Sundbybergs stad har sedan flera år arbetat med att integrera digital teknik i stadens olika processer. Syftet är att bland annat öka digital tillgänglighet för kommuninvånare, effektivisera olika arbetsflöden samt öka säkerheten avseende hur vi internt respektive externt hanterar och utbyter elektronisk information.

Avropet omfattar en uppskattad tid av 150h. Uppdraget förväntas starta i september 2024 och slutföras senast i november 2024 (möjlighet till eventuell förlängning sker enligt överenskommelse). Placeringsort Sundbyberg men upplägg i detalj bestäms i samråd med Staden.

Krav på leverans
Rekommendationsrapport – Sammanställa en rapport som svarar på:
• Inventera nuvarande arbetsprocesser som involverar underskrifter.
• Kartlägga kommunens verksamhetssystem med inbyggda tjänster för elektroniska underskrifter, samt om dessa används.
• Identifiera behov av elektroniska underskrifter inom kommunen (avgränsning i samråd med staden).
• Utreda vilka av dessa underskrifter som krävs juridiskt och för bevisskäl, samt om de får göras på elektronisk väg.
• Leverera en rapport där kommunens nuläge kring underskrifter och behov av elektroniska underskrifter redovisas. Rapporten ska även inkludera rekommendationer om hur kommunen bör gå vidare.

Staden tänker sig att följande uppgifter kommer genomföras, men exakt upplägg diskuteras i samråd mellan konsult och Staden.

Tänkta aktiviteter:
• Inventering av nuvarande arbetsprocesser intervjua relevanta medarbetare och avdelningar för att förstå hur underskrifter används i olika delar av kommunen
• Identifiera vilka typer av dokument som (juridiskt eller av bevisskäl) kräver underskrifter och i vilka situationer
• Avgränsning samt identifiering av relevanta medarbetare görs i samråd mellan staden och konsult
• Behovsanalys
• Sammanställa och analysera insamlad information för att definiera vilka verksamheter som har störst behov av elektroniska underskrifter utifrån bland annat lagkrav, nyttor och generella rekommendationer
• Rekommendationsrapport Sammanställa en rapport som svarar på:
• Inventera nuvarande arbetsprocesser som involverar underskrifter.
• Kartlägga kommunens verksamhetssystem med inbyggda tjänster för elektroniska underskrifter, samt om dessa används.
• Identifiera behov av elektroniska underskrifter inom kommunen (avgränsning i samråd med staden).
• Utreda vilka av dessa underskrifter som krävs juridiskt och för bevisskäl, samt om de får göras på elektronisk väg.
• Leverera en rapport där kommunens nuläge kring underskrifter och behov av elektroniska underskrifter redovisas. Rapporten ska även inkludera rekommendationer om hur kommunen bör gå vidare.

Det kan även bli aktuellt att utreda följande:
• Utreda omfattningen av de underskrivna dokumenten som kräver långtidsarkivering (e-arkiv).
• Även andra frågor som rör e-underskrifter såsom till exempel eIDAS-förordningen kan bli aktuella, bestäms i samråd med Staden.

Förväntat resultat
• En inventeringsapport av nuvarande arbetsprocesser med underskrifter.
• Behovsanalys
• En sammanfattande rekommendationsrapport.

Projektorganisation
Konsulten förväntas arbeta självständigt. Det kommer att finnas tillgång till stöd från utveckling- och näringslivsavdelningen.

Krav på dokumentation
Som enligt ovan förväntas att konsulten levererar:
• En inventeringsapport av nuvarande arbetsprocesser med underskrifter.
• Behovsanalys
• En sammanfattande rekommendationsrapport.

Hantering av personuppgifter
Konsulten kommer att hantera personuppgifter i form av namn, e-post och roll, för att kunna intervjua medarbetare i Staden.

Handlingar som ska ingå i offert:
– Referensförteckning
– Genomförandeplan
– Tidplan
– Pris

Vi tar emot anbud för både team och enskilda resurser.