innen teknologi og digitalisering ut i lederskapet i virksomheten. Skal bidra med å knytte IKT og HR sammen. Konsulenten skal jobbe inn mot ledere i bydelen sammen med teamet og HR for å følge opp prosesser ut i lederskapet. Det er behov for å gå opp en struktur med kompetanse og kompetansemodul i Bydel Alna for ledere.

Konsulenten må kunne:

• Organisasjonsutvikling og prosessledelse
  
• Digital transformasjon

Kundens krav til Oppdraget:

• Konsulentene må kunne samarbeide tett med fast ansatte i Piloten og teamet i tillegg til ledere og tilknyttede tjenester og nettverk
• Foruten å bistå med prosess og prosjekt må konsulentene sørge for overføring av kunnskap til de ansatte i prosjektperioden.
• Anvende de programmer og verktøy som er tilgjengelig i Oslo kommune i utviklingen av porteføljeoversikt, kommunikasjon, evt. analyser og prosjektprosesser 

Kundens krav til sluttresultatet av Oppdraget:

Etter endt oppdragstid er kravene følgende:

• Bydelen skal ha en rigg som skal kunne ta imot sentrale og lokale utviklings- og implementeringsløp. En porteføljeoversikt for å kunne drive porteføljestyring av digitale og teknologiske innføringer.
• Teamet i piloten skal ha kunnskap om hvordan det skal jobbe smidig og profesjonelt videre med sentrale og lokale utvikling- og implementeringsløp.
• Det skal fremkomme tydelig hvilke eventuelle roller og kompetanse som behøves i teamet for å sikre videre organisering med kraftsamling i team slik piloten legger til rette for.
• Det skal legges frem forslag til videre tiltak for organisasjonen hva som må gjøres i digital transformasjon, herunder endring- og transformasjonsledelse.