Roll: Kravanalytiker

Sammanfattning: Kravanalytiker/-na ska, enskilt eller tillsammans, ha specialistkompetens inom produktion av teknisk kravställning för offentlig upphandling av komplexa IT-system, särskilt inom ärendehanteringslösningar och molntjänster. Kravanalytiker/-na har gedigen bakgrund inom att identifiera och omvandla verksamhetsbehov och användningsfall till tydliga och spårbara krav, med målsättningen att upphandla ett standardiserat ärendehanteringssystem. Därtill behöver kravanalytiker vara särskilt van vid att säkerställa att den upphandlade lösningen inte bara möter dagens krav, utan även är anpassningsbar för framtida förändringar och teknologiska utvecklingar. PTS är särskilt benägen om att kravanalytiker har gedigen bakgrund av att utforma tekniska krav på systemlösningar för offentlig sektor, på ett sätt som fångar en myndighets bakgrund, nuläge och önskat läge, så att kravanalytiker i dialog med både PTS och marknaden har mycket god förmåga att formulera och utforma proportionerliga och kostnadseffektiva krav på IT-system för offentlig sektor. Kravanalytiker bör därtill ha erfarenhet av att genomföra förhandlingar eller övrigt dialogförfarande i upphandlingar.

Kärnkompetenser:
• Behovskartläggning inför offentlig upphandling av IT-system: Förmåga att samla in, analysera och dokumentera myndighetens behov och arbetsprocesser inför kommande upphandling
• Marknadsdialog inför offentlig upphandling av IT-system: Har god vana av att ställa konkreta frågor till marknadsaktörer och potentiella leverantörer i en kommande upphandling i syfte att inhämta information om leverantörers affärsmodeller och system inför utformning av krav i kommande upphandling, exempelvis genom RFI eller dialoger.
• Produktion av välbalanserade krav för IT-system i offentlig upphandling: Specialiserad på att, mot bakgrund av behovskartläggning och marknadsdialog, producera och uttrycka väl avvägda krav i en kravspecifikation för offentlig upphandling av IT-system, i synnerhet molntjänst och ärendehanteringssystem, som gör att upphandlingen fångar ett system som tillgodoser verksamhetens behov, ger mervärde till verksamheten och på ett kostnadseffektivt sätt motsvarar leverantörers affärsmodeller.
• Dialog- och förhandlingsvana: Kompetens i att utföra marknadsanalyser, värdera befintliga system och föra dialog med potentiella leverantörer för att säkerställa att lösningen uppfyller både nutida och långsiktiga verksamhetskrav.
• Teknisk och funktionell förståelse för IT-system: Mycket god förståelse för hur IT-system ser ut och är uppbyggda, i synnerhet molntjänster. Förstår hur krav på systemets teknik och funktion bör utformas i en upphandling för att efterfråga ett system som är förenlig med verksamhetens behov.
• Förståelse för offentlig verksamhet: Omfattande förståelse för de särskilda krav som finns inom offentlig förvaltning, inklusive rättsliga aspekter som LOU, GDPR och säkerhetsklassning, samt hur detta bör beaktas vid offentlig upphandling av molntjänst.

Ansvarsområden:
• Behovsinsamling och analys: Samarbeta med verksamhetens intressenter för att samla in och analysera nuvarande och framtida behov, med fokus på att identifiera användningsfall som stödjer ett standardiserat ärendehanteringssystem.
• Marknadsanalys: Utföra marknadsanalyser innan upphandling för att identifiera och utvärdera olika leverantörer och befintliga ärendehanteringssystem på marknaden, deras affärsmodeller samt hur marknaden skulle kunna möta verksamhetens behov.
• Utforma kravspecifikation och vissa avtalsdelar till upphandling: Kravanalytiker ska arbeta tätt med upphandlingsenheten för att säkerställa att rätt lösning väljs upphandlingen. Kravanalytikerna ska dock ansvara för att utforma en kravspecifikation för upphandling av ärendehanteringssystem samt formulera krav på systemets teknik och funktion som säkerställer att det upphandlade systemet tillgodoser verksamhetens identifierade behov och målsättning, med anpassning till marknadens tekniska lösningar, myndighetens interna processer och befintlig lagstiftning. Kravanalytiker ska också bistå upphandlingsavdelningen vid utformande av vissa tekniska delar av avtalet för ärendehanteringssystemet.
• Efterlevnad av lagar och standarder: Säkerställa att systemet uppfyller gällande lagstiftning och regelverk, såsom GDPR, arkivlagstiftning och säkerhetskrav, samt rekommenderade standarder för offentlig förvaltning.
• Pröva och utvärdera anbud: Bistå upphandlingsavdelningen att pröva inkomna anbud gentemot kravspecifikation som tagits fram inom ramen för ovan punkter samt bistå PTS att utvärdera systemen mot vald utvärderingsmodell.

Kravanalytiker kommer att vara nyckelspelare i upphandlingen av ärendehanteringssystem, för att säkerställa att det valda systemet inte bara uppfyller dagens verksamhetskrav utan också är rustat för framtida utveckling och förändringar inom offentlig sektor.