Uppdragsbeskrivning

Vi söker just nu en Chefsassistent till vår kund. I rollen krävs att du tar ett övergripande ansvar för cheferna i ledningsgruppens administration. Rollen förutsätter flexibilitet och ständig utveckling. Rollen innebär krav på helhetssyn, integritet och förståelse för vad ledningens arbete innebär.

Exempel på arbetsuppgifter som kan förekomma:

• Samordna ledningsarbete administrativt
• Planera, koordinera och kommunicera kring chefernas olika åtaganden (kalender, möten och resor, i viss mån även telefon och mail)
• Hantera (kontera och granska) fakturor, resor och reseräkningar åt chefen
• Ansvara för att årsmötesplan tas fram samt agenda och protokollförning
• Förbereda och medverka vid gruppmöten och konferenser
• Ansvara för det praktiska genomförandet av och delta vid arbetsplatsträffar
• Vara det naturliga kontaktfiltret för cheferna
• Vara naturligt stöd för hantering av administrativa system såsom DM, Proves, IFS, SmartID, SD Worx, mallar mm
• Vara delaktig i att underhålla och utveckla samarbetet med partners inom andra enheter
• Delta i utvecklingen av interna verktyg, processer och system som t.ex. delta i och leda projekt och piloter
• Vara behjälplig vid on-och off boarding

Obligatoriska krav:

• Eftergymnasial eller annan utbildning för rollen relevant alternativt tidigare erfarenhet.
• Erfarenhet av arbete med administrativa uppgifter
• Erfarenhet av ansvar för strategiska och operativa frågor, övergripande planering och uppföljning
• God systemvana
• God kommunikativ förmåga och kan uttrycka sig väl i tal och skrift på svenska.
• God digital förmåga.

Meriterande krav

• Erfarenhet av att driva, hålla ihop och samordna små och större projekt
• Erfarenhet av arbete med fastighetsteknik och/eller energibranschen
• Erfarenhet av sälj och/eller kundbemötande

Övrig information om rollen

• Personligt ansvarstagande
• Lyhördhet och integritet
• Flexibilitet och samarbetsförmåga internt och externt
• Förmåga att arbeta självständigt, proaktivt och kunna prioritera
• Förmåga att se helhet och utifrån det driva rätt frågor
• Förväntas medverka vid projekt som ligger inom ramen för rollen
• Vana att hantera ad-hoc uppgifter och lösa situationer när de uppstår
• Vana och vilja att arbeta under förändring och utveckling