Kommunen har behov av en förstärkning av ordinarie personal på kommunarkivet i rollen som konsult och delprojektledare med e-arkivariekompetens. Konsulten kommer att arbeta på timme tillsammans med kommunens medarbetare inom två olika uppdrag, det ena rörande e-arkivering av socialtjänstens verksamhetssystem och det andra att upphandla ett nytt e-arkiv till hela kommunen.

1. Driva på och stötta e-arkivering – I uppdraget ingår att agera delprojektledare för e-arkiveringen av socialtjänstens verksamhetssystem, utifrån framtagen projektplan. Konsulten ska stötta kommunens arkivarier i e-arkivfrågor i det pågående projektet med att e-arkivera socialtjänstakter från systemet Pulsen Combine till Formpipe LTA. Arbetet har genomfört informationsinventering, med första version av behovsinventeringsdokument, samt bevarande- och gallringsutredningsdokument. I augusti startar arbetet med specifikationer för export samt inläsning, samt vidare arbete med strukturering av befintligt material inför inläsning.

Uppdraget förväntas pågå mellan september till december 2024 och bedömd nedlagd tid är ca 1 dag i veckan.

2. Konsulten ska vara ett stöd till projektledaren samt arbeta med kravspecificering inför upphandling av nytt e-arkiv – I uppdraget ingår att stötta kommunens projektledare (kommunarkivarie) med förberedelser inför upphandling av nytt e-arkiv. Du kommer att arbeta dels med utredning och genomförbarhetsanalys av de it-system som är tänkta att arkivera som piloter under införandeprojektet för nytt e-arkiv, dels med en kvalitetsgranskning av den kravspecifikation för upphandling av e-arkiv som kommunen ska ta fram under året. Uppdragdraget förväntas pågå mellan september 2024 till och med februari 2025 och bedömd nedlagd tid är ca 1 till 2 heldagar i veckan.

Krav på leverans
1. Driva på och stötta e-arkivering:
• Projektledning inom e-arkiveringsprojekt av socialtjänstens verksamhetssystem Pulsen Combine – berörda parter är kommunarkivet, verksamheten social omsorg, it-enheten, samt leverantörerna Pulsen och Formpipe.
• Stötta verksamheten tillsammans med kommunarkivets arkivarier i dialog och rådgivning kring informationsmängder som ska e-arkiveras, utifrån bevarande och gallringsplan etcetera.

2. Konsultstöd till projektledaren samt kravspecificering inför upphandling av e-arkiv:
• Delprojektleda genomförbarhetsanalyser av it-system inför kommande e-arkivering och upprättande av plan framåt
• Tillsammans med kommunens projektledare och projektdeltagare göra kravanalys och kravspecifikation inför upphandling. Exempelvis genom att leda workshops för kravinsamling.
• Samarbeta nära med projektledare och arbeta nära arbetsgruppen och deltagare för att se till att kraven förstås och förtydliga krav när det behövs.
• Konsulten ska i början av uppdraget komma överens om leveransens innehåll med projektledaren. Slutrapportering och leverans sker till projektledare.

Förväntat resultat
• Genomfört e-arkiveringsprojekt med gott resultat vid årsskiftet.
• Godkänd kravmassa av hög kvalitet till upphandlingsunderlag. • Genomförbarhetsanalyser av de it-system som de närmaste åren bör e-arkiveras.

Projektorganisation
Konsulten kommer att rapportera till projektledare (kommunarkivarien).

Krav på dokumentation
Konsulten ansvarar för att upprätta den projektdokumentation som behövs löpande, exempelvis underlag från möten, kravdokument, etcetera. Dessa ska överlämnas till kontaktperson.

Säkerhetskrav
Om konsult anser att uppgift(er) i offert omfattas av sekretess ska detta anges med utförlig motivering i offerten. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Uppgifter som anses sekretessbelagda kan med fördel lämnas i separata bilagor.

Handlingar som ska ingå i offert:
– CV
– Referensförteckning
– Pris