Uppdragsbeskrivning

För kunds räkning söker vi nu efter en Operativ Licensadministratör. Som konsult för uppdraget inom operativ licensadministration i Licensteamet är du med och stöttar framförallt med att säkerställa det löpande arbetet med offertförfrågningar, beställningar, inköp och dokumentation för vidarefakturering. Förfrågningar, beställningar och kommunikation sker till stor del via ärenden i ärendehanteringssystem. Arbetet syftar till att ge god service för licenshantering till vår kunds förvaltningar och bolag, samt att stödja och förenkla hanteringen för deras beställare och användare.

Vår kund har idag en funktion för SAM, Software Asset Management, som hanterar den kommungemensamma tjänsten ”Licens som tjänst”.

Funktionen arbetar med upphandling och inköp av licenser, avtalsefterlevnad för gemensamma licensavtal samt stöd till stadens verksamheter för att nå och vidmakthålla en korrekt och optimal licensiering. SAM-funktionen ger även stöd för livscykelhantering av programvaror och molntjänster samt arbetar proaktivt med hantering av risker förknippade med nyttjande av dessa.

Du kommer att jobba i nära samarbete med övriga medarbetare inom teamet, där du tillsammans med dem hanterar planering och uppföljning av det löpande arbetet, och rapporterar status till leveransansvarig och enhetschef. Du kommer även att delta i förbättringsarbete runt process, flöde, dokumentation osv. för de områden du verkar inom. Vid behov stöttar alla i teamet varandra även med andra uppgifter inom området, så vid vissa tillfällen kan även andra uppgifter förekomma.

Vanligt förekommande arbetsuppgifter:

• Operativ licensadministration och ärendehantering
• Licenstilldelning via licensportaler
• Offertförfrågningar
• Beställning av licenser, framförallt från den utpekade primära leverantören
• Granskning och kontering av fakturor, samt sammanställning av fakturaunderlag för vidarefakturering till kunder/användare
• Svara på frågor om kostnader och fakturor
• Guida kunder och beställare hur beställningar skall göras
• Sammanställa information och rapporter inom området och tjänsten

Skallkrav:

Du ska ha kunskaper och dokumenterad erfarenhet inom följande:

• Minst 2 års erfarenhet av administration, inköp och fakturahantering
• Minst 2 års erfarenhet av licenshantering
• Minst 2 års erfarenhet av att arbeta i ett ärendehanteringssystem, ex. ServiceNow
• Du ska kunna läsa, skriva och kommunicera flytande på svenska, och ha god förmåga att läsa, skriva och kommunicera på engelska
• Kompetensnivå 4 efterfrågas

Referenser:

Två referenser för liknande uppdrag ska uppges vid vår kunds begäran.