Uppdragstagaren ska ansvara för genomförande av behovsanalys inkluderat kartläggning av processer och arbetssätt hos Fastighetsavdelningen i syfte att identifiera effektiviseringspotential.

Arbetet ska därefter omfatta att leda framtagning av krav på nytt system utifrån de effektiviseringar som önskas hos avdelningen.

Krav ska övergripande omfatta funktioner och kringliggande tjänster samt villkor för implementering och införande av systemet.

Arbetet sker även i samarbete med utsedd upphandlare för genomförande av upphandlingen.

Uppdraget omfattar även att efter genomförd upphandling ansvara för att införa systemet i stadens verksamhet i rollen som stadens projektledare, i samarbete med systemleverantörens projektledare och stadens IT-avdelning.

I uppdraget ingår därför att under behovsanalysen och genomgående därefter identifiera, analysera och ta fram en plan för vilken information som idag hanteras i andra system som ska överföras till det nya fastighetssystemet. Planen ska även tydliggöra vilken information som istället kommer att hanteras i annat system, så som nytt projektstyrningsverktyg som är ett parallellt projekt som också pågår inom området. Även behov av integrationer omfattas i uppdragstagarens utredningsansvar och ska säkerställas i kravbild i upphandlingen av nytt system samt vilka kostnader detta kan innebära för staden i integrationsprojekt med externa systemleverantörer.

Krav på leverans
Projektgenomförande och projektdokumentation i enlighet med stadens projektmodell. Som komplettering till stadens projektmodell ska uppdragstagaren ha en egen väl etablerad och beprövad metodik för införande och etablering av system, så som en genomförandeplan där ansvarsfördelning, leveransvillkor mm regleras och följs upp.

Team
Uppdraget omfattar projektledning med sakkunskap och erfarenhet från fastighetsförvaltning. Erfarenhet från kravfångst, LOU-upphandling, systeminförande och verksamhets- och processutveckling. För uppdraget ska uppdragstagaren tillhandhålla en huvudprojektledare och minst en delprojektledare i ett organisationsteam. Uppdragstagaren och organisationsteamet ska uppfylla samtliga efterfrågade krav, både på individnivå för specifikt beskriven roll samt tillsammans. Uppdragstagaren ska med ett organisationsteam säkra att det finns kompetens att tillgå vid redundans i uppdraget, för att säkra trygghet i leverans av tillgängliga resurser för uppdragsgivaren.

Krav på konsult
1. Uppdraget är komplext och kräver bred och djup kompetens. Genomförandet ska ske i team där det är viktigt att samtliga resurser är samspelta. Uppdragstagaren ska kunna offerera ett konsultteam som gemensamt uppfyller alla nedan ställda krav.
a. Uppdragstagaren ska bifoga konsultprofiler som gemensamt uppfyller de ställda kraven

2. Uppdragstagaren ska kunna leverera projektledarfunktion med redundans.
a. Uppdragstagaren ska ha genomfört projektledning inom offentlig fastighetsverksamhet b. Uppdragstagaren ska med anbudet lämna 4 referensuppdrag avseende under de senaste 7 åren

3. I uppdraget ingår att utveckla processer, vilket ställer krav på god förståelse och arbetslivserfarenhet från verksamhetsutveckling i fastighetsförvaltande verksamhet (förvaltning, drift och ekonomi).
a. Uppdragstagaren ska genomfört processutveckling i offentlig fastighetsverksamhet
b. Uppdragstagaren ska ha arbetslivserfarenhet från verksamhetsutveckling i fastighetsförvaltande verksamhet
c. Uppdragstagaren ska med anbudet lämna 4 referensuppdrag under de senaste 7 åren

4. I uppdraget ingår kravfångst, framtagning av upphandlingsunderlag, upphandling, villkor för implementering samt införande av fastighetssystem utifrån bolagens verksamhetsprocesser.
a. Uppdragstagaren ska ha kravställt och infört fastighetssystem i offentlig fastighetsverksamhet
b. Uppdragstagaren ska med anbudet lämna 4 referensuppdrag som avslutats inom de senaste 7 åren

Hantering av personuppgifter
o Hyresavtal
o Bilplatsavtal
o Användare i systemet
o Ärenden där personuppgifter kan förekomma

Handlingar som ska ingå i offert:
– CV
– Pris per timme
– Referensförteckning
– Genomförandeplan