Sundbyberg stad har behov av konsultstöd för att samordna och driva AI-implementeringen i staden på en övergripande nivå. Inom uppdraget ingår också ansvaret att leda och säkerställa framtagandet av fem konkreta AI-lösningar som staden vill ha på plats innan slutet av 2024.

Staden är öppna för en teamlösning. Samtliga skallkrav behöver uppfyllas av en huvudkonsult om offererat team.

Exakt upplägg planeras och bestäms i samråd med Staden.

Uppdraget ska genomföras i nära dialog med uppdragsgivaren. Omfattningen uppskattas till 500 timmar under perioden fram till 2025-06-30. Staden garanterar inga volymer. Distansarbete: Hybrid, Workshops på plats. Övrigt upplägg planeras och bestäms i samråd med Staden.

Uppdragsstart ska kunna ske inom en vecka efter avtalstecknande.

Aktiviteter inom ramen för den totala beräknade volymen avropas löpande. Under hela uppdraget har Staden rätt att säga upp avtalet med en (1) månads uppsägningstid.

Krav på leverans
• Implementering av generativ AI i förvaltningen
• Kompetensutvecklande insatser/Workshops för utsedda personer
• Framtagandet av fem konkreta AI-lösningar som Staden vill ha på plats innan slutet av 2024.
• Dokumentation av resultaten så att dessa kan ligga till grund för stadens kommande arbete med fortsatt införande av AI samt effekthemtagning av förändrade arbetsprocesser.

Uppdraget innebär att:
• Samordna och driva AI-implementeringen: leda arbetet med att sätta upp en införandeplan med stegvisa mål samt följande arbetet som gör att staden arbetar enligt planen och har rätt förutsättningar för att arbeta effektivt och att de beslut som tas, både tekniska och organisatoriska, ligger i linje med stadens kortsiktiga och långsiktiga mål.
• Kompetens- och kapacitetsuppbyggnad: säkerställa att medarbetare får tillgång till evidensbaserad utbildning i hur AI-lösningar kan användas och att kompetensutvecklingsinsatser är anpassade efter medarbetarnas behov så att de snabbt kan börja tillämpa AI i sina dagliga arbetsuppgifter.
• Teknisk rådgivning och teknisk utveckling: tillhandahålla teknisk rådgivning (bedöma och leda tekniska avgöranden) för att staden ska kunna fatta informerade beslut om verktyg och tekniska lösningar samt att utveckla tekniska lösningar vid specifika verksamhetsbehov.
• Rapportering och bedömning av effekt: säkerställa dokumentation av resultaten så att dessa kan ligga till grund för stadens kommande arbete med fortsatt införande av AI samt effekthemtagning av förändrade arbetsprocesser.
• Förändringsledning: tillhandahålla senior kompetens som kan stödja staden i att hantera organisatoriska konsekvenser av AI-implementeringen och kulturförflyttningar.
• Kommunikation och resultatförankring: säkerställa att framsteg och arbetssätt kommuniceras inom organisationen. En del av uppdraget inom ramen för konsultstödet är att sprida kunskap om de resultat som uppnås och att säkerställa att medarbetare förstår hur AI kan användas för att effektivisera och förbättra verksamheten.

Utöver ovan projektledning ska konsulten ansvara för det tekniska framtagandet av följande tjänster samt publiceringen av dessa i relevant plattform:
• AI-chatt för alla stadens styrande dokument.
• HR-chatt som kan besvara standardfrågor inom HR-området och har kunskap om lagar och stadens egna rutiner.
• Publikt stöd exempelvis för näringslivet.
• Föreningsbidragsassistenten som hjälper verksamheten i effektiv hantering av bidragsansökningar,
• System för AI-genererade standardskrivelser, exempelvis: delegationsbeslut, tjänsteutlåtande.

Förväntat resultat
• Implementering av generativ AI i förvaltningen
• Kompetensutvecklande insatser/Workshops för utsedda personer
• Framtagandet av fem konkreta AI-lösningar som Staden vill ha på plats innan slutet av 2024.

Projektorganisation
Konsulten/erna rapporterar till chefen för Utvecklings- och näringslivsavdelningen. Utpekade personer från förvaltningen ingår i projektorganisationen. Även andra intressenter kan komma att ingå.

Krav på dokumentation
Dokumentation av resultaten så att dessa kan ligga till grund för stadens kommande arbete med fortsatt införande av AI samt effekthemtagning av förändrade arbetsprocesser.

Hantering av personuppgifter
Namn samt mailadresser på anställda i Staden kan bli aktuellt.

Handlingar som ska ingå i offert:
– CV
– Referensförteckning
– Genomförandeplan
– Pris