Uppdragsbeskrivning

Stadsledningskontoret har fått i uppdrag att göra en översyn av stadens administrativa verksamheter för att identifiera kvalitets- och effektivitetshöjande åtgärder. Samtliga förvaltningars administrativa processer omfattas av detta uppdrag. Omfattningen sätts tillsammans med staden efter inkomna förslag i konsultoffert.

Hur organiseras den optimala organisationen?

Staden ser ett ökat behov av resurser inom stadens kärnverksamheter och för att säkerställa detta behöver staden aktivt arbeta med effektivisering bland annat genom processanalyser, förnyelse och genom att nyttja digitaliseringens potential.

Syftet med översynen är att säkerställa att den centrala administrationen leder och stödjer övriga verksamheter på ett kostnadseffektivt sätt.

Konsulten ska alltså identifiera administrativa processer där möjliga synergieffekter finns och komma med förslag på hur dessa kan optimeras.

Konsulten ska kunna leverera ett underlag under september 2024. Visst efterarbete kan utföras under oktober-november efter överenskommelse med beställaren. Underlaget ska omfatta följande huvudpunkter:

• Genomlysning av kommunens befintliga processer från start till mål för att identifiera ineffektiva processer och flaskhalsar.
• Framtagning av nollbudget
• Implementering av nollbaserad budgetering för att säkerställa en kostnadseffektiv resursanvändning och prioritering av resurser.
• Granskning och analys av kommunens administration för att identifiera möjligheter till effektivisering och förbättring av arbetsflöden.
• Utveckling av konkreta rekommendationer för förbättringsåtgärder baserat på utförda analyser.
• Projektorganisation Konsulten kommer att rapportera till stadens stadsdirektör samt ekonomichef
• Krav på dokumentation Konsulten ansvara för att leda och dokumentera arbetet som ska resultera i ett förbättrings- och utvecklingsförslag till stadens politiska organisation.

Handlingar som ska ingå i offert:

• CV
• Referensuppdrag
• Genomförandeplan
• Pris (Ange budgetpris för genomförandeplan samt timpriser för offererad organisation)

Skallkrav:

• Erfarenhet av liknande uppdrag inom offentlig sektor, särskilt inom kommunal verksamhet
• Kompetens inom processoptimering, nollbaserad budgetering och administrationsoptimering
• Förmåga att genomföra analyser och leverera konkreta rekommendationer för förbättringsåtgärder
• God förståelse för och erfarenhet av att arbeta med kommunala strukturer
• Konsult ska ha erforderlig eftergymnasial utbildning samt inneha minst kompetensnivå 4 (9–12 års erfarenhet inom aktuellt område)

Övriga krav:

• Erfarenheten styrks genom minst tre (3) liknande referensuppdrag utförda åt svenska kommuner med följande innehåll: o Uppdragets namn och typ av uppdrag, omfattning samt värdet på uppdraget. o Namn på konsult/er som genomförde uppdraget. o Beskrivning av uppdragets planering, genomförande, resultat och uppföljning. Ange även tidpunkten för uppdraget. Start- och slutdatum.
• Genomförandeplan: Bifoga förslag på uppdragets genomförande, tidsplanering, metodbeskrivning. Beskriv förväntat resultat och hur detta följs upp. Beskriv digitaliseringsmöjligheter. Ange vilken arbetsinsats som förväntas av stadens egen personal. Vid behov så genomförs intervjuer där genomförandeplan ska beskrivas.

För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal klicka här:  https://portal.upgraded.se/