Uppdragsbeskrivning

Kommunen har behov av en förstärkning av ordinarie personal på kommunarkivet i rollen som projektledare med e-arkivariekompetens.

Konsulten kommer att arbeta på timme tillsammans med kommunens medarbetare inom två olika uppdrag. Konsulten förväntas arbeta hos Täby kommun enligt följande omfattning: Arbetet utförs på plats till övervägande del, 50-75%, i kommunens lokaler i Täby kommunhus.

1. Driva på och stötta e-arkivering – I uppdraget ingår att agera projektledare, utifrån framtagen projektplan och stötta kommunens arkivarier i e-arkivfrågor i ett pågående projekt med att e-arkivera socialtjänstakter från systemet Pulsen Combine till Formpipe LTA. Arbetet har genomfört informationsinventering, med första version av behovsinventeringsdokument, samt bevarande och gallringsutredningsdokument. I augusti startar arbetet med specifikationer för export samt inläsning, samt vidare arbete med strukturering av befintligt material inför inläsning. Uppdraget förväntas pågå mellan augusti till december 2024 och bedömd nedlagd tid är ca 1 dag i veckan.

2. Projektledningsstöd samt kravspecificering inför upphandling – I uppdraget ingår också att stötta kommunens projektledare (kommunarkivarie) med förberedelser inför upphandling av nytt e-arkiv. Du kommer att arbeta dels med utredning och genomförbarhetsanalys av de it-system som är tänkta att arkivera som piloter under införandeprojektet för nytt e-arkiv, dels med en kvalitetsgranskning av den kravspecifikation för upphandling av e-arkiv som kommunen ska ta fram under året. Uppdragdraget förväntas pågå mellan september 2024 till och med februari 2025 och bedömd nedlagd tid är ca 1 till 2 heldagar i veckan.

Krav på leverans 1. Driva på och stötta e-arkivering:

• Projektledning inom e-arkiveringsprojekt av socialtjänstens verksamhetssystem Pulsen Combine – berörda parter är kommunarkivet, verksamheten social omsorg, it-enheten, samt leverantörerna Pulsen och Formpipe.

• Stötta verksamheten tillsammans med kommunarkivets arkivarier i dialog och rådgivning kring informationsmängder som ska e-arkiveras, utifrån bevarande och gallringsplan etcetera.

2. Projektledningsstöd samt kravspecificering inför upphandling:

• Genomföra genomförbarhetsanalyser av it-system inför kommande e-arkivering och upprättande av plan framåt

• Tillsammans med kommunens projektledare och projektdeltagare göra kravanalys och kravspecifikation inför upphandling. Exempelvis genom att leda workshops för kravinsamling.

• Samarbeta nära med projektledare och arbeta nära arbetsgruppen och deltagare för att se till att kraven förstås och förtydliga krav när det behövs.

• Konsulten ska i början av uppdraget komma överens om leveransens innehåll med projektledaren. Slutrapportering och leverans sker till projektledare.

Förväntat resultat

• Genomfört e-arkiveringsprojekt med gott resultat vid årsskiftet.

• Godkänd kravmassa av hög kvalitet till upphandlingsunderlag.

• Genomförbarhetsanalyser av de it-system som de närmaste åren bör e-arkiveras.

Projektorganisation

Konsulten kommer att rapportera till projektledare (kommunarkivarien).

Krav på dokumentation

Konsulten ansvarar för att upprätta den projektdokumentation som behövs löpande, exempelvis underlag från möten, kravdokument, etcetera. Dessa ska överlämnas till kontaktperson.

Säkerhetskrav

Om konsult anser att uppgift(er) i offert omfattas av sekretess ska detta anges med utförlig motivering i offerten. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Uppgifter som anses sekretessbelagda kan med fördel lämnas i separata bilagor.

Handlingar som ska ingå i offert:

– CV

– Referensförteckning

– Pris

Skallkrav:

• Utbildning som specialist inom it eller som arkivarie med specialisering mot e-arkiv
• Minst fyra (4) års erfarenhet av arbete med inriktning på e-arkiv
• Tidigare erfarenhet av kravinsamling av it-system inom offentlig sektor
• Konsult ska ha erfarenhet av liknande uppdrag inom kravinsamling och förberedelse inför upphandling
• Minst fem (5) års erfarenhet som konsult

Börkrav:

• Meriterande om offererad konsult har erfarenhet av att ha arbetat i en kommun

Övriga krav:

• Erfarenheten styrks genom 2 referensuppdrag med exempelvis följande innehåll: o Uppdragets namn och typ av uppdrag, omfattning samt värdet på uppdraget. o Namn på konsult/er som genomförde uppdraget. o Beskrivning av uppdragets planering, genomförande, resultat och uppföljning. Ange även tidpunkten för uppdraget. Start- och slutdatum. 2 referensuppdrag ska redovisas för offererad konsult, minst 1 referensuppdrag ska avse erfarenhet från att bistå vid upphandling av e-arkiv till offentlig myndighet i kommunal eller statlig sektor och minst 1 referensuppdrag.
• Kontakt till minst en referensperson och roll för denna, till offererad konsult ska anges.

För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal klicka här:  https://portal.upgraded.se/