Uppdragsbeskrivning
Sundbybergs stad har identifierat behov av en genomlysning av upphandlingsenheten för att säkerställa att uppdraget är tydligt definierat, organisationen är effektiv, och att rätt kompetenser finns på plats för att möta verksamhetens krav och behov. Upphandlingsenheten spelar en central roll i att säkerställa att staden följer upphandlingslagstiftningen (LOU) och övriga lagar på området samt arbetar strategiskt för att bidra till stadens övergripande mål.

Syfte och mål Syftet med genomlysningen är att analysera och bedöma:
– Upphandlingsenhetens nuvarande uppdrag och hur väl det är kopplat till stadens behov och mål.
– Organisationens struktur och effektivitet.
– Personalens kompetenser i förhållande till enhetens uppdrag och krav på verksamheten.

Målet är att ta fram tydliga rekommendationer och konkreta förslag till förändringar och förbättringar för att skapa en välfungerande upphandlingsenhet med tydligt uppdrag och rätt sammansättning av kompetenser.

Omfattning Uppdraget omfattar följande arbetsmoment:
1. Kartläggning av nuläget
– Genomgång av upphandlingsenhetens uppdrag, styrande dokument och policys.
– Intervjuer med nyckelpersoner inom upphandlingsenheten, andra enheter och ledningsgrupper för att få en helhetsbild av nuläget.
– Analys av organisationens struktur, ansvarsfördelning och arbetsprocesser.
– Kompetensinventering av personalen.
2. Analys – Identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot (SWOT-analys).
– Bedömning av hur väl upphandlingsenheten möter lagkrav och verksamhetsmål.
– Identifiering av eventuella kompetens- och resursluckor.
3. Rekommendationer och förbättringsförslag
– Tydliga förslag till förändringar av uppdrag, organisation och arbetsprocesser.
– Rekommendationer för kompetensutveckling eller rekrytering.
– Förslag till förbättringar som säkerställer efterlevnad av lagstiftning, strategisk styrning och enhetens effektivitet.
4. Slutrapport och presentation
– Framtagande av en slutrapport som inkluderar kartläggning, analys, rekommendationer och förslag.
– Presentation av resultat och förslag till ledningsgrupp eller annan relevant instans.

Exakt omfattning för uppdraget sätts tillsammans med beställaren och vald konsult.

Krav på leverans
Konsulten ska leverera:
– En dokumenterad kartläggning av nuläget.
– En analysrapport med slutsatser och rekommendationer.
– En slutrapport med konkreta förbättringsförslag.
– Presentation av resultat och rekommendationer.

Förväntat resultat
Konsulten ska leverera:
– En dokumenterad kartläggning av nuläget.
– En analysrapport med slutsatser och rekommendationer.
– En slutrapport med konkreta förbättringsförslag.
– Presentation av resultat och rekommendationer.

Projektorganisation
Konsulten rapporterar direkt till ekonomidirektör

Krav på dokumentation
Konsulten ska leverera:
– En dokumenterad kartläggning av nuläget.
– En analysrapport med slutsatser och rekommendationer.
– En slutrapport med konkreta förbättringsförslag.
– Presentation av resultat och rekommendationer.

Hantering av personuppgifter
Namn, telefonnummer och mailadresser till anställda i Staden,

Handlingar som ska ingå i offert:
– CV
– Referensförteckning
– Genomförandeplan
– Pris

Skallkrav

• Ha erfarenhet av att arbeta med upphandlingsfrågor inom offentlig sektor
• Besitta kompetens inom organisationsutveckling och förändringsledning
• Ha kunskap om LOU och relaterad lagstiftning

Övriga krav

• Erfarenheten styrks genom två (2) referensuppdrag med exempelvis följande innehåll: Uppdragets namn och typ av uppdrag, omfattning samt värdet på uppdraget. Namn på konsult/er som genomförde uppdraget. Beskrivning av uppdragets planering, genomförande, resultat och uppföljning. Ange även tidpunkten för uppdraget. Start- och slutdatum.
• Genomförandeplan: Kort beskrivning av hur uppdraget planeras att genomföras. Uppskattad tid för uppdraget ska framgå av genomförandeplanen.

Presentation till kund sker efter sista anbudsdag löpt ut. För att kunna ansöka för detta uppdrag måste du vara en registrerad användare i vår portal som är helt kostnadsfri. Är du ny användare och vill registrera dig eller ditt bolag i Upgrades portal klicka här: https://portal.upgraded.se/.